Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information 2023‑2024

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Délégation des pouvoirs
• Statistiques
• Interprétation du rapport statistique
  • Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
  • Section 2 – Demandes informelles
  • Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande
  • Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
  • Section 5 – Prorogations
  • Section 6 – Frais
  • Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
  • Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • Section 9 – Enquêtes et comptes rendus de conclusion
  • Section 10 – Recours judiciaires
  • Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information
• Points saillants
  • Formation et sensibilisation
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Plaintes
  • Surveillance de la conformité
• Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information
• ANNEXE A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• ANNEXE B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information
• ANNEXE C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

C'est avec plaisir que l'École de la fonction publique du Canada (l'École) présente au Parlement son rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information. Ce rapport a été rédigé et est présenté conformément au paragraphe 94(1) de la Loi et décrit de quelle façon l'École a assumé et respecté ses obligations en vertu de la Loi du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

Objet de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information a pour objet d'accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l'État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions. À cet égard :

• la partie 1 élargit l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif;
• la partie 2 fixe des exigences visant la publication proactive de renseignements.

À propos de l'École de la fonction publique du Canada

Contexte

L'École de la fonction publique du Canada a été créée le 1er avril 2004, lorsque les dispositions législatives de la partie IV de la Loi sur la modernisation de la fonction publique sont entrées en vigueur. L'École fait partie du portefeuille du Conseil du Trésor depuis juillet 2004. Menant ses activités en vertu de la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada, l'École découle de la fusion des trois organismes suivants : le Centre canadien de gestion, Formation et perfectionnement Canada et Formation linguistique Canada. Elle rend compte au Parlement par l'entremise de la ministre du Conseil du Trésor, qui est responsable de l'École.

En savoir plus sur le mandat de l'École.

Responsabilités

L'École a le mandat législatif de fournir une gamme d'activités d'apprentissage à l'échelle organisationnelle qui renforcent les capacités personnelles et organisationnelles, et qui favorisent l'excellence de la gestion au sein de l'administration publique centrale. Faisant appel à un vaste éventail de produits d'apprentissage, à diverses méthodes de prestation et à une plateforme d'apprentissage en ligne, l'École fournit aux fonctionnaires les connaissances, les habiletés et les compétences de base requises aujourd'hui et demain pour fournir des services d'excellence à la population canadienne.

L'École vise à obtenir le résultat stratégique suivant : les fonctionnaires fédéraux ont les connaissances, les habiletés et les compétences communes dont ils ont besoin pour exercer leurs responsabilités envers les Canadiens.

Pour en savoir plus sur les responsabilités essentielles de l'École, les ressources et les résultats prévus, le cadre de production de rapports, etc., consultez son plan ministériel pour 2024-2025.

Structure organisationnelle

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l'École est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures permettant de veiller à ce que l'École respecte la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Bureau de l'AIPRP est aussi chargé de répondre aux demandes soumises en vertu de ces lois.

L'AIPRP et Affaires parlementaires et du Cabinet fait partie de la Direction des communications et de la mobilisation. Lorsque son équipe est complète, elle compte six employés.

En plus des activités liées à la Loi sur l'accès à l'information, l'unité responsable de l'AIPRP et des affaires parlementaires et du Cabinet assume les responsabilités suivantes :

• traiter les demandes d'accès à l'information présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels conformément à la législation et à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux demandes de consultation en matière d'AIPRP provenant d'autres organismes gouvernementaux;
• fournir des conseils et des directives aux demandeurs sur l'application de la loi concernant l'AIPRP, ainsi que favoriser les mesures de sensibilisation et de formation destinées aux employés de l'École;
• collaborer avec le Commissariat à l'information et le Commissariat à la protection de la vie privée au règlement des plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient affichés dans les sites accessibles au public;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École (catégories de documents et fichiers de renseignements personnels) soient mis à jour annuellement dans le chapitre qui lui est réservé dans Info Source;
• préparer des rapports statistiques et des rapports annuels sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail dirigés par le Secrétariat du Conseil du Trésor qui s'adressent aux coordonnateurs et aux spécialistes de l'AIPRP;
• sensibiliser le personnel à diverses questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels pour assurer la conformité aux lois en la matière;
• faire le suivi des publications proactives effectuées en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information.

