Rapport annuel au Parlement sur le Loi sur l'accès à l'information 2012–2013

Du 1^er avril 2012 au 31 mars 2013

Table des matières

• Préface
• Mandat de l'École de la fonction publique du Canada
• Activités liées à la Loi sur l'accès à l'information
• Délégation des pouvoirs
• Formation et sensibilisation
• Gouvernance
• Plaintes reçues
• Salle de lecture
• Interprétation du rapport statistique de 2012-2013 sur la Loi sur l'accès à l'information
• Annexes
  • Rapport statistique
  • Nombre de fois qu'une trousse d'accès à l'information a déjà été publiée de façon informelle
  • Arrêtés autorisant la délégation des pouvoirs

Préface

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, chapitre A 1, 1985) a été promulguée le 1^er juillet 1983 afin de donner aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès aux renseignements contenus dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions bien précises et limitées.

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) accorde aux citoyens canadiens, de même qu'aux personnes et sociétés installées au Canada, un droit d'accès aux dossiers gouvernementaux fédéraux qui ne contiennent pas de renseignements de nature personnelle. La Loi complète, sans toutefois les remplacer, d'autres modalités d'accès à l'information gouvernementale. Elle ne vise aucunement à limiter, de quelque façon que ce soit, l'accès à l'information gouvernementale qui est normalement accessible au public sur demande.

Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l'exercice 2012-2013. Ce rapport est présenté au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi.

Mandat de l'École de la fonction publique du Canada

L'École fait partie du portefeuille du Conseil du Trésor. Son mandat, établi dans sa loi habilitante, la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada, consiste à

• inciter à la fierté et à la qualité dans la fonction publique;
• stimuler le sens commun du résultat, des valeurs et des traditions caractérisant la fonction publique;
• appuyer les fonctionnaires dans la progression de leur carrière;
• aider à assurer que les fonctionnaires disposent des connaissances, des aptitudes et des compétences dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur travail;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins de formation de leur organisation;
• viser l'excellence dans la gestion et dans l'administration publique.

Quatre activités de programme contribuent à l'atteinte de ce mandat, soit l'apprentissage de base, le perfectionnement en leadership organisationnel, l'innovation dans la gestion du secteur public et les services internes.

L'École vise à faire en sorte que les fonctionnaires aient les connaissances communes et les compétences en leadership et en gestion dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités à l'égard des Canadiens.

Activités liées à la Loi sur l'accès à l'information

Le Bureau de l'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) fait partie de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Il est composé d'un directeur, qui assume à l'École les fonctions de coordonnateur de l'AIPRP, et d'un conseiller en AIPRP. L'École a enregistré une augmentation du nombre de demandes au cours de la présente année de référence. Dans le but de se conformer aux exigences de la Loi, deux conseillers supplémentaires été assignés au Bureau de l'AIPRP pour appuyer les activités liées à l'accès à l'information.

Au cours du dernier trimestre de l'année de référence, les responsabilités du coordonnateur de l'AIPRP ont été cédées au directeur général, Division du marketing et des communications, dans le cadre de changements organisationnels effectués en 2012-2013.

Le coordonnateur de l'AIPRP est responsable des activités quotidiennes liées à l'administration de la Loi.

Le Bureau de l'AIPRP de l'École est notamment chargé de ce qui suit

• traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi, conformément à la législation, à la réglementation, ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions et organismes fédéraux;
• donner des conseils et des orientations aux demandeurs sur l'application de la Loi, ainsi que des séances de formation et de sensibilisation aux employés de l'École;
• répondre aux questions d'accès à l'information relativement au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG);
• collaborer avec le Commissariat à l'information du Canada dans le traitement de toutes les plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient divulgués sur le site Web de l'École;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École soient publiés dans Info Source;
• préparer le rapport statistique (joint à l'Annexe A du présent rapport) et le rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information, à l'intention du Parlement; et
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP du SCT.

Délégation des pouvoirs

Aux fins de l'application de la Loi, la sous-ministre/présidente de l'École délègue les pleins pouvoirs à la directrice générale de la Division du marketing et des communications, et à la vice-présidente de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Une copie de l'instrument de délégation signé est jointe en Annexe.

Formation et sensibilisation

D'octobre 2012 à février 2013, le Bureau de l'AIPRP de l'École a organisé et donné quatre séances de sensibilisation et de formation portant sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au total, 86 employés de l'École ont participé aux séances de sensibilisation et de formation.

