Rapport annuel au Parlement sur le Loi sur l'accès à l'information 2011–2012

du 1^er avril 2011 au 31 mars 2012

Table des matières

• Préface
• Mandat de l'École de la fonction publique du Canada
• Organisation et mise en œuvre
  • Activités liées à la Loi sur l'accès à l'information
  • Délégation des pouvoirs
  • Guide de l'École sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
  • Formation et sensibilisation
  • Mise en œuvre
  • Gouvernance
  • Plaintes reçues
  • Salle de lecture
• Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information de 2011-2012
• Annexe A – Rapport statistique
• Annexe B – Exigences en matière de rapports supplémentaires
• Arrêté autorisant la délégation des pouvoirs

Préface

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1^er juillet 1983 afin de donner aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès aux renseignements contenus dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions bien précises et limitées.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) exige que le responsable de chaque institution fédérale établisse pour présentation au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi. Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi, au cours de l'exercice 2011-2012. Un rapport statistique est présenté en annexe – il fournit des renseignements supplémentaires sur la gestion de la Loi au sein de l'École.

Mandat de l'École de la fonction publique du Canada

L'École fait partie du portefeuille du Conseil du Trésor. Son mandat est établi dans sa loi habilitante, la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada; il consiste à :

• inciter à la fierté et à la qualité dans la fonction publique;
• stimuler le sens commun du résultat, des valeurs et des traditions caractérisant la fonction publique;
• appuyer les fonctionnaires dans la progression de leur carrière;
• aider à assurer que les fonctionnaires disposent des connaissances, des aptitudes et des compétences dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur travail;
• appuyer les administrateurs généraux à répondre aux besoins de formation de leur organisation;
• viser l'excellence dans la gestion et dans l'administration publique.

Quatre activités de programme contribuent à l'atteinte de ce mandat, soit l'apprentissage de base, le perfectionnement en leadership organisationnel, l'innovation dans la gestion du secteur public et les services internes.

L'École vise à faire en sorte que les fonctionnaires aient les connaissances communes et les compétences en leadership et en gestion dont ils ont besoin pour exercer leurs responsabilités envers les Canadiens.

Organisation et mise en œuvre

Activités liées à la Loi sur l'accès à l'information

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) fait partie de la Division des orientations stratégiques et de la gouvernance, au sein de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Il est composé d'un directeur, qui agit à l'École en qualité de coordonnateur de l'AIPRP, et d'une conseillère en AIPRP.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable des activités quotidiennes liées à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

Le bureau de l'AIPRP de l'École est notamment chargé de ce qui suit :

• traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi, conformément à la législation, à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• promouvoir la sensibilisation envers la Loi au sein de l'École et élaborer des procédures internes efficaces;
• répondre aux demandes de consultation soumises par des organisations externes;
• appliquer toutes les exceptions obligatoires et discrétionnaires prévues par la Loi;
• fournir des conseils et de l'orientation aux employés, à la direction et aux demandeurs sur l'application de la Loi;
• répondre aux questions relatives à l'accès à l'information dans le Cadre de responsabilisation de gestion;
• collaborer avec le Commissariat à l'information du Canada dans le traitement de toutes les questions liées à l'accès à l'information, y compris les plaintes;
• examiner les documents ministériels, comme les rapports de vérification et d'évaluation, avant qu'ils ne soient divulgués sur le site Web de l'École;
• coordonner la mise à jour annuelle d'Info Source et sa présentation au SCT;
• préparer le rapport statistique et le rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information et veiller à ce qu'il soit déposé au Parlement;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et de la collectivité de l'AIPRP du SCT.

Délégation des pouvoirs

Aux fins d'application de la Loi, le président de l'École délègue les pleins pouvoirs au directeur/coordonnateur du bureau de l'AIPRP. Une copie de l'instrument de délégation signé est jointe au présent document.

Guide de l'École sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

Un guide a été mis au point par le Bureau de l'AIPRP afin de présenter les lois et les règlements aux agents de liaison au sein de l'École, de décrire les rôles et les responsabilités des intervenants de l'École à l'égard des deux lois, de décrire les normes relatives au traitement des demandes, d'informer les agents de liaison des procédures liées à la récupération de documents, et de répertorier la documentation qui est mise à leur disposition. Le guide est publié en ligne dans le site intranet de l'École et il sera régulièrement mis à jour.