Le Bureau de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec huit agents de liaison de l'AIPRP de l'École qui veillent à ce que les demandes soient traitées promptement et que les dossiers pertinents soient transmis au Bureau de l'AIPRP dans les délais prescrits.

L'article 96 de la Loi sur l'accès à l'information permet aux institutions fédérales de fournir des services relatifs aux demandes d'accès à l'information à une autre institution fédérale placée sous l'autorité du même ministre. En 2023-2024, le Bureau de l'AIPRP de l'École n'a pas fourni de tels services.

Durant la période visée par le rapport, aucune entité telle que des filiales non-opérationnelles (« papier ») ne relevaient de l'École.

Délégation des pouvoirs

Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information, le président de l'École a délégué les pleins pouvoirs relatifs à l'application de la Loi à la directrice générale de la Direction des communications et de la mobilisation.

Un exemplaire de l'instrument de délégation signé pour la Loi, qui est entré en vigueur le 21 septembre 2023, figure à l'annexe A.

Statistiques

Interprétation du rapport statistique

Voici une description de l'information contenue dans le Rapport statistique de 2023-2024 sur la Loi sur l'accès à l'information joint à l'annexe B.

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes

Pendant la période visée par le présent rapport, soit 2023-2024, le Bureau de l'AIPRP de l'École a reçu 28 nouvelles demandes et en a reporté 3 de la période de référence précédente (2022-2023), pour un total de 31 demandes, dont 29 ont été fermées.

Les trois demandes reportées de la période de référence précédente l'étaient toutes de la période 2022-2023, et toutes respectaient les délais prévus par la Loi (y compris les prorogations).

Le Bureau de l'AIPRP a reporté deux demandes à la période de référence de 2024-2025, et ces demandes respectaient les délais prévus par la Loi. Les deux demandes concernaient la période de référence 2023-2024.

1.2 Source des demandes

Parmi les 28 demandes reçues au cours de la période de référence : 16 provenaient du public (57 %), 6 provenaient de demandeurs qui ont refusé de s'identifier (22 %), 2 provenaient du secteur universitaire (7 %), 4 du secteur privé (14 %), et aucune ne provenait des médias ou d'organisations.

1.3 Mode des demandes

Parmi les 28 nouvelles demandes reçues, 24 demandes provenaient du portail en ligne du SCT et 4 ont été reçues par courriel.

Section 2 – Demandes informelles

Une demande informelle est une demande de renseignements adressée au bureau de l'AIPRP d'une institution gouvernementale qui n'est pas présentée ou traitée selon le processus officiel exposé dans la Loi. Aucuns frais ne peuvent être perçus pour une demande informelle, et le traitement d'une telle demande n'est pas assujetti à un délai. Par ailleurs, selon la Loi, le demandeur ne jouit pas du droit de présenter une plainte au Commissaire à l'information du Canada.

Avec le consentement du demandeur, le bureau de l'AIPRP peut traiter de manière informelle la demande soumise en vertu de la Loi lorsqu'il est approprié de le faire. Cette façon de faire contribue à rendre l'information plus accessible au public.

Les demandes informelles comprennent notamment les suivantes :

• Les demandes officielles qui ont été annulées au profit de la communication informelle des renseignements. Par exemple, les renseignements demandés pourraient déjà se trouver en ligne. De telles demandes ne doivent pas être considérées comme étant annulées, ni comme des demandes officielles.
• Les demandes concernant des renseignements ayant déjà été communiqués, comme celles soumises à la suite de la publication en ligne de résumés de demandes officielles qui ont été traitées. Ces types de demandes sont également appelés « nouvelles communications » ou « communications subséquentes informelles ».

