Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information 2022-2023

Table of contents

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Délégation de pouvoirs
• Statistiques
• Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information 2022-2023
  • Section 1. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
  • Section 2. Demandes informelles
  • Section 3. Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande
  • Section 4. Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
  • Section 5. Prorogations
  • Section 6. Frais
  • Section 7. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
  • Section 8. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • Section 9. Enquêtes et comptes rendus de conclusion
  • Section 10. Recours judiciaire
  • Section 11. Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information
• Points saillants
  • Formation et sensibilisation
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Plaintes
  • Surveillance de la conformité
• Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information
• Annexe A : Délégation des pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information de 2022-2023
• Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2022-2023

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Lois révisés du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983. Elle accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux sociétés canadiennes le droit d'accéder aux dossiers du gouvernement qui ne contiennent pas de renseignements de nature personnelle. La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) complète, sans toutefois les remplacer, d'autres modalités d'accès à l'information gouvernementale. Par ailleurs, elle ne vise à limiter d'aucune façon l'accès aux dossiers du gouvernement qui seraient normalement accessibles au public sur demande, sous réserve de certaines exceptions bien précises et limitées.

Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi, au cours de l'exercice 2022-2023. L'École a le plaisir de présenter son rapport annuel au Parlement, conformément au paragraphe 94(1)^Note* de la Loi sur l'accès à l'information et à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Établie le 1er avril 2004, en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique et régie par la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada (Loi sur l'EFPC), l'École aide les administrateurs généraux à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de perfectionnement du leadership et de perfectionnement professionnel dans l'ensemble de la fonction publique en déterminant les besoins organisationnels, ainsi qu'en concevant et en offrant des programmes pratiques et de grande qualité qui répondent aux principaux besoins de perfectionnement des fonctionnaires.

À titre d'établissement public et en vertu de la Loi sur l'EFPC, l'École a le mandat suivant :

• inciter à la fierté et à l'excellence dans la fonction publique;
• stimuler un sens commun de la finalité, des valeurs et des traditions dans la fonction publique;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins d'apprentissage de leur organisation;
• mener des recherches et favoriser la sensibilisation à la gestion et à l'administration publiques, ainsi que l'innovation.

Dans l'exécution de sa mission, l'École agit pour ses organismes clients comme un établissement de formation et de perfectionnement professionnel institutionnel. Elle appuie l'apprentissage commun à tous les niveaux de la fonction publique et dans plus de 90 ministères et organismes fédéraux, alors que les organisations fédérales se concentrent sur la formation et le perfectionnement propres à leur mandat. L'École a pour mandat législatif de fournir une gamme d'activités d'apprentissage qui renforcent les capacités de la fonction publique à tous les niveaux et qui favorisent l'excellence de la gestion au sein de celle-ci. L'École joue un rôle clé pour aider les fonctionnaires à servir les Canadiens avec excellence à l'ère du numérique, dans un contexte où les Canadiens s'attendent à ce que leur gouvernement soit efficace, transparent et ouvert par défaut.

Structure organisationnelle

À l'École, les activités liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont principalement réalisées par l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux. Cette unité relève de la directrice générale, Communications et mobilisation, et est dirigée par une gestionnaire, qui est la coordonnatrice désignée de l'AIPRP de l'École, ainsi que deux conseillers principaux, un conseiller et deux analystes. Ces employés forment les ressources consacrées à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, y compris les responsabilités qui lui incombent en vertu des exigences de la partie 2 relatives à la publication proactive.

En plus de ses activités liées aux affaires parlementaires et à la responsabilité gouvernementale, les responsabilités de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux de l'École sont les suivantes :

• traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi conformément à la législation et à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux demandes de consultation en matière d'AIPRP provenant d'autres organismes gouvernementaux;
• fournir des conseils et des directives aux demandeurs sur l'application de la loi concernant l'AIPRP, ainsi que favoriser les mesures de sensibilisation et de formation destinées aux employés de l'École;
• collaborer avec le Commissariat à l'information et le Commissariat à la protection de la vie privée au règlement des plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient affichés dans les sites accessibles au public;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École (catégories de documents et fichiers de renseignements personnels) soient mis à jour annuellement dans le chapitre qui lui est réservé dans l'Info Source.
• préparer les rapports statistiques et les rapports annuels sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail dirigés par le Secrétariat du Conseil du Trésor qui s'adressent aux coordonnateurs et aux spécialistes de l'AIPRP.
• accroître la sensibilisation à une gamme de questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels pour assurer l'application des lois en la matière.

