Rapport annuel au Parlement sur le Loi sur l'accès à l'information 2013-2014

Du 1^er avril 2013 au 31 mars 2014

Table des matières

• Introduction
• Délégation des pouvoirs
• Structure organisationnelle et responsabilités du Bureau de l'AIPRP
• Interprétation du Rapport statistique de 2013-2014 sur la Loi sur l'accès à l'information
• Formation et sensibilisation
• Nouvelles procédures, lignes directrices et directives
• Plaintes
• Évaluation du temps requis pour traiter les demandes
• Annexe A
  • Rapport statistique
  • Rapport complémentaire
• Annexe B – Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1^er juillet 1983, afin de donner aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès aux renseignements contenus dans les documents du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions bien précises et limitées.

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) accorde aux citoyens canadiens, de même qu'aux personnes et aux sociétés installées au Canada, un droit d'accès aux documents gouvernementaux fédéraux qui ne contiennent pas de renseignements de nature personnelle. La Loi complète, sans toutefois les remplacer, d'autres modalités d'accès à l'information gouvernementale. Elle ne vise aucunement à limiter, de quelque façon que ce soit, l'accès à l'information gouvernementale qui est normalement accessible au public sur demande.

Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi au cours de l'exercice 2013-2014. Ce rapport est présenté au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi.

L'École fait partie du portefeuille du Conseil du Trésor. Son mandat, établi dans sa loi habilitante, la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada, consiste à :

• inciter à la fierté et à l'excellence dans la fonction publique;
• stimuler un sens commun de la finalité, des valeurs et des traditions caractérisant la fonction publique;
• appuyer la croissance et le perfectionnement des fonctionnaires;
• contribuer à faire en sorte que les fonctionnaires disposent des connaissances, des habiletés et des compétences dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur travail;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins d'apprentissage de leur organisation;
• viser l'excellence en matière de gestion et d'administration publiques.

L'exécution de ce mandat repose sur quatre programmes : l'apprentissage de base, le perfectionnement en leadership organisationnel, l'innovation dans la gestion du secteur public et les services internes.

L'École veille à ce que les fonctionnaires aient les connaissances communes et les compétences en leadership et en gestion dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités à l'égard des Canadiens.

Délégation des pouvoirs

Aux fins de l'application de la Loi, la sous-ministre/présidente de l'École délègue les pleins pouvoirs à la directrice principale, Division du marketing et des communications, et à la vice-présidente, Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Un exemplaire de l'instrument de délégation signé figure à l'annexe B.

Structure organisationnelle et responsabilités du Bureau de l'AIPRP

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Bureau de l'AIPRP) fait partie de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing. Il est composé d'une directrice principale, qui assume les fonctions de coordonnatrice de l'AIPRP pour l'École, et de deux conseillers en AIPRP. Dans le cadre des efforts visant à satisfaire aux exigences de la Loi, un agent subalterne a été affecté au Bureau de AIPRP pour appuyer les activités liées à l'accès à l'information.

La coordonnatrice de l'AIPRP est responsable des activités quotidiennes liées à l'administration de la Loi.

Le Bureau de l'AIPRP de l'École est notamment chargé de ce qui suit :

• traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi, conformément à la législation, à la réglementation, ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• répondre aux demandes de consultation soumises par d'autres institutions et organismes fédéraux;
• donner des conseils et des indications aux requérants sur l'application de la Loi, ainsi que promouvoir la sensibilisation et la formation des employés de l'École;
• soutenir le Commissariat à l'information du Canada pour ce qui est du règlement des plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient divulgués sur le site Web de l'École;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École soient publiés dans Info Source;
• préparer le rapport statistique (figurant à l'annexe A du présent rapport) et le rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information, à l'intention du Parlement;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP du SCT.

En vertu de l'article 71 de la Loi, les organisations fédérales ont l'obligation d'aménager des locaux où le grand public peut consulter les manuels qu'utilisent les employés pour administrer ou mener à bien les programmes ou les activités dont ils sont chargés. Conformément à cet article, l'École dispose d'une bibliothèque servant de salle de lecture. Le public peut s'y présenter sur demande. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :

Campus Asticou
241, boulevard de la Cité-des-Jeunes, salle 1359
Gatineau (Québec) K1N 6Z2

Interprétation du Rapport statistique de 2013-2014 sur la Loi sur l'accès à l'information

Demandes reçues en vertu de la Loi

Du 1^er avril 2013 au 31 mars 2014, l'École a reçu 30 nouvelles demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi. Elle en a traité 27 et en a reporté 3 à l'exercice suivant.

De plus, l'École a reçu 16 nouvelles demandes de consultation présentées par d'autres organisations gouvernementale en vertu de la Loi et concernant des documents de l'École. Une demande de l'année précédente restait également à régler. Les 17 demandes de consultation ont été traitées et 507 pages ont été examinées. L'École a fourni ses recommandations dans les délais fixés par les organisations.

