Essentiels de la facilitation : Relever le défi de la participation (TRN1-J07)

Description

Cet outil de travail destiné aux fonctionnaires de tous les niveaux fournit une série de listes de vérification et d'activités sur la façon de cerner, d'envisager et de résoudre les problèmes liés à la participation lors de réunions.

Publié : 21 octobre 2020
Type : Outil de travail

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Essentiels de la facilitation : Relever le défi de la participation

Aider les gens à participer pleinement et à apporter leur point de vue collectif à la discussion.

Défis communs de participation

Manque de concentration lors des réunions
Perturbations dues à l'absentéisme (arrivée tardive, départ hâtif ou tâches multiples)
Conversations parallèles
Certains s'écartent du sujet
Certains dominent la discussion
Certains s'en tiennent à un sujet particulier ou à des intérêts personnels
Négativité, hostilité
Incohérence
Interruptions

Considérations

Que cache le défi de la participation?
Tenir compte des facteurs sous-jacents (par exemple, la dynamique de groupe, la conception des séances, les lacunes éventuelles en matière d'équité)
Dans quelle mesure le comportement a-t-il une incidence sur la capacité du groupe ou des personnes à atteindre leurs objectifs?
Comment aborder la situation de manière respectueuse et compatissante?

Surmonter les défis de participation

Définir ou clarifier les attentes, les objectifs et les besoins avant la réunion et à nouveau lorsqu'elle commence.
Établir des règles de participation et des règles de base et s'y référer lorsque le groupe a besoin de se recentrer.
Guider ou orienter l'attention du groupe vers la discussion pour mettre fin aux conversations parallèles ou aux sujets non pertinents.
Fixer des limites quant au temps imparti à chaque intervenant et encourager la participation de tous ceux qui veulent s'exprimer afin de diversifier la discussion et de composer avec des personnalités dominantes.
Résumer et reformuler les points afin de gérer les incohérences ou les interruptions des participants.
Utiliser les techniques d'écoute active pour attirer l'attention sur une difficulté avec compassion.
Parler à un individu en privé pour régler des problèmes persistants.

Activité 1

Choisissez une réunion ou une journée avec quelques réunions. Lorsque vous assistez à une réunion, prenez note des défis de participation que vous observez ou vivez. Après la réunion, réfléchissez au type de répercussions qu'ils ont eu sur la participation des gens. Envisagez de réfléchir à deux ou trois stratégies à essayer si vous vous retrouvez dans cette situation à nouveau.

Activité 2

Pensez à un défi de participation que vous avez vécu (1 min)
En groupes de deux, pensez aux stratégies possibles pour y répondre (5 min)
Si le groupe est plus nombreux, demandez à des équipes de se réunir pour former des groupes de quatre personnes et poursuivez la réflexion (5 min)
Inscrivez les données sur un tableau blanc (15 min).
Demandez à trois personnes de présenter leurs observations

Conclusion

La plupart des défis liés à la participation peuvent être relevés en distinguant l'intention d'une personne et l'influence qu'elle peut avoir. En étant conscients de la façon dont nous reconnaissons et abordons respectueusement les défis de la participation, nous pouvons encourager la pleine participation et accroître la compréhension mutuelle, ce qui mène à des solutions durables.