Audit des contrôles de base de l'École de la fonction publique du Canada : Plan d'action de la direction

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
La procédure de l'École relativement à la vérification des cartes de signature et des formulaires de demande connexes a été modifiée afin de veiller à ce que la date d'entrée en vigueur indiquée ne précède pas la date d'autorisation. Toutes les cartes de signature existantes ont été examinées afin de garantir l'exactitude de la date d'entrée en vigueur. La procédure a été révisée afin de veiller à ce que toute carte de signature dont la date d'entrée en vigueur est absente soit considérée comme incomplète et retournée au centre de coûts émetteur.

Direction générale de la gestion intégrée et des services d'inscription

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
Les Opérations comptables veilleront à ce que tous les employés s'étant vu déléguer des pouvoirs financiers aient obligatoirement suivi la Formation sur la délégation de pouvoirs.

Afin de veiller à ce que seules les transactions approuvées par les employés ayant suivi une formation valide sur la délégation de pouvoirs soient traitées, les ressources humaines mettront en œuvre une procédure visant à tenir les Opérations comptables informés de la situation relative à la formation obligatoire sur la délégation de pouvoirs que doivent suivre les employés à qui des pouvoirs financiers ont été délégués.

Direction générale de la gestion intégrée et des services d'inscription

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
Il y a un véhicule à l'École et toutes les dépenses connexes sont inscrites dans le système financier. Les Opérations comptables amélioreront ce processus en procédant au rapprochement des reçus et en produisant des rapports trimestriels sur les coûts du véhicule à l'intention du gestionnaire de centre de coûts.

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• les limites de crédit des cartes d'achat et les hausses des limites de crédit établies par les gestionnaires de centre de responsabilité;
• les preuves selon lesquelles les achats effectués au moyen d'une carte d'achat sont des dépenses relatives aux activités gouvernementales.

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
Les Opérations comptables veilleront à ce que la documentation figurant au dossier pour toutes les cartes d'achat comprenne les limites de crédit établies par les gestionnaires des centres de responsabilité ainsi que les approbations de ces derniers.

Le processus de l'École visant à vérifier l'efficacité du contrôle interne sera modifié par les Opérations comptables afin qu'il comprenne des mesures de vérification, selon une méthode d'échantillons, des documents à l'appui des dépenses effectuées au moyen d'une carte d'achat.

Direction générale de la gestion intégrée et des services d'inscription

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
L'École a un processus en place pour contrôler l'attribution de cartes et veiller à ce que les détenteurs de carte reconnaissent leurs responsabilités. Ce processus comprend l'approbation d'un agent financier pour signifier la vérification de la conformité avec les exigences du programme des cartes d'achat. Le processus d'attribution lié à toutes les futures demandes de cartes d'achat comprendra également l'approbation du coordonnateur des cartes d'achat.

Direction générale de la gestion intégrée et des services d'inscription

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
L'École établit des avances comptables uniquement lorsqu'elle juge qu'il s'agit de la méthode de paiement la plus efficace et lorsque Travaux publics et Services gouvernementaux Canada lui en donne l'autorisation. Les Opérations comptables modifieront ce processus afin d'inclure la documentation relative aux besoins opérationnels à l'appui du montant des avances comptables.

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7. L'École doit veiller à ce que les processus opérationnels soient améliorés et à ce qu'ils soient invariablement mis en œuvre conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor afin de voir à ce que :

• les documents à l'appui de l'analyse visant à obtenir le meilleur rapport qualité prix soient conservés au dossier;
• des mécanismes d'approvisionnement appropriés soient retenus et utilisés conformément aux modalités qui leur sont propres;
• les évaluations des soumissions soient mises au dossier et signées par tous les évaluateurs;
• la validation de l'autorisation de sécurité par l'autorité compétente soit mise au dossier et que les exigences en matière de sécurité soient énoncées dans les contrats.

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
Les centres de coûts de l'École conservent au dossier les devis ou des documents de justification des prix semblables à l'appui de l'analyse visant à obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Les responsables de l'unité d'approvisionnement et contrats (UAC) ajoutent maintenant à leurs dossiers une copie de ces documents.