L'article 96 de la Loi sur l'accès à l'information permet à des institutions fédérales de fournir des services relatifs aux demandes d'accès à l'information à une autre institution fédérale placée sous l'autorité du même ministre. En 2022-2023, le Bureau de l'AIPRP de l'École de la fonction publique du Canada (le Bureau de l'AIPRP) n'a pas fourni de tels services.

Délégation de pouvoirs

En juillet 2022, le président de l'École a délégué les pleins pouvoirs aux fins de l'application de la Loi à la directrice générale, Communications et mobilisation, et à la gestionnaire de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux, à titre de coordonnatrice de l'AIPRP désignée. Un exemplaire de l'instrument de délégation signé pour la Loi, qui est entré en vigueur le 12 juillet 2022, figure à l'annexe A.

Statistiques

Interprétation du rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information 2022-2023

Voici une description de l'information contenue dans le Rapport statistique de 2022-2023 sur la Loi sur l'accès à l'information joint à l'annexe B.

Section 1. Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, soit 2022-2023, le Bureau de l'AIPRP de l'École de la fonction publique du Canada (le Bureau de l'AIPRP) a reçu 38 nouvelles demandes et en a reporté cinq de la période de référence précédente -pour un total de 43 demandes, dont 40 ont été fermées.

Parmi les cinq demandes reportées de la période de référence précédente (2021-2022), quatre provenaient de cette période de référence et une de la période de référence de 2019-2020. Toutes respectaient les délais prévus par la Loi (y compris les prorogations).

Le Bureau de l'AIPRP a reporté trois demandes à la période de référence de 2023-2024. Toutes ces demandes respectaient les délais prévus par la Loi. Les trois demandes concernaient la période de référence 2021-2022.

1.2 Source des demandes

Parmi les 38 demandes reçues au cours de la période de référence : 23 provenaient du public (61 %), sept provenaient de demandeurs qui ont refusé de s'identifier (18 %), trois provenaient du milieu universitaire (8 %), deux du secteur privé (5 %), deux provenaient d'organisations (5 %) et une était issue des médias (3 %).

1.3 Mode des demandes

Parmi les 38 nouvelles demandes reçues, 12 demandes provenaient du portail en ligne du SCT et 26 ont été reçues par courriel.

Section 2. Demandes informelles

Une demande informelle est une demande de renseignements adressée au Bureau de l'AIPRP d'une institution du gouvernement du Canada qui n'est pas présentée ou traitée en vertu de la Loi. Aucuns frais ne peuvent être perçus pour une demande informelle et le traitement d'une telle demande n'est pas assujetti à un délai. Par ailleurs, selon la loi, le demandeur ne jouit pas du droit de présenter une plainte au Commissaire à l'information du Canada.

2.1 Demandes informelles

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a reçu 253 demandes non officielles, dont une qui a été traitée de manière informelle, et les 252 autres concernaient des demandes déjà communiquées.

2.2 Mode des demandes informelles

Parmi les 253 demandes reçues, 98 demandes provenaient du portail en ligne du SCT et 155 ont été reçues par courriel.

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

Parmi les 253 demandes reçues, 39 ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, 20, dans un délai de 16 à 30 jours, 98, dans un délai de 31 à 60 jours, 34, dans un délai de 61 à 120 jours, 51, dans un délai de 121 à 180 jours et 11, dans un délai de 181 à 365 jours.

2.4 Pages communiquées informellement

Pour l'unique demande non officielle reçue et traitée de manière informelle, 45 pages ont été traitées et communiquées.

La communication informelle de pages a lieu dans le cas de demandes de documents que l'institution n'a pas communiqués lors du traitement d'une demande formelle présentée en vertu de la Loi.

