Rapport annuel sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2021-2022

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Délégation de pouvoirs
• Statistiques
• Interprétation du rapport statistique
  • Section 1. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Section 2. Demandes informelles
  • Section 3. Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
  • Section 4. Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
  • Section 5. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
  • Section 6. Prorogations
  • Section 7. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
  • Section 8. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
  • Section 9. Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
  • Section 10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)
  • Section 11. Atteintes à la vie privée
  • Section 12. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Points saillants
  • Formation et sensibilisation
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Plaintes
  • Surveillance de la conformité
• Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022
• Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983. La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux personnes le droit d'accès aux renseignements les concernant dont dispose le gouvernement, avec certaines exceptions particulières et limitées. La Loi protège également la vie privée de chacun en faisant en sorte que seule la personne concernée puisse avoir accès à ses renseignements personnels. Elle permet en outre à une personne de contrôler en grande partie la collecte, l'utilisation et la communication de ces renseignements.

Le présent rapport annuel décrit comment l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi, au cours de l'exercice 2021-2022. L'École a le plaisir de présenter son rapport annuel au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi.

Établie le 1er avril 2004, en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique et régie par la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada (Loi sur l'EFPC), l'École aide les administrateurs généraux à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de perfectionnement du leadership et de perfectionnement professionnel dans l'ensemble de la fonction publique en déterminant les besoins organisationnels, ainsi qu'en concevant et en offrant des programmes pratiques et de grande qualité qui répondent aux principaux besoins de perfectionnement des fonctionnaires.

À titre d'établissement public et en vertu de la Loi sur l'EFPC, l'École a le mandat suivant :

• inciter à la fierté et à l'excellence dans la fonction publique;
• stimuler un sens commun de la finalité, des valeurs et des traditions dans la fonction publique;
• aider les administrateurs généraux à répondre aux besoins d'apprentissage de leur organisation;
• mener des recherches et favoriser la sensibilisation à la gestion et à l'administration publiques, ainsi que l'innovation.

Dans l'exécution de sa mission, l'École agit pour ses organismes clients comme un établissement de formation et de perfectionnement professionnel institutionnel. Elle appuie l'apprentissage commun à tous les niveaux de la fonction publique et dans plus de 90 ministères et organismes fédéraux, alors que les organisations fédérales se concentrent sur la formation et le perfectionnement propres à leur mandat. L'École a pour mandat législatif de fournir une gamme d'activités d'apprentissage qui renforcent les capacités de la fonction publique à tous les niveaux et qui favorisent l'excellence de la gestion au sein de celle-ci. L'École joue un rôle clé pour aider les fonctionnaires à servir les Canadiens avec excellence à l'ère du numérique, dans un contexte où les Canadiens s'attendent à ce que leur gouvernement soit efficace, transparent et ouvert par défaut.

Dans son plan ministériel de 2021-2022, l'École souhaitait accorder plus d'importance aux services internes qui contribuent à la prestation d'apprentissage en s'appuyant sur un engagement visant à accroître l'inclusion, l'ouverture, l'efficacité et la transparence. Elle entendait ainsi optimiser les processus de planification interne et les stratégies de prévision afin d'augmenter l'efficacité et la transparence des processus et du soutien des services internes, ce qui permettrait d'accroître l'ouverture, donc nécessairement la transparence, et de continuer à assurer l'excellence de son service à la clientèle.

Structure organisationnelle

À l'École, les activités liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont principalement réalisées par l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux. Cette unité relève de la directrice générale, Communications et mobilisation, et est dirigée par une gestionnaire, qui est la coordonnatrice désignée de l'AIPRP de l'École, ainsi que deux conseillers principaux en matière d'AIPRP, un conseiller et deux analystes. Ces employés forment les ressources consacrées à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En plus de ses activités liées aux affaires parlementaires et à la responsabilité gouvernementale, les responsabilités de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux de l'École sont les suivantes ::