Formation et sensibilisation

En décembre 2011 et janvier 2012, le Bureau de l'AIPRP a organisé six séances de sensibilisation et de formation portant sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels avec un instructeur de l'École. Deux autres séances ont été offertes par le coordonnateur de l'AIPRP en février 2012. Les employés des bureaux régionaux ont pu participer à une séance en anglais par webdiffusion et à une séance en français par vidéoconférence.

Au total, 193 employés de l'École ont participé aux séances de sensibilisation et de formation.

Deux séances (une bilingue et une en anglais) ont été enregistrées et mises à la disposition des employés de la région de la capitale nationale; des copies ont également été envoyées à chaque bureau régional. Des séances de sensibilisation à l'égard des deux lois seront ainsi offertes aux employés sur une base régulière.

Au cours des derniers mois, une nouvelle section sur l'AIPRP a été dévoilée dans le site intranet de l'École. Cette section comprend des documents (tels que le guide), de même qu'un lien vers les deux lois et une Foire aux questions. Une section « Trucs pratiques sur l'AIPRP » sera bientôt disponible.

En vertu de l'Initiative pour le gouvernement ouvert, les organisations fédérales sont tenues de publier chaque mois un résumé de toutes les demandes d'accès à l'information terminées. L'École publie ces résumés dans son site Internet depuis octobre 2011.

Au cours des prochains mois, une section portant sur l'AIPRP sera insérée dans un guide d'orientation pour les nouveaux employés de l'École.

Mise en œuvre

Toutes les demandes d'accès officielles que reçoit l'École sont acheminées au Bureau de l'AIPRP, qui en évalue la clarté et en vérifie la conformité. Chaque demande est ensuite confiée au bureau de première responsabilité concerné, qui doit alors chercher et extraire les dossiers contenant les renseignements recherchés, de même qu'évaluer les coûts associés au traitement de la demande. Le Bureau de l'AIPRP effectue le suivi des demandes auprès des bureaux de première responsabilité.

Gouvernance

Les activités de l'École liées à l'accès à l'information découlent d'un engagement sérieux de l'organisation envers la gestion de l'information. Le Bureau de l'AIPRP fournit des directives sur la gestion des dossiers liés à l'accès à l'information et le coordonnateur de l'AIPRP contribue à sensibiliser l'organisation à ces questions et à faire en sorte qu'elles soient prises en compte dans la stratégie de gestion de l'information.

En avril 2010, une nouvelle directive du Secrétariat du Conseil du Trésor est entrée en vigueur. Cette directive comprend des mesures relatives à l'obligation de prêter assistance aux demandeurs. Depuis, le Bureau de l'AIPRP a pris soin d'informer les demandeurs des obligations de l'École en vertu des dispositions relatives à l'obligation de prêter assistance de la Loi sur l'accès à l'information.

De nouvelles normes et procédures ont été adoptées par le bureau de l'AIPRP pour :

• communiquer avec les demandeurs afin de préciser les demandes;
• s'assurer que l'identité des demandeurs n'est pas communiquée à l'extérieur du bureau de l'AIPRP ;
• respecter la nature des exceptions à la Loi;
• aviser les demandeurs de leur droit de porter plainte auprès du Commissariat à l'information du Canada et leur expliquer comment se prévaloir de ce droit;
• procéder à une évaluation des séances de sensibilisation et de formation;
• éviter et prévenir les atteintes à la vie privée;
• assurer un meilleur traitement des demandes.

Le Bureau de l'AIPRP et la structure de gouvernance appuient de façon efficace la gestion de l'accès à l'information au sein de l'organisation. La formation est un élément essentiel de cette gestion. Le Bureau de l'AIPRP est aussi responsable des éléments 12.4, 12.5 et 12.6 de la composante de gestion portant sur la gestion de l'information du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).

Conformément au CRG, la gestion de l'information constitue une priorité pour l'ensemble de l'organisation et une responsabilité pour les cadres supérieurs et les gestionnaires. L'École participe également aux approches de portée gouvernementale d'élaboration, d'application et de mise en commun de politiques et de pratiques en matière de gestion de l'information.