2.1 Demandes informelles

Durant la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP a reçu 22 demandes informelles : 19 concernaient des renseignements recommuniqués et 3 étaient des demandes officielles pour lesquelles les renseignements ont été communiqués de manière informelle.

2.2 Mode des demandes informelles

Parmi les 22 demandes reçues, 18 demandes provenaient du portail en ligne du SCT et 4 ont été reçues par courriel.

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

Parmi les 22 demandes reçues, 21 ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, et 1 dans un délai de 16 à 30 jours.

2.4 Pages communiquées informellement

Pour les 3 demandes reçues et traitées de manière informelle, 163 pages ont été traitées et communiquées.

2.5 Pages recommuniquées informellement

Le Bureau de l'AIPRP a reçu 19 demandes pour que soient recommuniqués des documents traités dans le cadre d'une demande présentée en vertu de la Loi et, au total, 25 528 pages ont été recommuniquées.

Section 3 – Demandes à la commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Pendant la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP n'a pas demandé à la commissaire à l'information l'autorisation de ne pas donner suite à une demande.

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

4.1 Disposition et délai de traitement

Parmi les 29 demandes fermées au cours de la période visée par le présent rapport : 20 (69 %) ont été traitées dans un délai de 30 jours ; 3 (10 %), dans un délai de 31 à 60 jours ; 3 (10 %), dans un délai de 61 à 120 jours ; 2 (7 %), dans un délai de 121 à 180 jours ; et 1 (4 %), dans un délai de 181 à 365 jours.

Parmi les 29 demandes fermées, 21 ont été communiquées des manières suivantes : 10 (34 %) ont été divulguées en entier; 11 (38 %) ont été divulguées partiellement; 4 (14 %) ont été abandonnées par le demandeur. Pour les 4 demandes restantes (14 %), il n'existait aucun document pertinent.

4.2 Exceptions

L'exception la plus souvent invoquée, citée dans huit demandes, était celle portant sur le paragraphe 19(1) de la Loi (protection des renseignements personnels).

Paragraphe 15(1) : porte sur les renseignements concernant les caractéristiques, les capacités, le rendement, le potentiel, le déploiement, les fonctions ou le rôle des établissements de défense, des forces, unités ou personnels militaires ou des personnes ou organisations chargées de la détection, de la prévention ou de la répression d'activités hostiles ou subversives.

Alinéa 16(2)c) : porte sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou ouvrages ou de réseaux ou systèmes divers, y compris des réseaux ou systèmes informatisés ou de communications, ou sur les méthodes employées pour leur protection.

Paragraphe 19(1) : sous réserve du paragraphe (2), le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant des renseignements personnels.

Alinéa 20(1)a) : concerne des secrets industriels de tiers ;

Alinéa 20(1)b) : concerne les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers.

Alinéa 20(1)c) : porte sur les renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité.

Alinéa 20(1)d) : porte sur des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d'entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d'autres fins.

Alinéa 21(1)a) : concerne des avis ou des recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre.

Alinéa 21(1)b) : concerne des comptes rendus de consultations ou délibérations auxquelles ont participé des administrateurs, dirigeants ou employés d'une institution fédérale, un ministre ou son personnel.

4.3 Exclusions

L'École a invoqué une disposition d'exclusion, soit l'alinéa 69(1)g).

69(1) La présente partie ne s'applique pas aux documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada, notamment aux :

• a) notes destinées à soumettre des propositions ou recommandations au Conseil;
• g) documents contenant des renseignements relatifs à la teneur des documents visés aux alinéas a) à f).

4.4 Format des renseignements communiqués

Parmi les 29 demandes fermées, 21 ont été communiquées entièrement ou en partie en format électronique et 4 ont été abandonnées par le demandeur. Pour les quatre demandes restantes, il n'existait aucun document pertinent.