En 2012, une nouvelle section consacrée à l'AIPRP a été créée dans le site intranet de l'École. Cette section comprend un lien vers la Loi sur l'accès à l'information, les réponses aux questions fréquemment posées, ainsi qu'un guide pour les agents de liaison de l'AIPRP.

Le guide a été mis au point par le Bureau de l'AIPRP afin de présenter les lois et les règlements, de décrire les rôles et les responsabilités des intervenants de l'École en matière d'AIPRP, de décrire les normes relatives au traitement des demandes, d'informer les agents de liaison de l'AIPRP des procédures liées à la récupération de documents et de répertorier la documentation qui est mise à leur disposition.

Compte tenu de la charge de travail du Bureau de l'AIPRP, aucune politique, ligne directrice ni procédure relative à l'accès à l'information n'a été mise à jour ou mise en œuvre au cours de l'année de référence.

En vertu de l'Initiative pour le gouvernement ouvert, l'École publie dans son site Internet depuis avril 2011 des résumés de toutes les demandes d'accès à l'information traitées.

Gouvernance

Les activités de l'École liées à l'accès à l'information découlent d'un engagement sérieux de l'organisation à l'égard de la gestion de l'information. Le Bureau de l'AIPRP fournit des directives sur la gestion des dossiers relatifs à l'accès à l'information, et le coordonnateur de l'AIPRP contribue à sensibiliser l'organisation à ces questions et à faire en sorte qu'elles soient prises en compte dans les stratégies de gestion de l'information.

En avril 2010, une nouvelle directive du SCT, comprenant des mesures relatives à l'obligation de prêter assistance aux demandeurs, est entrée en vigueur. Depuis, le Bureau de l'AIPRP a continué de prendre soin d'informer les demandeurs des obligations de l'École en vertu des dispositions relatives à l'obligation de prêter assistance de la Loi sur l'accès à l'information.

Le Bureau de l'AIPRP et sa structure de gouvernance appuient de manière efficace la gestion de l'accès à l'information au sein de l'organisation. La formation est un élément essentiel de cette gestion. Le Bureau de l'AIPRP est aussi responsable des éléments 12.4, 12.5 et 12.6 de la composante de gestion de l'information, bien que cette composante n'ait pas été évaluée au cours de l'année de référence.

Conformément au CRG, la gestion de l'information constitue une priorité pour l'ensemble de l'organisation et une responsabilité pour les cadres supérieurs et les gestionnaires. L'École participe également aux approches pangouvernementales d'élaboration, d'application et de mise en commun de politiques et de pratiques en matière de gestion de l'information.

En 2012-2013, l'École a pratiquement terminé la mise en œuvre progressive d'un système de gestion de l'information appelé GCDOCS. Ce système permet une meilleure organisation et un accès plus rapide à l'information, et facilite la collaboration au sein de l'École. Au bout du compte, il remplacera les lecteurs communs actuels de l'École et deviendra le principal dépôt d'information.

Plaintes reçues

Au cours de la période de référence, une plainte a été déposée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information auprès du Commissariat à l'information du Canada. L'enquête n'était pas encore terminée en date du 31 mars 2013.

Salle de lecture

En vertu de l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions gouvernementales ont l'obligation d'avoir, sur place, des locaux où le grand public peut consulter les manuels qu'utilisent les employés pour administrer ou mener à bien les programmes ou les activités dont ils sont chargés. Pour se conformer à cet article, l'École dispose d'une bibliothèque servant de salle de lecture. Le public peut s'y présenter sur demande. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Campus Asticou
241, boulevard de la Cité des Jeunes, salle 1359
Gatineau (Québec) K1N 6Z2

Interprétation du rapport statistique de 2012-2013 sur la Loi sur l'accès à l'information

Demandes reçues en vertu de la Loi

Du 1^er avril 2012 au 31 mars 2013, l'École a reçu 26 nouvelles demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi, et 10 demandes avaient été reportées de l'exercice précédent. L'École a traité ces 36 demandes au cours de la période de référence.

De plus, l'École a reçu 12 demandes de consultation présentées par d'autres ministères en vertu de la Loi concernant des dossiers de l'École. Sur ces 12 demandes, 11 ont été exécutées et 999 pages ont été examinées. Une demande était en suspens à la fin de la période de référence, exigeant l'examen de 241 pages. L'École a recommandé la divulgation intégrale des dossiers dans le cas des 11 demandes de consultation.

