Diriger des équipes virtuelles – Partie 2 : Diriger virtuellement en communiquant et en collaborant avec intention

Contributeur : Alexandra Keys, directrice, Compétences transférables, École de la fonction publique du Canada
Publié : Le 13 juillet 2020


Comment une équipe peut-elle s'épanouir lorsque ses membres travaillent virtuellement? Comment les gestionnaires peuvent-ils soutenir ce processus? Voici quelques unes de mes expériences et de mes réflexions sur ce qui a fonctionné pour notre équipe à l'École.

Mon premier objectif consistait à créer des liens

La première mesure à laquelle j'ai pensé en intégrant une équipe virtuelle, que ce soit comme membre ou comme dirigeante, c'était de créer des liens. Je voulais me concentrer à établir des liens et je me demandais comment entrer en contact avec les gens et apprendre à les connaître en travaillant virtuellement.

Je savais que l'équipe des Compétences transférables prônait le leadership axé sur les personnes, et c'est quelque chose qui me tient également à cœur. Je voulais diriger selon ce même principe, tout en organisant des réunions et en interagissant dans un environnement virtuel.

La communication et la collaboration sont essentielles

La communication est le plus important défi, et de loin. Elle comporte plusieurs aspects à prendre en considération :

Selon moi, les compétences qui nous permettent de communiquer et de bâtir des relations avec les autres sont essentielles. Dans notre travail, que ce soit virtuellement ou en personne, la faculté de s'adapter à de nouvelles situations et priorités a toujours été primordiale. Cette importance est amplifiée dans un monde virtuel.

Lorsqu'on travaille dans une équipe virtuelle, les occasions de parler des méthodes de collaboration sont plus fréquentes, et c'est tout à fait positif! Lorsqu'on travaille dans les mêmes locaux, jour après jour, je pense que l'on saisit moins les occasions de discuter du déroulement des choses du point de vue de la communication et de la collaboration.
L'un des avantages du travail virtuel, c'est que nous finissons par parler de notre façon de travailler ensemble, de communiquer et de collaborer. Cela nous offre des possibilités incroyables de travailler de manière amusante et collaborative. Le travail virtuel nous amène aussi à réfléchir davantage sur notre façon de communiquer et de travailler.

Notre faculté d'adaptation, et certaines plateformes formidables nous aident à respecter nos priorités

Selon moi, l'approche virtuelle dépend fortement de la nature de l'équipe et du travail, du type de travail et de la manière dont vous choisissez d'accomplir le travail. Vous évaluez donc l'adaptabilité selon l'expérience de collaboration jusqu'à présent, les personnalités des membres qui la composent, le type de travail que l'équipe effectue et sa façon de travailler. Par type de travail,  j'entends : travaillez-vous à produire des résultats à long terme ou selon un échéancier serré et dans un environnement en constante évolution?

Plus concrètement, il s'agit de faciliter la communication et de créer les tribunes pour y parvenir. À mon arrivée au sein de l'équipe, j'ai été surprise par la diversité des points de vue sur les outils qui fonctionnent le mieux. J'ai trouvé la gestion de ce dossier très intéressante. Pour moi, il était crucial de trouver une technologie de vidéoconférence.

Nous avons également exploré plusieurs façons de suivre l'avancement des projets et de gérer l'échange d'information entre les membres de l'équipe et avec l'organisation dans son ensemble. Par exemple, nous avons essayé d'utiliser les tableaux blancs virtuels pour différents projets. J'aimerais créer un mur virtuel renfermant les réussites, les expériences partagées et les activités amusantes que nous avons faites en équipe, un peu à la façon d'un babillard physique lorsque nous travaillons dans les mêmes locaux.

Il est primordial d'établir des canaux de communication clairs. Je crois que s'il y a trop de canaux, les idées se perdent et cela décourage la communication. En ayant un petit nombre de canaux bien définis, on maximise la participation, la collaboration et le sentiment d'appartenance.

Bâtir la confiance et l'ouverture : le fondement de relations solides

Les idées présentées ici sont d'ordre tant philosophique que pragmatique. Concrètement, la première chose à faire est de trouver une technologie de vidéoconférence avec laquelle vous et votre équipe êtes à l'aise. Les interactions en personne par l'entremise de la technologie sont primordiales afin de communiquer avec les gens et comprendre ce qu'ils disent.

Il est également très important de créer le temps et l'espace nécessaires aux discussions individuelles et en équipe.

Enfin, il est essentiel d'être transparent au sujet de son temps et de son calendrier. Dans un environnement de travail habituel (en personne), les gens peuvent voir ce que vous faites au quotidien – travailler à votre poste, entrer dans votre bureau ou en sortir, assister à des réunions. Lorsque vous travaillez virtuellement, ces mouvements ne sont pas visibles.

Montrer votre confiance et établir des conversations ouvertes sur la confiance constituent le fondement des relations virtuelles.

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