Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2013–2014

Du 1^er avril 2013 au 31 mars 2014

Table des matières

• Introduction
• Délégation des pouvoirs
• Structure organisationnelle et responsabilités du Bureau de l'AIPRP
• Interprétation du Rapport statistique de 2013-2014 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Nouvelles procédures, lignes directrices et directives
• Formation et sensibilisation
• Plaintes
• Évaluation du temps requis pour traiter les demandes
• Atteintes significatives à la vie privée
• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• Annexe A
  • Rapport statistique
  • Rapport complémentaire
• Annexe B – Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1^er juillet 1983.

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux personnes le droit d'accès aux renseignements les concernant dont dispose le gouvernement, avec certaines exceptions particulières et limitées. La Loi protège également la vie privée de chacun en empêchant toute autre personne d'avoir accès à ses renseignements personnels. Elle permet en outre aux personnes d'exercer un contrôle important sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements.

Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi, au cours de l'exercice 2013-2014. Ce rapport est présenté au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi.

L'École fait partie du portefeuille du Conseil du Trésor. Son mandat est établi dans sa loi habilitante, la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada, et consiste à :

• inciter la fierté et l'excellence dans la fonction publique;
• stimuler le sens commun du résultat, des valeurs et des traditions caractérisant la fonction publique;
• appuyer les fonctionnaires dans la progression de leur carrière;
• contribuer à faire en sorte que les fonctionnaires disposent des connaissances, des habiletés et des compétences dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur travail;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins de formation au sein de leur organisation;
• viser l'excellence dans la gestion et dans l'administration publiques.

L'exécution de ce mandat repose sur quatre activités de programme : l'apprentissage de base, le développement du leadership organisationnel, l'innovation dans la gestion du secteur public et les services internes.

L'École fait en sorte que les fonctionnaires possèdent les connaissances communes ainsi que les compétences en leadership et en gestion dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités à l'égard des Canadiens.

Délégation des pouvoirs

Aux fins de l'application de la Loi, la sous-ministre/présidente de l'École délègue les pleins pouvoirs à la directrice principale, Division du marketing et des communications, et à la vice-présidente, Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Un exemplaire de l'instrument de délégation signé figure à l'annexe–B.

Structure organisationnelle et responsabilités du Bureau de l'AIPRP

Le Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Il est doté d'une directrice principale, qui assume les fonctions de coordonnatrice de l'AIPRP pour l'École, et de deux conseillers en AIPRP. Dans le cadre des efforts visant à satisfaire aux exigences de la Loi, un adjoint à l'AIPRP ainsi que des employés temporaires ont dû être affectés au bureau de l'AIPRP pour appuyer les activités liées à la protection des renseignements personnels.

La coordonnatrice de l'AIPRP est responsable des activités quotidiennes liées à l'administration de la Loi.

Le Bureau de l'AIPRP de l'École est notamment chargé de :

• traiter les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi, conformément à la législation, à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes fédéraux;
• donner des conseils et des indications aux requérants sur l'application de la Loi, ainsi que la promotion de la sensibilisation et des séances de formation aux employés de l'École;
• collaborer avec le Commissariat à la protection de la vie privée dans le traitement de toutes les plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient divulgués sur le site Web de l'École;
• s'assurer que les fonds de renseignements personnels que possède l'École sont publiés dans Info Source;
• élaborer le rapport statistique (figurant à l'annexe A du présent rapport) et le rapport annuel sur la Loi, à l'intention du Parlement;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail de la collectivité des spécialistes de l'AIPRP du SCT.

Interprétation du rapport statistique de 2013-2014 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes reçues en vertu de la Loi

Du 1^er avril 2013 au 31 mars 2014, l'École a reçu 15 nouvelles demandes d'information en vertu de la Loi, et cinq demandes de l'exercice précédent restaient à régler. L'École a traité 19 de ces demandes pendant la période de référence et en a reporté une à l'exercice suivant. L'École n'a reçu aucune demande de consultation provenant d'un autre ministère ou d'un organisme du gouvernement.