Plaintes reçues

L'École a reçu quatre plaintes au cours de l'exercice couvert par le présent rapport. Ces plaintes ont été résolues à la satisfaction des demandeurs et du Commissariat à l'information du Canada.

Salle de lecture

En vertu de l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions gouvernementales ont l'obligation d'avoir, dans leurs bâtiments, des locaux où le grand public peut consulter les manuels qu'utilisent les employés pour administrer ou mener à bien les programmes ou les activités dont ils sont chargés. Pour se conformer à cet article, l'École dispose d'une bibliothèque qu'elle appelle « salle de lecture »; le public peut s'y présenter sur demande. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information de 2011-2012

A. Demandes reçues en vertu de la Loi

Du 1^er avril 2011 au 31 mars 2012, l'École a reçu 56 nouvelles demandes d'information en vertu de la Loi et six demandes avaient été reportées de l'exercice précédent, ce qui représente 62 demandes au total. Des 56 nouvelles demandes, dix ont été reportées à l'exercice subséquent. De plus, cinq demandes de consultation ont été présentées par d'autres organisations gouvernementales.

Les demandes ont entraîné les résultats suivants :

• 13 ont donné lieu à une divulgation intégrale;
• 15 ont donné lieu à une divulgation partielle;
• Aucune n'a fait l'objet d'une exception complète;
• Aucune n'a été transférée;
• 20 n'ont produit aucun document;
• 4 ont été retirées par le demandeur.

B. Source des demandes d'accès à l'information

Parmi les 56 demandes reçues durant l'exercice 2011-2012 :

• 37 provenaient d'entreprises;
• 9 provenaient du grand public;
• 1 provenait des médias;
• 3 provenaient du milieu universitaire;
• 6 provenaient d'autres organisations.

C. Exceptions invoquées

La présente section du rapport statistique vise à dénombrer les demandes pour lesquelles l'accès a été refusé en vertu d'une exception précise. Lorsqu'une même exception a été invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n'est mentionnée qu'une seule fois dans le rapport.

L'École a appliqué des exceptions en vertu du paragraphe 19(1) et de l'alinéa 20(1)b) de la Loi.

D. Exclusions citées

Aucune exclusion n'a été citée.

E. Prorogation des délais

Une demande officielle de prorogation a été présentée aux fins de recherche dans un cas, aux fins de consultation dans un cas et pour consultation interne dans un autre cas.

F. Durée de traitement

Parmi les demandes traitées, 49 ont nécessité 30 jours ou moins, une demande a nécessité de 31 à 60 jours, et deux ont nécessité entre 61 et 120 jours. Aucune demande n'a nécessité plus de 120 jours.

G. Méthode d'accès

Parmi les demandes traitées, 28 demandes ont donné lieu à l'accès aux dossiers. Tous les dossiers ont été diffusés sur papier ou disque compact au demandeur.

H. Frais

La Loi prévoit des frais pour certaines activités liées au traitement de demandes officielles. En plus des 5 $ de frais de demande, des frais de recherche, de préparation et de reproduction peuvent s'appliquer à divers dossiers. Les frais actuellement en vigueur sont précisés dans le Règlement sur l'accès à l'information. Aucuns frais ne découlent de l'examen des dossiers ni des coûts indirects d'expédition. De plus, conformément à l'article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont facturés pour les cinq premières heures de recherche d'un dossier, ni pour la préparation d'une partie d'un dossier aux fins de divulgation.

Les frais perçus au cours de la période visée totalisaient 310 $.

I. Coûts

Les coûts salariaux liés à l'administration de la Loi sont estimés à 91 052 $, et les frais généraux et les frais d'entretien sont de 2 360 $, ce qui totalise 93 412 $. Pour ce qui est de l'effectif, les ressources connexes pour 2011-2012 sont établies à 1,5 équivalent temps plein.