L'École a des procédures en place pour veiller à ce que les offres à commandes existantes ou d'autres mécanismes d'approvisionnement établis soient utilisés conformément aux modalités qui leur sont propres.

Depuis la vérification, le gestionnaire principal de l'approvisionnement a rappelé à tous les employés de l'UAC l'obligation de toujours conserver au dossier des copies signées des évaluations des soumissions. La réalisation d'examens par les pairs a également été mise en place au sein de l'organisation des Contrats et de l'approvisionnement afin de vérifier la conformité avec cette exigence de façon continue.

En ce qui concerne la validation de l'autorisation de sécurité, les offres à commandes de l'École comprennent des dispositions relatives à la sécurité pour garantir la validation de l'autorisation de sécurité. Pour améliorer ce processus, l'UAC inclue maintenant des dispositions relatives à la sécurité dans les commandes subséquentes aux offres à commandes de l'École. Un processus d'examen par les pairs a été mis en œuvre au sein de l'UAC en vue de surveiller la conformité avec cette nouvelle mesure.

Direction générale de la gestion intégrée et des services d'inscription

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
Un rappel sera envoyé aux superviseurs relativement à leur responsabilité d'approuver rapidement les congés annuels, ainsi que pour veiller à ce qu'ils disposent des pouvoirs nécessaires avant d'approuver ces congés.

Direction générale de la gestion intégrée et des services d'inscription

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
La portée de la vérification s'est limitée aux transactions effectuées au cours de l'exercice 2013-2014. En 2014-2015, des procédures ont été mises en œuvre pour garantir l'exhaustivité des ententes de rendement, notamment en ce qui touche les signatures et les dates.

Cette procédure sera davantage renforcée en 2015-2016 lorsque le Secrétariat du Conseil du Trésor mettra en œuvre des mesures de gestion du rendement dans le Système de la gestion des talents des cadres supérieurs (SGTCS). Le SGTCS permettra de signer de façon électronique les ententes de gestion du rendement des cadres supérieurs, et un timbre à date automatique sera apposé.

Direction générale de la gestion intégrée et des services d'inscription

Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
Une procédure sera élaborée et mise en œuvre par les responsables des ressources humaines afin de veiller à ce que les formulaires de départ soient remplis et conservés dans les dossiers de paye. Cette nouvelle procédure comprendra la révision du formulaire de départ actuel réalisée en collaboration avec les intervenants internes.

Un rappel sera envoyé chaque année aux superviseurs en ce qui concerne leur responsabilité de veiller à ce que les formulaires de départ soient remplis et soumis aux responsables des ressources humaines afin d'être mis aux dossiers du personnel.

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Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
L'École a des procédures en place qui mettent l'accent sur les transactions à risque élevé et les transactions matérielles telles que l'approbation préalable semestrielle, par l'autorité déléguée compétente, des dépenses liées à l'accueil, aux déplacements, aux conférences et aux événements. De même, des procédures sont en place pour garantir l'approbation préalable de l'engagement de dépenses dans le cadre de contrats.

Les Opérations comptables mettront en œuvre des procédures de surveillance de l'approbation préalable, selon une méthode d'échantillons, pour des dépenses d'une importance relative inférieure.

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Réponse : La direction est d'accord avec cette recommandation.

Mesures prévues
En décembre 2014, le sous-dirigeant principal des finances a envoyé un communiqué à tous les gestionnaires de centre de coûts pour leur rappeler l'importance de dater les documents financiers et les aviser que les opérations financières qui n'ont pas été datées correctement ne seront pas traitées et seront retournées au centre de coûts responsable.

Une formation a été donnée dans le cadre d'une réunion du comité de gestion élargi en février 2015 où l'importance de bien signer et dater les documents financiers a été renforcée conjointement avec d'autres responsabilités financières et organisationnelles.

Les Opérations comptables doivent veiller à ce que l'attestation des comptes pour tous les paiements soit datée. Les demandes de paiement dont la vérification des comptes n'est pas datée sont retournées aux gestionnaires de centre de coûts pour que la date requise soit apposée.

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