Disposition des demandes traitées

• Divulgation intégrale : 3
• Divulgation partielle : 15
• Aucun document à divulguer : 1

Délai de traitement et prorogations

• Demandes traitées dans un délai de 1 à 15 jours : 4
• Demandes traitées dans un délai de 16 à 30 jours : 9
• Demandes traitées dans un délai de 31 à 60 jours : 2
• Demandes traitées dans un délai de 61 à 120 jours : 3
• Demandes traitées dans un délai de 121 à 180 jours : 1

L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit la prorogation des délais légaux d'un maximum de trente jours si le respect du délai entrave de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution fédérale, ou si des consultations s'avèrent nécessaires pour répondre à la demande dont le traitement ne peut être raisonnablement achevé dans le délai initial.

Sur les 19 demandes exécutées au cours de la période de référence, 14 ont été traitées dans les délais prescrits. Dans 4 cas, l'École a jugé nécessaire de demander une prorogation du délai variant de 16 à 30 jours en raison d'une entrave au fonctionnement ou pour des fins de consultation.

Exceptions et exclusions

La présente section du rapport statistique vise à identifier les demandes pour lesquelles des exceptions et des exclusions bien précises ont été invoquées. Lorsqu'une même exception ou exclusion est invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n'est mentionnée qu'une seule fois dans le rapport.

L'École a invoqué l'exception prévue à l'article 26 (Renseignements personnels) dans 15 demandes; paragraphe 22 (1) (b) (application de la Loi et la tenue d'enquêtes) à deux reprises; l'exception prévue à l'article 22.3 (Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles) dans une seule demande; et l'exception prévue à l'article 27 (Secret professionnel des avocats) dans deux demandes.

L'École n'a invoqué aucune exclusion en 2013-2014.

Format des documents divulgués

Des documents sur papier ont été divulgués dans le cas de 12 demandes et des documents sur support électronique l'ont été dans le cas de six demandes.

Pages pertinentes divulguées

En tout, 131 pages ont fait l'objet d'une communication totale, et 7 632 pages ont fait l'objet d'une communication partielle, soit un total de 7 763 pages, comparativement à 33 149 pages divulguées en 2012-2013.

Aperçu des demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2011-2012

Coûts

Selon les estimations, les coûts salariaux liés à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels engagés par le Bureau de l'AIPRP s'élèvent à 112 887 $, et les frais généraux et les frais d'entretien sont de 56 141 $, ce qui équivaut à un total de 169 028 $.

Communications aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Au cours de l'exercice 2013-2014, aucun renseignement personnel n'a été communiqué en vertu de l'alinéa 8(2)m).

Nouvelles procédures, lignes directrices et directives

Au cours de l'exercice 2013-2014, l'École a élaboré un protocole en cas d'atteinte à la protection des renseignements personnels en réponse aux recommandations de la commissaire à la protection de la vie privée. Une version simplifiée a également été conçue comme un guide de référence rapide.

Formation et sensibilisation

La formation et la sensibilisation nécessaires relativement au nouveau protocole sur l'atteinte à la vie privée ont été assurées à l'aide des moyens suivants :

• une présentation devant l'équipe de gestion de l'École à laquelle 38 employés ont assisté;
• deux ateliers offerts par le Bureau de l'AIPRP au mois de novembre, et auxquels 30 employés ont participé;
• des consultations informelles lorsque conseils et indications s'avéraient nécessaires; et
• le bulletin interne de l'École.

Les employés ont aussi reçu des renseignements supplémentaires sur leurs rôles et leurs responsabilités en matière de gestion et de protection de l'information par le biais du bulletin interne.

Le site intranet de l'École contient également une section qui offre aux employés de l'École et aux agents de liaison de l'AIPRP des renseignements essentiels sur l'AIPRP et réitère la responsabilité des employés de s'assurer que les renseignements personnels soient traités avec discrétion et professionnalisme.

Le bureau de l'AIPRP s'acquitte de sa responsabilité d'informer et de guider les employés et les requérants en ce qui a trait aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en maintenant un dialogue continu et des discussions informelles. Au cours de l'exercice 2013-2014, les employés du bureau de l'AIPRP ont répondu aux questions des employés et de la direction, et fourni des conseils et des indications sur divers sujets ayant trait à la Loi.

Plaintes

Le traitement de la plainte en suspens (fichier OPC # 7100-012789) de l'exercice 2012-2013 est maintenant terminé. La plainte a été jugée bien fondée, le/la requérant(e) ayant allégué que l'École a indûment divulgué des renseignements personnels sur lui/elle à d'autres personnes.