• traiter les demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi conformément à la législation et à la réglementation ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT);
• répondre aux demandes de consultation en matière d'AIPRP provenant d'autres organismes gouvernementaux;
• fournir des conseils et des directives aux demandeurs sur l'application de la loi concernant l'AIPRP, ainsi que favoriser les mesures de sensibilisation et de formation destinées aux employés de l'École;
• collaborer avec le Commissariat à l'information et le Commissariat à la protection de la vie privée au règlement des plaintes;
• examiner les documents ministériels avant qu'ils ne soient affichés dans les sites accessibles au public;
• veiller à ce que les fonds de renseignements de l'École (catégories de documents et fichiers de renseignements personnels) soient publiés et maintenus dans Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements;
• préparer les rapports statistiques et les rapports annuels sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• participer aux activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions et les groupes de travail dirigés par le Secrétariat du Conseil du Trésor qui s'adressent aux coordonnateurs et aux spécialistes de l'AIPRP;
• accroître la sensibilisation à une gamme de questions liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels pour assurer l'application des lois en la matière.

Délégation de pouvoirs

En juillet 2022, le président de l'École a délégué les pleins pouvoirs aux fins de l'application de la Loi à la directrice générale, Communications et mobilisation, et à la gestionnaire de l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux, à titre de coordonnatrice de l'AIPRP désignée. Un exemplaire de l'instrument de délégation signé pour la Loi, qui est entré en vigueur le 12 juillet 2022, figure à l'annexe A.

Statistiques

Interprétation du rapport statistique

Voici une description de l'information contenue dans le rapport statistique sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022 joint à l'annexe B.

Section 1. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, soit 2021-2022, le Bureau de l'AIPRP de l'École de la fonction publique du Canada (le Bureau de l'AIPRP) a reçu 11 nouvelles demandes et en a reporté six de la période de référence précédente (2020-2021), pour un total de 17 demandes, dont 14 ont été fermées.

Parmi les six demandes reportées de la période de référence précédente (2020-2021), cinq respectaient les délais prévus par la Loi (y compris les prorogations).

Le Bureau de l'AIPRP a reporté trois demandes à la période de référence de 2022-2023. Toutes ces demandes respectaient les délais prévus par la Loi.

1.2 Mode des demandes

Parmi les 11 nouvelles demandes reçues, 10 demandes provenaient du portail en ligne du SCT et une a été reçue par courriel.

Section 2. Demandes informelles

Une demande informelle est une demande de renseignements adressée au Bureau de l'AIPRP d'une institution du gouvernement du Canada qui n'est pas présentée ou traitée en vertu de la Loi. Aucuns frais ne peuvent être perçus pour une demande informelle et le traitement d'une telle demande n'est pas assujetti à un délai. Par ailleurs, selon la loi, le demandeur ne jouit pas du droit de présenter une plainte au commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

2.1 Nombre de demandes informelles

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP a reçu une demande informelle.

2.2 Mode des demandes informelles

L'unique demande informelle a été reçue par courriel.

2.3 Délai de traitement des demandes informelles

Le traitement de l'unique demande informelle a pris huit jours.

2.4 Pages communiquées informellement

L'unique demande informelle reçue a engendré le traitement de 20 pages et la communication informelle de huit pages.

La communication informelle de pages a lieu dans le cas de demandes de documents que l'institution n'a pas communiqués lors du traitement d'une demande formelle présentée en vertu de la Loi.

Section 3. Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Parmi les 14 demandes fermées pendant la période de référence visée par le présent rapport, 10 (72 %) ont été fermées dans un délai de 30 jours, trois (21 %) ont été fermées dans un délai de 31 à 60 jours et une (7 %) a pris plus de 365 jours à terminer.

Parmi les 14 demandes fermées, une (7 %) ne portait sur aucun document pertinent détenu par l'École et cinq (36 %) ont été abandonnées par les demandeurs. Les huit autres demandes ont été communiquées comme suit : six (43 %) ont été communiquées partiellement, alors que deux (14 %) ont fait l'objet d'une communication totale.

