Diriger des équipes virtuelles – Partie 1 : Diriger virtuellement par la curiosité, l'innovation et l'apprentissage

Contributeur : John Medcof, directeur général, Compétences transférables, École de la fonction publique du Canada
Publié : Le 13 juillet 2020


Comment une équipe peut-elle s'épanouir lorsque ses membres travaillent virtuellement? Comment les gestionnaires peuvent-ils soutenir ce processus? Voici quelques unes de mes expériences et de mes réflexions sur ce qui a fonctionné pour notre équipe à l'École.

La mise sur pied d'une équipe virtuelle

Au moment de constituer notre équipe, nous avons délibérément décidé d'en faire une équipe virtuelle. Cette intention signifie qu'il faut réfléchir de manière proactive à ce que l'on peut faire. Mais tout cela était nouveau pour moi, j'étais aussi en plein apprentissage. Je n'avais jamais géré une équipe virtuelle avant cette année. Je n'avais même jamais travaillé avec un membre d'une équipe virtuelle ni eu d'employé virtuel au sein d'une de mes équipes.

Dans le passé, j'avais toujours compté sur les interactions informelles (faire le tour de l'étage, être présent physiquement, m'arrêter au poste de travail de chacun pour discuter). Ces gestes me permettaient de savoir comment chaque employé allait et de reconnaître les moments où les gens se sentaient particulièrement inspirés ou potentiellement stressés, et parfois, lorsqu'il était particulièrement utile de m'entretenir avec un collègue. Ce que j'ai dû comprendre pour créer une équipe virtuelle, c'est qu'il faut savoir comment recréer une telle ambiance.

Établir des liens en tant qu'équipe virtuelle

L'important, c'est de communiquer! Notre travail est fondamentalement axé sur les relations humaines. Il est extrêmement important de créer un espace pour se soutenir mutuellement et apprendre les uns des autres. Pour y parvenir, il faut :

Et il ne s'agit pas seulement de rendre disponibles des outils de communication d'une manière structurée. Il peut s'agir de créer une culture où les gens sentent qu'ils peuvent communiquer avec vous par SMS ou par téléphone à tout moment. Il s'agit en partie de mettre en place les outils nécessaires, mais il est tout aussi important de créer un environnement dans lequel chacun se sent à l'aise d'intervenir à tout moment, sur n'importe quel sujet.

La communication est essentielle

Personne ne peut avancer que la communication virtuelle est identique à la communication en personne, mais elle ne doit pas être meilleure ou pire. Il se peut qu'elle soit simplement différente. Lorsque vous travaillez à distance avec les membres d'une équipe, vous pensez à la communication différemment que lorsque vous les côtoyez en personne; mais la relation peut être tout aussi enrichissante. On peut être aussi bien connecté avec quelqu'un virtuellement qu'avec un collègue qui travaille au bureau d'à côté.

Un exemple précis qui me vient à l'esprit est celui du conseiller principal du Bureau du directeur général qui a accepté une brève affectation au Bureau du vice-président. Il fallait trouver quelqu'un qui pourrait assumer ce rôle pendant son absence, et nous avons trouvé un employé qui était prêt à le faire, mais de façon virtuelle.

Aucun d'entre nous n'était convaincu que ce travail pouvait être fait virtuellement — y compris le principal intéressé. Le directeur général et son conseiller principal doivent travailler en étroite collaboration et être en mesure de se contacter à tout moment pour gérer les urgences et les priorités. Malgré tout, nous avons tout fait pour que cela fonctionne. Il suffisait de travailler et de communiquer différemment.

En fait, en adoptant une approche consistant à permettre les communications dès que le besoin s'en faisait sentir, et au moyen d'un des canaux prédéfinis, nous avons pu relever le défi haut la main.

Être collaboratif et créatif

Les compétences nécessaires au succès d'une équipe virtuelle sont les mêmes, que vous soyez dans un rôle de direction ou un membre de l'équipe. Il s'agit avant tout de comprendre que dans notre travail, beaucoup de choses se résument aux relations humaines. Il s'agit donc de mettre en valeur l'interaction et la collaboration humaines, par exemple l'empathie, l'intelligence émotionnelle et l'écoute.

Il est important de s'engager à être ouvert et communicatif. Travailler à distance requiert un type de collaboration différent de celui auquel nous sommes habitués. Trouver intentionnellement des moyens de travailler avec des personnes différentes et de collaborer — être un « hypercollaborateur » — est essentiel pour combler une partie de la distance entre les membres de l'équipe, qui pourrait autrement devenir un obstacle.

Je pense que la créativité et l'innovation sont particulièrement importantes. Nous nous sommes simplement lancés dans l'aventure, et nous avons trouvé des solutions au fur et à mesure. Il a été particulièrement formidable de voir comment les gens savent trouver de nouvelles façons de faire les choses. Les options par défaut sur lesquelles beaucoup d'entre nous se basent pour mener une conversation ou interagir avec des coéquipiers fonctionnent mieux dans un environnement où les gens travaillent au même endroit. Sans ce cadre, les gens en viennent à penser différemment.

Lorsque les outils que vous avez l'habitude d'utiliser ne sont pas à votre disposition, vous êtes obligé de penser différemment à vos objectifs. « Comment faire si je n'ai pas mes outils habituels? » Ce genre de nécessité favorise l'innovation. La curiosité et l'innovation sont des compétences clés qui peuvent vous aider à vous épanouir au sein d'une équipe virtuelle. Ou du moins, ce sera le cas jusqu'à ce que nous maîtrisions réellement cette nouvelle façon de travailler!