Trois plaintes ont été déposées contre l'École en 2013-2014. Dans le fichier OPC # PA-031687 et PA-031771, le/la requérant(e) s'est plaint(e) du retard de la réponse à sa demande de renseignements personnels. Dans le fichier OPC # PA-031686, le/la requérant(e) s'est plaint(e) de l'utilisation des exemptions dans le traitement de la demande de renseignements personnels. Le Commissariat à la protection de la vie privée procède actuellement à une enquête sur ces trois plaintes.

Évaluation du temps requis pour traiter les demandes

Étant donné que l'École est une institution de petite taille et qu'elle compte un nombre relativement faible de demandes par rapport à d'autres institutions, la vice-présidente de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing est tenue informée du temps requis pour traiter chaque demande de renseignements personnels sur une base régulière par le biais d'exposés oraux.

Atteintes significatives à la vie privée

Aucune atteinte significative à la vie privée n'a eu lieu durant cet exercice.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Au cours de la période visée par le présent rapport, l'École n'a amorcé ou achevé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

L'École poursuit ses efforts de mise à jour et de vérification de ses fichiers de renseignements personnels afin de respecter les exigences du SCT.

Annexe A – Rapport statistique

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période visée par le rapport : 01/04/2013 au 31/03/2014

Partie 1 – Demandes en vertu de la LPRP

Nombre de demandes

Reçues pendant la période visée par le rapport : 15

En suspens à la fin de la période de rapport précédente : 5

Total : 20

Fermées pendant la période visée par le rapport : 19

Reportées à la prochaine période de rapport : 1

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

18(2) : 0

19(1)a) : 0
19(1)b) : 0
19(1)c) : 0
19(1)d) : 0
19(1)e) : 0
19(1)f) : 0

20 : 0

21 : 0

22(1)a)(i) : 0
22(1)a)(ii) : 0
22(1)a)(iii) : 0
22(1)b) : 2
22(1)c) : 0
22(2) : 0
22.1 : 0
22.2 : 0
22.3 : 2

23a) : 1
23b) : 0

24a) : 0
24b) : 0

25 : 0

26 : 15

27 : 2

28 : 0

2.3 Exclusions

69(1)a) : 0
69(1)b) : 0
69.1 : 0

70(1)a) : 0
70(1)b) : 0
70(1)c) : 0
70(1)d) : 0
70(1)e) : 0
70(1)f) : 0
70.1 : 0

2.4 Support des documents divulgués

Communication totale :

• Papier : 2
• Électronique : 1
• Autres : 0

Communication partielle :

• Papier : 10
• Électronique : 5
• Autres : 0

Total :

• Papier : 12
• Électronique : 6
• Autres : 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

Nombre de demandes fermées en retard : 5

Raison principale :

• Charge de travail : 3
• Consultation externe : 1
• Consultation interne : 1
• Autres : 0

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

De l'anglais au français :

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Du français à l'anglais :

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Partie 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)e) : 0

Alinéa 8(2)m) : 0

Total : 0

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction reçues : 0

Demandes de correction acceptées : 0

Demandes de correction refusées : 0

Mentions annexées : 0

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Partie 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 8 – Ressources liées à la LPRP

8.1 Coûts

Dépenses :

• Salaires : 112 887 $
• Heures supplémentaires : 0 $
• Biens et services : 56 141 $
  • Marché pour les EFRVP : 0 $
  • Marchés de services professionnels : 46 620 $
  • Autres : 9 521 $
• Total : 169 028 $

8.2 Ressources humaines

Annexe A – Rapport complémentaire

Institution : École de la fonction publique du Canada

Nombre d'ÉFVP complétées : aucune

L'École de la fonction publique du Canada n'a traité aucune consultation sur les confidences du Cabinet en vertu de la LPRP au cours de l'année considérée. Aucune ÉFVP n'a été effectué.

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon la LPRP – Demandes auprès des Services juridiques

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon la LPRP – Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Annexe B – Arrêté autorisant la délégation des pouvoirs

Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, sous-ministre/présidente de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la directrice générale, marketing et communications, à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont elle est investie en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Original signé par :

Ottawa, (Ontario)
Le 13 décembre 2012

Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, sous-ministre/présidente de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la directrice générale, marketing et communications, à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont elle est investie en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Original signé par :

Ottawa, (Ontario)
Le 10 mars 2013

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