Diriger des équipes virtuelles – Partie 3 : Diriger virtuellement en renforçant la communication et la cohésion

Contributeur : Monique Ramdhan, directrice, Essentiel en leadership, École de la fonction publique du Canada
Publié : Le 13 juillet 2020


Comment une équipe peut-elle s'épanouir lorsque ses membres travaillent virtuellement? Comment les gestionnaires peuvent-ils soutenir ce processus? Voici quelques unes de mes expériences et de mes réflexions sur ce qui a fonctionné pour notre équipe à l'École.

Notre équipe est passionnée par le leadership et le soutien aux équipes virtuelles.

Je dirige une équipe composée de personnes extraordinaires qui soutiennent les dirigeants de tous les niveaux de la fonction publique dans leur parcours de leadership. Pour ce faire, nous concevons, mettons en œuvre et proposons des cours sur des sujets, tels que l'encadrement, la gestion du changement, le leadership, la mobilisation et la réussite en tant qu'équipe virtuelle.

Nous sommes nous-mêmes une équipe virtuelle, ce qui nous avantage. En effet, cette façon de travailler fait en sorte que nous pouvons communiquer notre expérience et nos points de vue sur le travail virtuel afin d'aider les apprenants de partout au pays. Par-dessus tout, nous sommes passionnés par le leadership et nous cherchons constamment à soutenir nos collègues tout au long de leur parcours de leadership.

J'ai commencé à diriger une équipe virtuelle sans véritable directive sur la façon de procéder

Ma plus grande incertitude concernait le modèle de gestion d'une équipe virtuelle. Je n'avais jamais fait partie d'une équipe éparpillée; je n'avais donc pas de point de repère pour savoir comment en diriger une.

Je craignais de ne pas pouvoir diriger cette équipe efficacement. Comment favoriser la cohésion et créer un sentiment d'appartenance lorsque les membres de l'équipe sont à des milliers de kilomètres les uns des autres? Le Canada est un pays très vaste. 

Nous discutons de nos moyens de communication et nous efforçons de mener des discussions formelles et informelles

Une bonne communication est essentielle au rendement d'une équipe virtuelle. Il est important de :

J'encourage les personnes qui travaillent au sein d'une équipe virtuelle à créer une charte de communication pour leur équipe. Il s'agit d'un excellent moyen de discuter de la façon dont chaque membre de l'équipe, et le groupe dans son ensemble, souhaite communiquer. Le niveau de détail et l'utilisation de la charte varieront d'une équipe à l'autre, mais le simple fait de dialoguer permettra de déterminer les éléments clés.

La charte de mon équipe sera un document évolutif. La première version n'est pas encore terminée, mais la charte évolue à mesure que l'équipe grandit et gagne en maturité.

Nous utilisons plusieurs outils pour communiquer au cours d'une semaine de travail. Ces outils nous aident à bâtir des relations solides. Nous utilisons Teams pour les réunions, le téléphone pour les discussions individuelles et les courriels pour mettre en commun des renseignements et faciliter la prise des décisions.

La clé du succès : des relations ouvertes et transparentes et une identité d'équipe cohésive

Diriger une équipe virtuelle s'apparente à diriger une équipe dont les membres sont tous situés au même endroit. Dans les deux cas, la clé consiste à bâtir des relations ouvertes et transparentes avec les membres de l'équipe et à établir une identité d'équipe.

Pour déterminer comment nous allions communiquer, il a fallu quelques conversations. Lorsque nous avons formé l'équipe, nous avons parlé de la fréquence des réunions. Les avis étaient partagés : certains préféraient une réunion hebdomadaire, d'autres préféraient moins de réunions. Nous avons décidé de tenir des réunions hebdomadaires pour aider l'équipe à s'organiser et à échanger des renseignements. Les membres de l'équipe ont un vaste éventail d'expertise et de compétences, nous essayons donc d'apprendre les uns des autres autant que possible.

Nous avons également constaté qu'il est important pour les membres de l'équipe de créer des liens de manière informelle. C'est pourquoi nous organisons des discussions informelles tous les vendredis pour donner aux gens la possibilité d'établir des liens plus personnels.

Les membres de mon équipe sont ma priorité. S'ils se sentent confiants, responsabilisés et valorisés, et qu'ils savent qu'ils font partie d'une équipe plus grande où ils peuvent contribuer à leur plein potentiel, alors tout le reste se met en place. Je passe beaucoup de temps à bâtir des relations au sein de l'équipe et avec chaque personne, et j'encourage les membres de l'équipe à en faire autant.

La technologie nous aide vraiment à rester en contact

Ce qui m'a surprise, c'est de constater à quel point la technologie nous permet de travailler comme si nous étions tous réunis à un même endroit. C'est comme si vous étiez assis ensemble dans une même salle, où vous pouvez voir le langage corporel et entendre le ton des voix. La technologie nous permet de développer et d'entretenir d'excellentes relations de travail.

Trouvez l'équilibre dans votre horaire et aidez les gens à communiquer entre eux

Deux défis me viennent en tête. Premièrement, en tant que dirigeante d'une équipe virtuelle, j'essaie d'être aussi disponible que possible. Comme nous ne sommes pas tous dans le même fuseau horaire, je dois souvent rester au travail un peu plus tard pour communiquer avec les membres de l'équipe. J'apprends à me fixer des limites pour équilibrer les besoins de l'équipe et mon temps personnel. Quelqu'un m'a récemment suggéré de limiter mes heures de disponibilité à certains moments précis de la journée, et je compte bien l'essayer pour voir si cela m'aidera à mieux gérer mon temps.

Deuxièmement, j'ai travaillé activement pour aider les membres de l'équipe à développer un sentiment d'appartenance et à être capables de communiquer avec leurs collègues. J'ai jumelé des membres chevronnés avec des nouveaux. J'ai créé un environnement où des membres de l'équipe peuvent en encadrer d'autres et offrir du mentorat informel. Les membres organisent maintenant eux-mêmes des séances sur des sujets tels que la conception de l'apprentissage et l'esprit de croissance. C'est énergisant de savoir que ces activités ont lieu!

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