2.5 Pages recommuniquées informellement

Le Bureau de l'AIPRP a reçu 252 demandes visant à recommuniquer des documents traités dans le cadre d'une demande présentée en vertu de la Loi et, au total, 104 920 pages ont été recommuniquées.

Des pages sont recommuniquées de façon informelle dans le cas de demandes d'accès à l'information déjà traitées et communiquées par l'institution en réponse à une demande formelle présentée en vertu de la Loi.

Section 3. Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Aucune demande présentée au Bureau de l'AIPRP en vertu de la Loi sur l'accès à l'information n'a été jugée vexatoire, de mauvaise foi ou un abus de droit.

Section 4. Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

4.1 Disposition et délai de traitement

Parmi les 40 demandes fermées au cours de la période visée par le présent rapport : 31 (soit 78 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours, quatre (soit 10 %), dans un délai de 31 à 60 jours, deux (soit 5 %), dans un délai de 61 à 120 jours, deux (soit 5 %), dans un délai de 121 à 180 jours et une demande (soit 2 %), dans un délai supérieur à 365 jours.

Parmi les 40 demandes fermées, une demande (soit 2 %) a été abandonnée par le demandeur. Les 39 demandes restantes ont été communiquées de la manière suivante : 33 (soit 83 %) ont toutes été divulguées et six (soit 15 %) ont été divulguées partiellement.

4.2 Exceptions

L'exception la plus souvent invoquée, citée dans six demandes, était celle portant sur le paragraphe 19(1) de la Loi (protection des renseignements personnels).

Alinéa 13(1) – Sous réserve du paragraphe (2), le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la divulgation de documents qui ont été obtenus à titre confidentiel :
a) du gouvernement d'un État étranger ou de l'une de ses institutions;

Alinéa 15(1) – de renseignements concernant les caractéristiques, les capacités, le rendement, le potentiel, le déploiement, les fonctions ou le rôle des établissements de défense, des forces, unités ou personnels militaires ou des personnes ou organisations chargées de la détection, de la prévention ou de la répression d'activités hostiles ou subversives.

Alinéa 16(2)c) – porte sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou ouvrages ou de réseaux ou systèmes divers, y compris des réseaux ou systèmes informatisés ou de communications, ou sur les méthodes employées pour leur protection.

Alinéa 17 – Le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus.
Paragraphe 19(1) – sous réserve du paragraphe (2), le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant des renseignements personnels.

Alinéa 20(1)b) – porte sur des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers.

Alinéa 20(1)c) – de renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité;

Alinéa 20(1)d) – porte sur des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d'entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d'autres fins.

Alinéa 21(1)a) – d'avis ou de recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre;

Alinéa 21(1)b) – de comptes rendus de consultations ou délibérations auxquelles ont participé des administrateurs, dirigeants ou employés d'une institution fédérale, un ministre ou son personnel;

Alinéa 23 – Le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la divulgation de documents contenant des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client.

4.3 Exclusions

L'École a invoqué deux dispositions d'exclusion, dont l'une pour l'alinéa 69(1)a) et l'autre pour l'alinéa 69(1)e).

69(1) La présente partie ne s'applique pas aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, notamment aux

• a) notes destinées à soumettre des propositions ou recommandations au Conseil;
• e) documents d'information à l'usage des ministres sur des questions portées ou qu'il est prévu de porter devant le Conseil, ou sur des questions qui font l'objet des communications ou discussions visées à l'alinéa d);

4.4 Format des renseignements communiqués

Parmi les 40 demandes fermées, 39 ont été communiquées en format électronique et une demande a été abandonnée par le demandeur pour lequel aucun document n'a été communiqué. 

Parmi les 39 demandes communiquées en format électronique, une contenait des enregistrements vidéo.

4.5 Complexité

Les sections suivantes portent sur différents facteurs qui ont influé sur la complexité des demandes terminées pendant la période de référence visée par le présent rapport.

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Parmi les 40 demandes fermées : 40 demandes (39 correspondaient à des documents pertinents et deux ont été abandonnées) ont engendré le traitement de 14 085 pages pertinentes. Au total, 12 389 pages pertinentes ont été communiquées en partie ou en entier. Les 1 696 pages restantes ont été soit retenues en vertu d'exceptions prévues par la Loi, soit jugées non pertinentes ou des doubles.