Disposition des demandes traitées

• Divulgation intégrale : 11
• Divulgation partielle : 11
• Aucun document n'existe : 2
• Demande abandonnée : 2
• Traitement informel : 1

Source des demandes

• Médias : 6
• Secteur universitaire : 1
• Secteur commercial (secteur privé) : 6
• Organismes : 3
• Public : 14

Délai de traitement et prorogations

• Demandes traitées dans un délai de 1 à 15 jours : 7
• Demandes traitées dans un délai de 16 à 30 jours : 14
• Demandes traitées dans un délai de 31 à 60 jours : 4
• Demandes traitées dans un délai de 61 à 120 jours : 2

L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais légaux si des consultations sont nécessaires, si la demande porte sur un nombre important de documents ou si le traitement de la demande dans les délais prévus initialement entrave de manière déraisonnable le fonctionnement de l'organisation.

Des 27 demandes classées au cours de la période de référence, 23 ont été traitées dans le respect des délais prescrits. Dans deux cas, l'École a jugé nécessaire de demander une prorogation de 30 jours ou moins afin de pouvoir consulter d'autres organisations gouvernementales.

Dans quatre cas, l'École n'a pas respecté ses délais législatifs. Dans l'un d'eux, une prorogation de 30 jours ou moins avait été appliquée.

Exceptions et exclusions

Ces sections du rapport statistique visent à indiquer le nombre de demandes pour lesquelles des exceptions ou des exclusions précises ont été invoquées. Lorsqu'une même exception ou exclusion est invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle n'est mentionnée qu'une seule fois dans le rapport.

L'École a invoqué 11 fois l'exception prévue au paragraphe 19(1) [renseignements personnels] et l'a appliquée à des renseignements qu'elle considérait comme étant de nature personnelle et qui concernaient quelqu'un d'autre, et pour lesquels le consentement quant à leur divulgation n'avait pas été obtenu. L'École a invoqué l'exception prévue aux alinéas 20 (1)a), b) et d) [renseignements de tiers] dans trois cas.

L'École n'a invoqué aucune exclusion en vertu de la Loi.

Format des documents divulgués

Dans le cas de 12 demandes, des documents sur papier ont été divulgués, tandis que dans 10 autres, ils l'ont été sous forme électronique.

Pages pertinentes divulguées

En tout, 1 726 pages ont été divulguées de façon intégrale, et 2 475 pages ont été divulguées de façon partielle, ce qui représente un total de 4 201 pages en 2013-2014, par rapport à 8 972 pages divulguées en 2012-2013.

Aperçu des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information depuis 2011-2012

^*Comprend les demandes en suspens de l'exercice précédent (retour au paragraphe source de la note 1)

Frais

La Loi prévoit l'application de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles. En plus des frais de demande de 5 $, certains frais de recherche, de préparation et de reproduction peuvent s'appliquer à divers dossiers. Les frais actuellement en vigueur sont précisés dans le Règlement sur l'accès à l'information. Aucuns frais ne sont exigés pour l'examen des documents ni pour les coûts indirects d'expédition. De plus, conformément à l'article 11 de la Loi, aucuns frais ne sont exigés en contrepartie des cinq premières heures de recherche d'un document, ni pour la préparation d'une partie d'un dossier aux fins de divulgation.

Les frais perçus au cours de la période visée totalisaient 320 $, dont 58 $ ont été remboursés ou exonérés.

Coûts

Selon les estimations, les coûts salariaux liés à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information engagés par le Bureau de l'AIPRP s'élèvent à 81 928 $, et les coûts généraux et les coûts d'entretien se chiffrent à 9 521 $, pour un total de 91 449 $.

Formation et sensibilisation

Le Bureau de l'AIPRP veille à fournir de l'information et des indications aux employés et aux requérants en ce qui concerne les exigences de la Loi sur l'accès à l'information, au moyen d'un dialogue continu et de discussions informelles. Au cours de l'exercice 2013-2014, les employés du Bureau de l'AIPRP ont répondu aux questions des employés et de la direction, et ont fourni des conseils sur divers sujets ayant trait à la Loi.

Au mois de novembre 2013, deux séances d'information au sujet de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été offertes aux employés de l'École. Au total, 30 employés y ont participé.

Le site intranet de l'École contient une section qui offre aux employés et aux agents de liaison de l'AIPRP des renseignements essentiels sur l'AIPRP.

Nouvelles procédures, lignes directrices et directives

Au cours de l'exercice 2013-2014, l'École n'a pas mis en œuvre de nouvelles procédures, lignes directrices ou directives, ni révisé celles qui étaient déjà en place concernant l'accès à l'information.

Depuis avril 2011, dans le cadre de l'initiative du Gouvernement ouvert, l'École publie sur son site Internet le résumé des demandes d'accès à l'information qu'elle traite.

Plaintes

L'enquête sur une plainte déposée en 2011-2012 (dossier 3212-00941) est toujours en cours au Bureau du commissaire à l'information. Le requérant allègue que l'École a mal appliqué les exceptions à la Loi et qu'il s'est ainsi vu refuser de façon injustifiée l'accès à des documents ou à des parties de ceux-ci.

Au cours de la période de référence, une plainte a été déposée contre l'École (dossier 3213-02060). Le requérant s'est plaint que celle-ci avait manqué à son obligation d'aider les auteurs de demandes en vertu de la Loi. Le Bureau du Commissaire à l'information est chargé de cette enquête.