Diriger des équipes virtuelles

Il est important d'établir une approche fondée sur des principes pour déterminer comment vous allez interagir et créer des liens en tant qu'équipe. Ainsi, lorsque vous êtes dans un contexte où vous essayez de nouvelles choses, et où vous savez que certaines fonctionneront et d'autres pas, les gens adoptent plus facilement un esprit d'expérimentation. L'objectif est de créer un environnement où les gens ont la sécurité psychologique nécessaire pour essayer quelque chose, en sachant que peu importe si leur idée fonctionne ou pas, tout ira bien, car ils le font pour les bonnes raisons.

Notre première réunion entièrement virtuelle a été un moment clé dans la création de notre équipe virtuelle. Lorsque nous avons commencé, la plupart des membres de l'équipe travaillaient dans les mêmes locaux, et seules quelques personnes travaillaient virtuellement. Nous tenions nos réunions d'équipe dans une salle de conférence et invitions les autres à se joindre à nous à distance. Lorsque nous avons pris la décision de devenir intentionnellement et délibérément une équipe virtuelle, nous avons commencé à greffer des employés qui ne se trouvaient pas physiquement dans les bureaux principaux de l'École. De plus en plus de personnes participaient aux réunions en ligne.

À mesure que le nombre de participants augmentait, il est devenu évident qu'il y avait une rencontre dans la salle de réunion. Les personnes qui participaient virtuellement pouvaient se joindre aux discussions, mais leur expérience était différente. Je dirais qu'elles étaient en quelque sorte désavantagées, car elles ne pouvaient pas participer entièrement à la réunion. Elles n'étaient que de petites têtes sur un écran, et elles étaient nombreuses. Il est difficile de lire les indices sociaux lorsque vous participez virtuellement; à tout le moins, vous les lisez différemment qu'en personne.

À un moment donné, les membres de l'équipe ont déclaré que les règles du jeu n'étaient pas équitables, étant donné que la moitié du groupe était physiquement réunie et que l'autre moitié participait virtuellement. Nous avons donc décidé que tout le monde allait désormais devoir se connecter à distance et participer virtuellement à la réunion. Tous les membres de l'équipe participaient en tant qu'employé virtuel, même s'ils étaient dans le même bâtiment ou dans la même zone de bureaux; c'était même le cas de mon collègue, qui se trouvait dans le bureau adjacent.

Ce qui était merveilleux, c'est que ce changement a immédiatement nivelé le terrain de jeu. Tout le monde s'est aussitôt retrouvé sur un pied d'égalité quant à la capacité de participer à la réunion et d'interpréter la dynamique interpersonnelle. Les gens ont complètement adhéré au projet et ont commencé à utiliser la fonction de clavardage, ce qui a créé une toute nouvelle sorte de connectivité enrichissante durant la réunion.

Lorsque vous prenez la parole ou faites une présentation dans une réunion virtuelle, vous gérez la conversation un peu différemment, car vous parlez désormais à tout le monde dans un espace virtuel unique. Par défaut, vous n'avez pas les yeux sur les personnes présentes dans la salle, mais plutôt sur les personnes qui participent virtuellement, et dont les visages peuvent ou non apparaître à l'écran.

Pour moi, cette première réunion a été un moment marquant. Nous n'étions pas une équipe véritablement virtuelle avant de commencer à tenir nos réunions virtuellement.

Mes conseils aux dirigeants qui soutiennent des équipes virtuelles

Nous essayons toutes sortes de techniques. Certains jours, elles fonctionnent, d'autres non. C'est normal. Nous acceptons que ce ne soit pas parfait, mais nous prenons nos décisions et nous abordons notre travail en fonction de valeurs, qui sont en grande partie humaines.

Pour moi, notre fête de fin d'année en est un bon exemple. Nous voulions essayer de faire quelque chose d'inclusif et de recréer ce sentiment d'unité. Les membres de l'équipe qui se sont portés volontaires pour organiser la fête ont délibérément cherché des activités qui pourraient convenir à une équipe virtuelle. Certaines de nos idées ont très bien fonctionné, d'autres non. Certains de ces éléments étaient sous notre contrôle, et d'autres ne l'étaient pas, comme certains problèmes technologiques auxquels nous nous sommes heurtés.

J'ai la ferme conviction que la diversité est l'une de nos plus grandes forces. C'est l'une des choses qui nous aidera à grandir, à apprendre les uns des autres. La création de notre équipe dans son format virtuel a été l'affaire de tous, pas d'une seule personne, ou de quatre personnes qui ont un E et un X dans le titre de leur poste. Je pense que cette approche s'applique très bien à ce que nous sommes et à ce que nous faisons.

La constitution d'équipes pluridisciplinaires virtuelles est, je pense, la voie de l'avenir pour le travail dans la fonction publique. À une époque où la confiance dans les gouvernements et les institutions est en déclin, il est de plus en plus important que le gouvernement du Canada soit visible dans tout le pays et que toutes nos activités soient éclairées par des perspectives régionales. Cela signifie également qu'il faut s'éloigner d'un modèle où le travail théorique se fait dans une région du Canada et le travail pratique est exécuté à l'autre bout du pays. Il est toujours complexe de trouver son chemin dans un nouvel environnement, mais je pense que nous pouvons apprendre et mettre en commun nos connaissances au fur et à mesure que nous le faisons.

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