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Parmi les 40 demandes fermées qui correspondaient à des documents pertinents, 18 demandes ont nécessité le traitement de 100 pages ou moins, pour un total de 349 pages, 15 demandes ont engendré le traitement de 101 à 500 pages, pour un total de 4 784 pages, cinq demandes ont nécessité le traitement de 501 à 1000 pages, pour un total de 4 069 pages et deux demandes ont engendré le traitement de 1001 à 5000 pages, pour un total de 4 883 pages.

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité de minutes pertinentes en format audio.

4.5.4 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio

Aucune demande n'a nécessité du Bureau de l'AIPRP qu'il traite ou communique des minutes pertinentes en format audio.

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Le Bureau de l'AIPRP a traité une demande à laquelle correspondaient des enregistrements vidéo, ainsi que des documents. Dans cette unique demande, le Bureau de l'AIPRP a traité 215 minutes d'enregistrements vidéo et communiqué 215 minutes.

4.5.6 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo

Le fichier vidéo comprenait 215 minutes d'enregistrements vidéo traités qui ont donné lieu à 215 minutes d'enregistrements vidéo divulgués, lesquels enregistrements respectaient le critère de « plus de 120 minutes traitées ».

4.5.7 Autres complexités

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a consulté d'autres institutions fédérales et des tiers à sept reprises.

4.6 Demandes fermées

La section suivante porte sur le nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi.

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Parmi les 40 demandes fermées, toutes l'ont été dans les délais prévus par la Loi, ce qui a permis d'atteindre un taux de conformité de 100,00 %.

Table 4.6.1 Aperçu pluriannuel des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

Les sections suivantes servent à contextualiser les motifs qui ont mené à des présomptions de refus pendant la période de référence visée par le présent rapport.

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Aucune demande n'a été fermée au-delà des délais prévus par la Loi. Cela témoigne de l'engagement du Bureau de l'AIPRP à assurer un accès opportun aux documents pertinents et à respecter la Loi.

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

Aucune demande n'a été fermée au-delà des délais prévus par la Loi.

4.8 Demandes de traduction

Pendant la période de référence, il n'y a eu aucun cas où une demande n'a nécessité la traduction de documents pertinents dans une des langues officielles.

Section 5. Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l'accès à l'information permet au responsable d'une institution gouvernementale de proroger le délai initial dans les trois cas suivants :

• 9(1)a) : l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
• 9(1)b) : les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai;
• 9(1)c) : un avis est donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Neuf demandes fermées pendant la période de référence visée ont fait l'objet d'une prorogation, et ce, vertu des alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information.

5.2 Durée des prorogations

Parmi les neuf prorogations accordées, la majorité des prorogations (88,8 %) appliquées au cours de la période couverte par le rapport ont dépassé de 60 jours ou moins le délai législatif initial de 30 jours pour répondre à chaque demande.

Lorsqu'il demande une prorogation au-delà de 30 jours, le Bureau de l'AIPRP en avise le demandeur ainsi que le Commissariat à l'information du Canada.

Section 6. Frais

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, on fait rapport de l'information ci-dessous conformément aux exigences décrites à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information

Frais : 5 $

Frais perçus : 0 $

Annulation des frais : Le Bureau de l'AIPRP renonce à tous les frais prescrits par la Loi et le Règlement, en plus des frais de demande de 5 $ exigés pour une demande d'accès à l'information, comme le prévoit l'alinéa 7(1)a) du Règlement.

L'École a annulé 38 frais de demande pendant la période de référence. Le montant des frais annulés est de 190,00 $.

Au total, l'administration de la Loi a engendré des coûts de 197 999 $, comme le montre la section 11.

Section 7. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations du gouvernement du Canada

Parmi les 37 consultations réalisées : L'École a recommandé la divulgation complète de 34 (soit 92 %) demandes et la divulgation partielle de trois (soit 8 %) demandes. L'ensemble des demandes ont été traitées dans les délais prévus.

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations.