Parmi les 21 demandes communiquées en format électronique, une contenait des enregistrements vidéo.

4.5 Complexité

Les sections suivantes portent sur différents facteurs qui ont influé sur la complexité des demandes terminées pendant la période de référence visée par le présent rapport.

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Parmi les 29 demandes fermées, 25 ont engendré le traitement de 17 897 pages pertinentes (21 correspondaient à des documents pertinents et 4 ont été abandonnées). Au total, 14 025 pages pertinentes ont été communiquées en partie ou en entier. Les 3 872 pages restantes ont été soit retenues en vertu d'exceptions prévues par la Loi, soit jugées non pertinentes ou comme étant des doubles.

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Parmi les 29 demandes fermées qui correspondaient à des documents pertinents :

• 16 demandes ont nécessité le traitement de 100 pages ou moins, pour un total de 309 pages;
• 4 demandes ont engendré le traitement de 101 à 500 pages, pour un total de 983 pages;
• 3 demandes ont nécessité le traitement de 501 à 1 000 pages, pour un total de 2 566 pages;
• 1 demande a engendré le traitement de 1 001 à 5 000 pages, pour un total de 1 987 pages;
• 1 demande a nécessité le traitement de plus de 5 000 pages, pour un total de 12 052 pages.

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité de minutes pertinentes en format audio.

4.5.4 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité ou divulgué de minutes pertinentes en format audio.

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Le Bureau de l'AIPRP a traité une demande à laquelle correspondaient des enregistrements vidéo, ainsi que des documents. Pour cette unique demande, le Bureau de l'AIPRP a traité un enregistrement vidéo de 996 minutes, dont 47 minutes ont été communiquées.

4.5.6 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

Le fichier vidéo comprenait 996 minutes d'enregistrements vidéo traités qui ont donné lieu à 47 minutes d'enregistrements vidéo divulgués; ces enregistrements respectaient le critère « plus de 120 minutes traitées ».

4.5.7 Autres complexités

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a consulté d'autres institutions fédérales et des tiers à 10 reprises.

4.6 Demandes fermées

La section suivante porte sur le nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi.

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

Parmi les 29 demandes fermées, toutes l'ont été dans les délais prévus par la Loi, ce qui a permis d'atteindre un taux de conformité de 100,00 %.

Tableau 4.6.1 Aperçu pluriannuel des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

Les sections suivantes servent à contextualiser les motifs qui ont mené à des présomptions de refus pendant la période de référence visée par le présent rapport.

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Aucune demande n'a été fermée au-delà des délais prévus par la Loi. Cela témoigne de l'engagement constant du Bureau de l'AIPRP à assurer un accès rapide aux documents pertinents et à respecter la Loi.

4.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

Aucune demande n'a été fermée au-delà des délais prévus par la Loi.

4.8 Demandes de traduction

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP n'a reçu ou traité aucune demande nécessitant la traduction de documents pertinents.

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l'accès à l'information permet au responsable d'une institution gouvernementale de proroger son délai initial dans les trois cas suivants :

1. L'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande ;
2. Les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai ;
3. Un avis est donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Treize demandes fermées pendant la période de référence visée ont fait l'objet d'une prorogation, et ce, en vertu des alinéas 9(1)a), 9(1)b) et 9(1)c) de la Loi.

5.2 Durée des prorogations

Parmi les 13 prorogations accordées durant la période visée, la majorité (61,53 %) a été de 60 jours ou moins au delà du délai législatif initial de 30 jours. La principale raison invoquée pour les prorogations était la consultation d'autres institutions du gouvernement ou de tiers. Dans certains cas, la prorogation a été demandée en raison du grand nombre de documents demandés et du fait que l'observation du délai aurait entravé de façon sérieuse les activités.