Annexe A – Rapport statistique

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période visée par le rapport : du 1^er avril 2011 au 31 mars 2012

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Reçues pendant la période visée par le rapport : 56
En suspens à la fin de la période de rapport précédente : 6
Total : 62
Fermées pendant la période visée par le rapport : 52
Reportées à la prochaine période de rapport : 10

1.2 Source des demandes

Médias : 1
Secteur universitaire : 3
Secteur commercial (secteur privé) : 37
Organisme : 6
Public : 9
Total : 56

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

Alinéa 13(1)a) : 0
Alinéa 13(1)b) : 0
Alinéa 13(1)c) : 0
Alinéa 13(1)d) : 0
Alinéa 13(1)e) : 0

Alinéa 14a) : 0
Alinéa 14b) : 0

Paragraphe 15(1) Affaires internationales : 0
Paragraphe 15(1) Défense du Canada : 0
Paragraphe 15(1) Activités subversives : 0

Sous-alinéa 16(1)a)(i) : 0
Sous-alinéa 16(1)a)(ii) : 0
Sous-alinéa 16(1)a)(iii) : 0
Alinéa 16(1)b) : 0
Alinéa 16(1)c) : 0
Alinéa 16(1)d) : 0

Alinéa 16(2)a) : 0
Alinéa 16(2)b) : 0
Alinéa 16(2)c) : 0

Paragraphe 16(3) : 0

Alinéa 16.1(1)a) : 0
Alinéa 16.1(1)b) : 0
Alinéa 16.1(1)c) : 0
Alinéa 16.1(1)d) : 0

Paragraphe 16.2(1) : 0

Article 16.3 : 0

Alinéa 16.4(1)a) : 0
Alinéa 16.4(1)b) : 0

Article 16.5 : 0

Article 17 : 0

Alinéa 18a) : 0
Alinéa 18b) : 0
Alinéa 18c) : 0
Alinéa 18d) : 0

Alinéa 18.1(1)a) : 0
Alinéa 18.1(1)b) : 0
Alinéa 18.1(1)c) : 0
Alinéa 18.1(1)d) : 0

Paragraphe 19(1) : 13

Alinéa 20(1)a) : 0
Alinéa 20(1)b) : 13
Alinéa 20(1)b.1) : 0
Alinéa 20(1)c) : 0
Alinéa 20(1)d) : 0

Article 20.1 : 0

Article 20.2 : 0

Article 20.4 : 0

Alinéa 21(1)a) : 0
Alinéa 21(1)b) : 0
Alinéa 21(1)c) : 0
Alinéa 21(1)d) : 0

Article 22 : 0
Paragraphe 22.1(1) : 0

Article 23 : 0

Paragraphe 24(1) : 0

Article 26 : 0

2.3 Exclusions

Alinéa 68a) : 0
Alinéa 68b) : 0
Alinéa 68c) : 0

Article 68.1 : 0
Alinéa 68.2a) : 0
Alinéa 68.2b) : 0

Alinéa 69(1)a) : 0
Alinéa 69(1)b) : 0
Alinéa 69(1)c) : 0
Alinéa 69(1)d) : 0
Alinéa 69(1)e) : 0
Alinéa 69(1)f) : 0
Alinéa 69(1)g) re a) : 0
Alinéa 69(1)g) re b) : 0
Alinéa 69(1)g) re c) : 0
Alinéa 69(1)g) re d) : 0
Alinéa 69(1)g) re e) : 0
Alinéa 69(1)g) re f) : 0

Paragraphe 69.1(1) : 0

2.4 Support des documents divulgués

Communication totale :

• Papier : 12
• Électronique : 1
• Autres : 0

Communication partielle :

• Papier : 14
• Électronique : 1
• Autres : 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Retards

2.6.1 Raison des retards dans le traitement des demandes

Nombre de demandes fermées en retard : 3

Raison principale :

• Charge de travail : 1
• Consultation externe : 1
• Consultation interne : 1
• Autres : 0

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

De l'anglais au français :

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Du français à l'anglais :

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Partie 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 7 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts

Dépenses :

• Salaires : 91 052 $
• Heures supplémentaires : 690 $
• Biens et services : 1 670 $
  • Marchés de services professionnels : 0 $
  • Autres : 1 670 $
• Total : 93 412 $

7.2 Ressources humaines

Annexe B – Exigences en matière de rapports supplémentaires

L'École de la fonction publique du Canada a invoqué les exceptions suivantes au cours de la période visée par ce rapport, soit du 1^er avril 2011 au 31 mars 2012. Elle n'a cité aucune exclusion.

Partie III – Exceptions invoquées

Partie IV – Exclusions citées

Arrêté autorisant la délégation des pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

Je, soussigné, président de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont il est investi en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

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