Évaluation du temps requis pour traiter les demandes

Étant donné que l'École est un organisme de petite taille qui reçoit relativement peu de demandes par rapport à d'autres institutions, la vice-présidente de la Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing est tenue au courant du temps requis pour traiter les demandes de renseignements personnels au moyen d'exposés oraux réguliers et d'un rapport mensuel.

Annexe A – Rapport statistique

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période visée par le rapport : 01/04/2013 au 31/03/2014

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Reçues pendant la période visée par le rapport : 30

En suspens à la fin de la période de rapport précédente : 0

Total : 30

Fermées pendant la période visée par le rapport : 27

Reportées à la prochaine période de rapport : 3

1.2 Source des demandes

Médias : 6

Secteur universitaire :1

Secteur commercial (secteur privé) : 6

Organisme : 3

Public : 14

Total : 30

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

13(1)a) : 0
13(1)b) : 0
13(1)c) : 0
13(1)d) : 0
13(1)e) : 0

14a) : 0
14b) : 0

15(1) - A.I. [*] : 0
15(1) - Déf.[*] : 0
15(1) - A.S.[*] : 0

16(1)a)(i) : 0
16(1)a)(ii) : 0
16(1)a)(iii) : 0
16(1)b) : 0
16(1)c) : 0
16(1)d) : 0
16(2)a) : 0
16(2)b) : 0
16(2)c) : 0
16(3) : 0
16.1(1)a) : 0
16.1(1)b) : 0
16.1(1)c) : 0
16.1(1)d) : 0
16.2(1) : 0
16.3 : 0
16.4(1)a) : 0
16.4(1)b) : 0
16.5 : 0

17 : 0

18a) : 0
18b) : 0
18c) : 0
18d) : 0
18.1(1)a) : 0
18.1(1)b) : 0
18.1(1)c) : 0
18.1(1)d) : 0

19(1) : 11

20(1)a) : 1
20(1)b) : 2
20(1)b.1) : 0
20(1)c) : 0
20(1)d) : 1
20.1 : 0
20.2 : 0
20.4 : 0

21(1)a) : 0
21(1)b) : 0
21(1)c) : 0
21(1)d) : 0

22 : 0
22.1(1) : 0

23 : 0

24(1) : 0

26 : 0

^*A.I. : Affaires internationales (retour au paragraphe source de la note 2)
^*Déf. : Défense du Canada (retour au paragraphe source de la note 3)
^*A.S. : Activités subversives (retour au paragraphe source de la note 4)

2.3 Exclusions

68a) : 0
68b) : 0
68c) : 0
68.1 : 0
68.2a) : 0
68.2b) : 0

69(1)a) : 0
69(1)b) : 0
69(1)c) : 0
69(1)d) : 0
69(1)e) : 0
69(1)f) : 0
69(1)g) re (a) : 0
69(1)g) re (b) : 0
69(1)g) re (c) : 0
69(1)g) re (d) : 0
69(1)g) re (e) : 0
69(1)g) re (f) : 0
69.1(1) : 0

2.4 Support des documents divulgués

Communication totale

• Papier : 7
• Électronique : 3
• Autres : 0

Communication partielle

• Papier : 5
• Électronique : 7
• Autres : 0

Total

• Papier : 12
• Électronique : 10
• Autres : 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

Nombre de demandes fermées en retard : 4

Raison principale :

• Charge de travail : 3
• Consultation externe : 0
• Consultation interne : 1
• Autres : 0

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

De l'anglais au français :

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Du français à l'anglais :

• Acceptées : 0
• Refusées : 0
• Total : 0

Partie 3 – Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

3.2 Durée des prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes

Partie 6 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

Partie 7 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

7.1 Coûts

Dépenses :

• Salaires : 81 928 $
• Heures supplémentaires : 0 $
• Biens et services : 9 521 $
  • Marchés de services professionnels : 0 $
  • Autres : 9 521 $
• Total : 91 449 $

7.2 Ressources humaines

Annexe A – Rapport complémentaire

Institution : École de la fonction publique du Canada

Nombre de fois qu'une trousse d'accès à l'information a déjà été publiée de façon informelle : 5

L'École de la fonction publique du Canada n'a traité aucune consultation sur les confidences du Cabinet en vertu de l'AI au cours de l'année considérée.

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l'AI – Demandes auprès des Services juridiques

Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet selon l'AI – Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Annexe B – Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

Je, soussigné, sous-ministre/présidente de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, la vice-présidente, Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing, à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont elle est investie en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Original signé par :

Ottawa, Ontario
Le 9 décembre 2012

Loi sur l'accès à l'information

Je, soussigné, sous-ministre/présidente de l'École de la fonction publique du Canada, autorise, en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, la vice-présidente, Direction générale des orientations stratégiques, du développement des programmes et du marketing, à exercer en mon nom les pouvoirs de signer les attributions, les fonctions et les pouvoirs dont elle est investie en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Original signé par :

Ottawa, Ontario
Le 9 décembre 2012

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