Lorsqu'il demande une prorogation au-delà de 30 jours, le Bureau de l'AIPRP en avise le demandeur ainsi que le Commissariat à l'information du Canada.

Section 6 – Frais

L'École a annulé les frais de 28 demandes pendant la période de référence. Le montant des frais annulés est de 140,00 $.

Annulation des frais : Le Bureau de l'AIPRP renonce à tous les frais prescrits par la Loi et le Règlement sur l'accès à l'information, en plus des frais de demande de 5 $ exigés pour une demande d'accès à l'information, comme le prévoit l'alinéa 7(1)a) du Règlement.

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations du gouvernement du Canada

Le Bureau de l'AIPRP a reçu 17 demandes de consultation d'autres institutions du gouvernement du Canada, pour un total de 1 678 pages de documents traitées.

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations.

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Parmi les 17 demandes de consultation terminées, toutes réalisées selon les délais prévus, les recommandations formulées à l'intention des autres institutions du gouvernement du Canada se répartissaient comme suit : la divulgation complète pour 14 demandes (ou 82 %); la divulgation partielle pour 2 demandes (ou 12 %); le refus complet pour 1 demande (ou 6 %).

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations à l'extérieur du gouvernement du Canada

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations, dont des gouvernements provinciaux, territoriaux, municipaux ou d'autres pays.

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet au ministère de la Justice.

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Le Bureau de l'AIPRP a envoyé une consultation concernant l'application des documents confidentiels du Cabinet au Bureau du Conseil privé dont le traitement a nécessité trois jours.

Section 9 – Enquêtes et comptes rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

Au début de la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP n'était saisi d'aucune plainte en instance ayant été déposée au titre de la Loi.

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a reçu cinq nouvelles plaintes déposées au titre de la Loi. Le Commissariat à l'information du Canada l'a avisé que deux de ces plaintes étaient considérées comme résolues pour cause de cessation d'enquête.

9.2 Enquêtes et comptes rendus de conclusion

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a reçu un compte rendu officiel de conclusion du Commissariat à l'information du Canada, à la suite duquel la demande a été fermée, car jugée non fondée.

Deux plaintes de la période de référence 2023-2024 sont toujours en instance et ont été reportées à la prochaine période de référence (2024-2025).

Section 10 – Recours judiciaires

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

Aucune action en justice n'a été entamée devant la Cour fédérale au sujet de plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Aucune action en justice n'a été entamée devant la Cour fédérale au sujet de plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b) de la Loi.

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

11.1 Coûts

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a dépensé au total 111 759 $ en dotation et en biens et services. Ces coûts excluent les ressources auxquelles ont eu recours les secteurs des programmes de l'École pour répondre aux exigences de la Loi.

11.2 Ressources humaines

Au total, 1.123 année-personne (ou équivalent temps plein) a été consacrée aux activités liées à l'accès à l'information.

Points saillants

Faits intéressants en 2023-2024

Formation et sensibilisation

L'exercice 2023-2024 a été une année productive pour le Bureau de l'AIPRP de l'École. En plus de traiter les demandes, il s'est efforcé d'améliorer ses services et ses processus internes, en fournissant des conseils judicieux aux bureaux de première responsabilité et aux responsables de l'École. Le Bureau de l'AIPRP est axé sur le service à la clientèle et s'emploie à traiter les demandes actives se trouvant dans la file d'attente en respectant les délais prescrits. Il appuie également les programmes de l'École et apporte son expertise au bon déroulement d'autres initiatives qui ne sont pas visées par les exigences des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l'AIPRP s'applique à améliorer et à enrichir ses produits et ressources d'information, en fournissant aux employés et aux agents de liaison de l'École de l'information essentielle et à jour concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Ces efforts visent à faire respecter les responsabilités individuelles et organisationnelles relatives aux deux lois.