Mesures prises à l'égard des demandes traitées :

• Divulgation intégrale : 15
• Divulgation partielle : 12
• Exception complète : 1
• Exclusion complète : 2
• Retrait : 6

Source des demandes :

• Entreprises : 6
• Médias : 5
• Milieu universitaire : 1
• Grand public : 14

Délai de traitement et prorogations

• Demandes traitées dans un délai de 1 à 15 jours : 8
• Demandes traitées dans un délai de 16 à 30 jours : 17
• Demandes traitées dans un délai de 31 à 60 jours : 8
• Demandes traitées dans un délai de 61 à 120 jours : 3

Sur les 36 demandes exécutées au cours de la période de référence, 33 ont été traitées dans le respect des délais prescrits. Dans huit cas, l'École a jugé nécessaire de demander une prorogation parce que ces demandes constituaient une entrave au fonctionnement de l'École et parce qu'elle avait besoin de temps pour consulter d'autres organisations gouvernementales. Une prorogation de 30 jours ou moins a été nécessaire pour sept de ces demandes, tandis qu'une prorogation de 30 à 60 jours a été exigée pour une demande.

Exceptions et exclusions

La présente section du rapport statistique vise à dénombrer les demandes pour lesquelles l'accès à l'information a été refusé en vertu d'une exception ou d'une exclusion précise. Lorsqu'une même exception ou exclusion a été invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n'est mentionnée qu'une seule fois dans le rapport.

L'École a appliqué des exceptions en vertu des articles, paragraphes et alinéas suivants de la Loi :
19(1) – renseignements personnels;
20(1)(b), 20(1)(d) – renseignements de tiers;
22.1(1) – vérifications internes;
23 – secret professionnel des avocats.

Les exclusions ont été invoquées en vertu des alinéas 69(1)(a), 69(1)(d), 69(1)(e) et 69(1)(g) objet a), objet d) et objet e) de la Loi.

Format des renseignements communiqués

Dans le cas de 20 demandes, les renseignements ont été divulgués sur papier, tandis que dans sept autres, ils ont été divulgués sous forme électronique.

Pages pertinentes divulguées

Comparativement à l'exercice précédent, le nombre de pages traitées et divulguées a considérablement augmenté.

En effet, 1 185 pages ont été divulguées en totalité, et 7 787 pages ont été divulguées de façon partielle, ce qui représente un total de 8 972 pages, contre 1 292 pages divulguées en 2011-2012.

Aperçu des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information depuis 2011-2012

Présomptions de refus

En tout, quatre demandes ont été traitées après le délai prescrit par la Loi en raison du nombre de pages que le Bureau de l'AIPRP avait à traiter pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Frais

La Loi prévoit des frais pour certaines activités liées au traitement de demandes officielles. En plus des 5 $ de frais de demande, des frais de recherche, de préparation et de reproduction peuvent s'appliquer à divers dossiers. Les frais actuellement en vigueur sont précisés dans le Règlement sur l'accès à l'information. Aucuns frais ne découlent de l'examen des dossiers ni des coûts indirects d'expédition. De plus, conformément à l'article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont facturés pour les cinq premières heures de recherche d'un dossier, ni pour la préparation d'une partie d'un dossier aux fins de divulgation.

Les frais perçus au cours de la période visée totalisaient 175 $.

Coûts

Les coûts salariaux liés à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information engagés par le Bureau de l'AIPRP s'élèvent environ à 160 526 $, et les frais généraux et d'entretien se chiffrent à 2 009 $, pour un total de 162 535 $. Pour ce qui est de l'effectif, les ressources affectées au cours de l'exercice 2012-2013 étaient de quatre employés à temps partiel.

Annexes

Rapport statistique

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période visée par le rapport :  du 1^er avril 2012 au 31 mars 2013

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Reçues pendant la période visée par le rapport : 26
En suspens à la fin de la période de rapport précédente : 10
Total : 36
Fermées pendant la période visée par le rapport : 36
Reportées à la prochaine période de rapport : 0

1.2 Source des demandes

Médias : 5
Secteur universitaire : 1
Secteur commercial (secteur privé) : 6
Organisme : 0
Public : 14
Total : 26

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

Alinéa 13(1)a) : 0
Alinéa 13(1)b) : 0
Alinéa 13(1)c) : 0
Alinéa 13(1)d) : 0
Alinéa 13(1)e) : 0