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

L'École a recommandé la divulgation complète de 34 (soit 92 %) des 37 demandes de consultation terminées, qui ont été réalisées en respectant les délais prévus. Sinon, l'École a recommandé la divulgation partielle de trois demandes (soit 8 %), qui a aussi été traitée en respectant les délais prévus.

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations, dont des gouvernements provinciaux, territoriaux, municipaux ou d'autres pays.

Section 8. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet au ministère de la Justice.

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Le Bureau de l'AIPRP a envoyé une consultation concernant l'application des documents confidentiels du Cabinet au Bureau du Conseil privé dont le traitement a nécessité 21 jours.

Section 9. Enquêtes et comptes rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

Au début de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP gérait une plainte en suspens provenant de la période de référence de 2019-2020.

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune nouvelle plainte déposée au titre de la Loi.

9.2 Enquêtes et comptes rendus de conclusion

Pendant la période de référence, l'École a reçu un compte rendu officiel de conclusion du Commissariat à l'information du Canada, à la suite duquel la demande a été fermée, car jugée fondée.

Il n'y a actuellement aucune plainte en instance en vertu de la Loi.

Section 10. Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

Aucune action en justice n'a été entamée devant la Cour fédérale au sujet de plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Aucune action en justice n'a été entamée devant la Cour fédérale au sujet de plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information.

Section 11. Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

11.1 Coûts

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a dépensé au total 197 999 $ en dotation et en biens et services. Ces coûts excluent les ressources auxquelles ont eu recours les secteurs des programmes de l'École pour répondre aux exigences de la Loi.

11.2 Ressources humaines

Au total, 2.475 années-personnes ont été consacrées aux activités liées à l'accès à l'information.

Points saillants

Faits intéressants pour 2022-2023

Formation et sensibilisation

Grâce à divers types de communications, l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux (Bureau de l'AIPRP) informe et guide les employés et les demandeurs en ce qui a trait à l'administration et aux exigences de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi). Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a répondu à un nombre considérable de demandes de conseils et de directives sur une gamme de sujets concernant la Loi.

Le site intranet du Bureau de l'AIPRP fait l'objet de mises à jour continues pour offrir aux employés et aux agents de liaison de l'École de l'information essentielle sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, mais également pour garantir que les membres du personnel et de l'organisation respectent leurs obligations redditionnelles conformément à la Loi.

En plus des ressources créées par le Bureau de l'AIPRP, l'École a procédé à l'élaboration de formations destinées à son personnel sur les fondements de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, et sur la protection de la vie privée et ses politiques. Au total, quatre séances ont eu lieu dans les deux langues officielles :

• quatre séances sur les fondements de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels : 18 participants

Activités liées à la Journée de la protection des données (26 janvier 2023)

• Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP 101) : 34 participants

Activités liées à la Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée de 2022 (du 2 au 8 mai 2022)

• Exposé du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada présenté à tous les employés du gouvernement fédéral : Les renseignements personnels accessibles au public – La protection de la vie privée, le fondement même de la confiance : 500 participants
• Jeu-questionnaire sur les connaissances

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Bureau de l'AIPRP s'est concentré sur la sensibilisation, ainsi que sur l'élaboration et la révision de ses lignes directrices et procédures au cours des deux dernières années. Cette année, il a créé et mis en œuvre ce qui suit :

• une présentation intitulée : Les fondements de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels;
• une présentation intitulée : La protection de la vie privée et ses politiques : une boîte à outils pour vous;
• une version révisée de l'aide-mémoire et des gabarits de l'EFVP;
  
• une version révisée du protocole en cas d'atteinte à la vie privée;
• une version révisée du protocole en cas d'atteinte à la vie privée de l'EFPC;
• des outils de travail destinés au personnel de l'École pour l'aider à satisfaire aux exigences en matière d'administration de la Loi.

Plaintes

Au début de la période de référence, le Bureau de l'AIPRP gérait une plainte en suspens provenant de la période de référence de 2019-2020.

Pendant la période de référence, l'École a reçu un compte rendu officiel de conclusion du Commissariat à l'information du Canada, à la suite duquel la demande a été fermée, car jugée fondée.

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune nouvelle plainte déposée au titre de la Loi.