En 2023-2024, le Bureau de l'AIPRP a élargi ses activités de sensibilisation et ses séances de formation officielle. En plus des services de soutien et des conseils fournis aux secteurs qui traitent des demandes d'AIPRP, il a offert 4 séances d'information bilingues sur la législation relative à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels à 32 employés. Certaines des séances avaient été adaptées pour répondre aux besoins particuliers des équipes et des secteurs.

De plus, le Bureau de l'AIPRP a tenu les séances suivantes à l'intention du personnel de l'École afin de le sensibiliser à la protection des renseignements personnels :

Activités de la Journée de la protection des données (30 janvier 2024)

• Un guide pour gérer les atteintes à la vie privée : 1 037 participants

Activités liées à la Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée de 2023 (du 8 au 12 mai 2023)

• Présentation offerte par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l'ensemble des fonctionnaires fédéraux : Les renseignements accessibles au public sont parfois personnels : 877 participants
• Jeu-questionnaire sur les connaissances

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Bureau de l'AIPRP s'est concentré sur la sensibilisation, ainsi que sur l'élaboration et la révision de ses lignes directrices et procédures au cours des deux dernières années. Plus particulièrement au cours de la dernière année, les éléments suivants ont été mis à jour :

• Liste de vérification et modèles relatifs à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée;
• Protocole en cas d'atteinte à la vie privée;
• Protocole de l'École relative à la vie privée;
• Outils de travail à l'intention des employés de l'École pour les aider à respecter les exigences relatives à l'application de la Loi.

Afin de respecter les exigences de la politique du Conseil du Trésor, l'École a élaboré en 2023-2024 des stratégies pour simplifier et améliorer la procédure de publication proactive, y compris un système de gestion interactif pour surveiller les divulgations proactives et en faire le suivi.

Plaintes

Au début de la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP n'était saisi d'aucune plainte en instance ayant été déposée au titre de la Loi.

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a reçu cinq nouvelles plaintes déposées au titre de la Loi. Le Commissariat à l'information du Canada l'a avisé que deux de ces plaintes étaient considérées comme résolues pour cause de cessation d'enquête.

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a reçu un compte rendu officiel de conclusion du Commissariat à l'information du Canada, à la suite duquel la demande a été fermée, car jugée non fondée.

Deux plaintes de la période de référence 2023-2024 sont toujours en instance et ont été reportées à la prochaine période de référence (2024-2025).

Surveillance de la conformité

Compte tenu de l'ampleur et du nombre limités des demandes que reçoit l'École comparativement à d'autres institutions, le Bureau de l'AIPRP informe régulièrement la haute direction au sujet des demandes d'accès à l'information en cours. Pour ce faire, il produit un rapport hebdomadaire et tient des séances d'information à l'intention des cadres supérieurs et des agents de liaison.

Conformément à l'avis de mise en œuvre de l'accès à l'information concernant les consultations interinstitutionnelles, le Bureau de l'AIPRP de l'École continue de défendre l'idée qu'il faut réduire les consultations entre les institutions concernant l'accès à l'information.

Parmi les 29 demandes fermées, toutes l'ont été dans les délais prévus par la Loi, ce qui a permis d'atteindre un taux de conformité de 100,00 %.

Fonds de renseignements

L'École publie un répertoire de ses fonds de renseignements, ainsi que des précisions pertinentes sur les renseignements personnels qui sont sous sa responsabilité.

Ce répertoire vise principalement à aider les personnes qui souhaitent exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s'inscrit aussi dans l'engagement du gouvernement fédéral de faciliter l'accès à l'information sur ses activités, celle-ci étant accessible au public gratuitement sur Internet.