Alinéa 14a) : 0
Alinéa 14b) : 0

Paragraphe 15(1) Affaires internationales : 0
Paragraphe 15(1) Défense du Canada : 0
Paragraphe 15(1) Activités subversives : 0

Sous-alinéa 16(1)a)(i) : 0
Sous-alinéa 16(1)a)(ii) : 0
Sous-alinéa 16(1)a)(iii) : 0
Alinéa 16(1)b) : 0
Alinéa 16(1)c) : 0
Alinéa 16(1)d) : 0

Alinéa 16(2)a) : 0
Alinéa 16(2)b) : 0
Alinéa 16(2)c) : 0

Paragraphe 16(3) : 0

Alinéa 16.1(1)a) : 0
Alinéa 16.1(1)b) : 0
Alinéa 16.1(1)c) : 0
Alinéa 16.1(1)d) : 0

Paragraphe 16.2(1) : 0

Article 16.3 : 0

Alinéa 16.4(1)a) : 0
Alinéa 16.4(1)b) : 0

Article 16.5 : 0

Article 17 : 0

Alinéa 18a) : 0
Alinéa 18b) : 0
Alinéa 18c) : 0
Alinéa 18d) : 0

Alinéa 18.1(1)a) : 0
Alinéa 18.1(1)b) : 0
Alinéa 18.1(1)c) : 0
Alinéa 18.1(1)d) : 0

Paragraphe 19(1) : 11

Alinéa 20(1)a) : 0
Alinéa 20(1)b) : 9
Alinéa 20(1)b.1) : 0
Alinéa 20(1)c) : 0
Alinéa 20(1)d) : 1

Article 20.1 : 0

Article 20.2 : 0

Article 20.4 : 0

Alinéa 21(1)a) : 0
Alinéa 21(1)b) : 0
Alinéa 21(1)c) : 0
Alinéa 21(1)d) : 0

Article 22 : 0
Paragraphe 22.1(1) : 2

Article 23 : 2

Paragraphe 24(1) : 0

Article 26 : 0

2.3 Exclusions

Alinéa 68a) : 0
Alinéa 68b) : 0
Alinéa 68c) : 0

Article 68.1 : 0
Alinéa 68.2a) : 0
Alinéa 68.2b) : 0

Alinéa 69(1)a) : 2
Alinéa 69(1)b) : 0
Alinéa 69(1)c) : 0
Alinéa 69(1)d) : 1
Alinéa 69(1)e) : 2
Alinéa 69(1)f) : 0
Alinéa 69(1)g) re a) : 2
Alinéa 69(1)g) re b) : 0
Alinéa 69(1)g) re c) : 0
Alinéa 69(1)g) re d) : 1
Alinéa 69(1)g) re e) : 2
Alinéa 69(1)g) re f) : 0

Paragraphe 69.1(1) : 0

2.4 Support des documents divulgués

Communication totale :

• Papier : 13
• Électronique : 2
• Autres : 0

Communication partielle :

• Papier : 7
• Électronique : 5
• Autres : 0

Total :

• Papier : 20
• Électronique : 7
• Autres : 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Retards

2.6.1 Raison des retards dans le traitement des demandes

Nombre de demandes fermées en retard : 4

Raison principale : 

• Charge de travail : 4
• Consultation externe : 0
• Consultation interne : 0
• Autres : 0

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

De l'anglais au français : 

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Du français à l'anglais : 

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Partie 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 7 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts

Dépenses :

• Salaires : 160 526 $
• Heures supplémentaires : 0 $
• Biens et services : 2 009 $
  • Marchés de services professionnels : 0 $
  • Autres : 2 009 $
• Total : 162 535 $

7.2 Ressources humaines

Nombre de fois qu'une trousse d'accès à l'information a déjà été publiée de façon informelle

Institution : École de la fonction publique du Canada

Nombre de fois qu'une trousse d'accès à l'information a déjà été publiée de façon informelle : aucune

Arrêté autorisant la délégation des pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

Je, soussigné, sous-ministre/présidente de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, la vice-présidente, Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing, à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont elle est investie en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Original signé par :

Ottawa, Ontario
Le 13 décembre 2012

Loi sur l'accès à l'information

Je, soussigné, sous-ministre/présidente de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, la vice-présidente, Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing, à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont elle est investie en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Original signé par :

Ottawa, Ontario
Le 10 mars 2013

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