Il n'y a actuellement aucune plainte en instance en vertu de la Loi. 

Surveillance de la conformité

Puisque l'École est une petite organisation qui reçoit une nombre relativement bas de demandes comparativement à d'autres organisations, on tient la haute direction au courant du temps consacré au traitement des demandes d'accès à l'information au moyen d'un rapport hebdomadaire et de séances d'information régulières.

Le personnel du Bureau de l'AIPRP discute du rapport hebdomadaire avec la directrice générale, Communications et mobilisation, toutes les semaines. Le président, les vice-présidents, les directeurs généraux et les agents de liaison reçoivent également le rapport de façon hebdomadaire.

Aperçu pluriannuel des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Incidences de la COVID

En raison des mesures de distanciation sociale que doit respecter le personnel de l'École, celle-ci disposait d'une capacité partielle pour traiter les documents en format papier liés à des demandes d'AIPRP. Par conséquent, sa conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels n'a été touchée que de façon négligeable. Les mesures d'atténuation prises comprenaient notamment accorder des prorogations aux bureaux de première responsabilité afin de leur permettre de fournir les documents pertinents liés à plusieurs demandes.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information

Aux fins de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information (LAI), l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) est considérée comme une institution fédérale, conformément à l'annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Conformément à la partie 2 de la LAI, les publications suivantes sont divulguées de façon proactive par l'EFPC pour la période de 2022 à 2023 sur le site Web Gouvernement ouvert :

Dépenses de déplacement
Pour la période de 2022-2023, il y a eu 23 publications relatives aux déplacements.

Frais d'accueil
Pour la période de 2022-2023, il y a eu 1 publication portant sur l'accueil.

Rapports déposés au Parlement
Pour la période de 2022-2023, il y a eu 5 publications de rapport déposés au Parlement.

• Rapport annuel sur l'administrations de la Loi sur l'accès à l'information
• Rapport annuel sur l'administrations de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Rapport sur la Loi sur les frais de service
• Rapport sur les résultats ministériels
• Rapport sur le plan ministériel

Contrats de plus de 10 000 $
Pour la période de 2022-2023, il y a eu 114 publications portant sur des contrats d'une valeur de plus de 10 000 $.

Reclassification de postes
Pour la période de 2022-2023, il y a eu 1 publication portant sur la reclassification de postes.

Subventions et contributions de plus de 25 000 $
Pour la période de 2022-2023, il n'y a eu aucune publication portant sur les subventions et les contributions de plus de 25 000 $.

Contrats de 10 000 $ ou moins
Pour la période de 2022-2023, il y a eu 1 publication portant sur un contrat qui avait été conclu pour une valeur de 10 000 $ ou moins, qui a été modifiée pour une valeur excédant 10 000 $.

Augmentation ou diminution de la valeur d'un contrat
Pour la période de 2022-2023, il y a eu 10 publications portant sur des contrats dont la valeur a été augmentée ou diminuée de plus de 10 000 $.

Conformément à la Directive sur les demandes d'accès à l'information, le Bureau de l'Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) publie chaque mois des sommaires des demandes d'accès à l'information complétées. Au total, 38 résumés ont été publiés en 2022-2023.

En plus des exigences législatives de la partie 2 de la Loi, le bureau de l'AIPRP appuie également les activités de publication proactive au sein de l'École. En 2022-2023, le bureau de l'AIPRP a reçu des demandes d'examen de 48 titres de notes d'information avant leur publication.

Enfin, 90 % des publications susmentionnées ont été divulguées de façon proactive au cours de la période visée par le présent rapport, dans les délais prescrits par la Loi. Les cas de non-conformité (c'est-à-dire les 10 % restants) étaient des cas où un avis "NIL" était requis et n'a pas été rempli. L'EFPC a identifié cette lacune dans ses processus et a pris des mesures pour garantir des divulgations cohérentes et régulières.

Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information, le président de l'École de la fonction publique du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l'École de la fonction publique du Canada, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information de 2022-2023

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 : Demandes informelles

Section 3 : Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

Section 5: Prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion

Section 10 : Recours judiciaire

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2022‑2023

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 5: Numéro d'assurance social

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

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