Une description des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes de l'École se trouve ici : Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information

Le Bureau de l'AIPRP travaille en collaboration avec les responsables de l'École afin de satisfaire aux exigences législatives en matière de publication proactive. Celles-ci sont énoncées dans la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information, plus particulièrement aux articles 82 à 88, qui indiquent que les entités gouvernementales sont tenues de publier de manière proactive les frais de déplacement, les frais d'accueil, les rapports déposés au Parlement, la reclassification de postes, les contrats, les subventions et contributions, les documents d'information ainsi que les rapports sur les dépenses. À l'École, cette responsabilité relève du Bureau du président, de la Direction générale de l'appui organisationnel et de la Direction générale de l'expérience utilisateur et du service, en collaboration avec le Bureau de l'AIPRP.

Afin de respecter les exigences de la politique du Conseil du Trésor, l'École a élaboré en 2023-2024 des stratégies pour simplifier et améliorer la procédure de publication proactive, y compris un système de gestion interactif pour surveiller les divulgations proactives et en faire le suivi.

En 2023-2024, le taux de conformité de l'École aux exigences relatives à la publication proactive a atteint 100 %. Le tableau ci-dessous fournit l'information sur les articles de la partie 2 de la Loi qui concernent l'École.

Conformément à la Directive sur les demandes d'accès à l'information, le Bureau de l'AIPRP publie chaque mois un résumé des demandes d'accès à l'information effectuées. En 2023-2024, il a publié au total 25 résumés, ce qui correspond à un taux de conformité de 100 %.

Surveillance de l'exactitude et de l'exhaustivité des renseignements publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la Loi

Veiller à ce que les renseignements qui sont publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la Loi soient exacts et complets constitue la pierre angulaire de l'engagement de l'École en matière de transparence et de responsabilisation. L'École applique un cadre de surveillance solide lui permettant de respecter les normes d'intégrité et de fiabilité les plus élevées concernant les renseignements qu'elle fournit au public. Pour ce faire, elle fait appel aux éléments qui suivent :

• Un processus d'examen continu se trouve au cœur des efforts de surveillance se trouve un processus d'examen continu qui comprend des évaluations régulières de tous les renseignements devant faire l'objet d'une publication proactive. Ce processus est mené par les employés dévoués du Bureau de l'AIPRP, qui examinent chacune des publications proactives pour en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. De plus, un outil de suivi en ligne a été mis au point pour surveiller et évaluer efficacement la conformité des publications proactives et pour en rendre compte, conformément aux exigences énoncées dans la Directive sur la publication proactive en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Cet outil aide également à cerner les différences ou les écarts dans les données publiées et à s'assurer que celles-ci demeurent à jour et fiables.
• La transparence et la responsabilisation sont les principes fondamentaux qui guident l'approche de l'École pour surveiller l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements publiés de manière proactive. Dans le cadre de son engagement en matière d'ouverture, l'École rend compte des résultats de ses efforts de surveillance dans ses rapports annuels, ce qui permet aux parties prenantes de connaître les mesures qu'elle prend pour préserver la qualité des renseignements qu'elle divulgue. En favorisant une culture de transparence et de responsabilisation, l'École s'emploie à insuffler la confiance du public quant à l'intégrité de ses pratiques de divulgation de l'information et défend les principes de la Loi.

Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information, le président de l'École de la fonction publique du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l'École de la fonction publique du Canada, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe

Annexe B: Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Reporting period : 2023-04-01 to 2024-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l'information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

Section 5 – Prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

Section 10 – Recours judiciaire

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 to 2024-03-31

Section 1: Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3: Numéro d'assurance sociale

Section 4: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Contactez-nous Abonnez-vous au bulletin GCApprentissage

---

En vedette

Conférence avec le chercheur invité dans le cadre de l'Initiative Jocelyne Bourgon : Mettre l'accent sur les pratiques éthiques dans la fonction publique moderne (TRN5-E48)

(06 mars 2025)

Journée internationale des femmes : le leadership au féminin (INC1-E49)

(07 mars 2025)

Série vidéo : Réflexions sur le leadership des sous-ministres

Suivez :

• Twitter
• YouTube
• LinkedIn
• Bulletin GCApprentissage
• RSS