3.2 Exceptions

L'exception la plus souvent invoquée, citée dans six demandes fermées, portait sur l'article 26 de la Loi (protection des renseignements personnels).

Alinéa 26 : le responsable d'une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et il est tenu de refuser cette communication dans les cas où elle est interdite en vertu de l'article 8.

Alinéa 27 : le responsable d'une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui sont protégés par le secret professionnel de l'avocat ou du notaire ou par le privilège relatif au litige.

Tableau 3.2 Nombre de demandes fermées pour lesquelles on a invoqué une exemption

3.3 Exclusions

Aucune demande fermée pendant la période de référence visée par le présent rapport n'a fait l'objet d'une exclusion.

3.4 Format des renseignements communiqués

Parmi les 14 demandes fermées, huit ont été communiquées en format électronique. Les six autres demandes ont été abandonnées ou ne correspondaient à aucun document pertinent.

Parmi les huit demandes communiquées en format électronique, une contenait des enregistrements audio.

3.5 Complexité

Les sections suivantes portent sur différents facteurs qui ont influé sur la complexité des demandes terminées pendant la période de référence visée par le présent rapport.

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

Parmi les 14 demandes fermées, 13 demandes (huit correspondaient à des documents pertinents et cinq ont été abandonnées) ont engendré le traitement de 13 097 pages pertinentes et une ne correspondait à aucun document pertinent. Au total, 6 613 pages pertinentes ont été communiquées en partie ou en entier. Les 6 484 pages restantes ont été soit retenues en vertu d'exceptions prévues par la Loi, soit jugées non pertinentes ou des doubles.

3.5.2 Pages pertinentes traitées en formats papier et document électronique par disposition des demandes

Parmi les huit demandes fermées qui correspondaient à des documents pertinents, trois ont nécessité le traitement de 100 pages ou moins, pour un total de 79 pages, une demande a engendré le traitement de 101 à 501 pages, soit précisément 177 pages, trois demandes ont nécessité le traitement de 1 001 à 5 000 pages, pour un total de 7 040 pages, et une demande a engendré le traitement de plus de 5 000 pages, à savoir précisément 5 801 pages.

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Le Bureau de l'AIPRP a traité une demande à laquelle correspondaient des enregistrements audio, ainsi que des documents, procédant au traitement de 100 minutes d'enregistrements audio et à la communication de 79 de ces minutes.

3.5.4 Minutes pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio

Au total, les fichiers audio ont nécessité le traitement de 100 minutes d'enregistrements, dont 79 ont été communiquées, s'inscrivant dans la catégorie « de 60 à 120 minutes traitées ».

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Le Bureau de l'AIPRP n'a pas traité de minutes pertinentes en format vidéo.

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

Aucune demande n'a exigé du Bureau de l'AIPRP qu'il traite ou communique des minutes pertinentes en format vidéo.

3.5.7 Autres complexités

Aucune des demandes fermées n'a donné lieu à des complexités.

3.6 Demandes fermées

La section suivante porte sur le nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi.

3.6.1 Nombre de demandes closed within legislated timelines

Parmi les 14 demandes fermées, 13 l'ont été dans les délais prévus par la Loi, ce qui a permis d'atteindre un taux de conformité de 92,85 %.

Table 3.6.1 Aperçu pluriannuel des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

Les sections suivantes servent à contextualiser les motifs qui ont mené à des présomptions de refus pendant la période de référence visée par le présent rapport.

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Une demande a été fermée au-delà des délais prévus par la Loi en raison d'une grande charge de travail. Toutefois, la fermeture de 92,85 % des demandes a eu lieu dans les délais prévus par la Loi, ce qui témoigne de l'engagement du Bureau de l'AIPRP d'assurer un accès opportun aux documents pertinents et de respecter la Loi.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

L'unique demande fermée au-delà des délais prévus par la Loi a fait l'objet d'une prolongation de 30 jours. Le traitement de cette demande a pris 317 jours de plus au-delà des délais prévus par la Loi.

3.8 Demandes de traduction

Aucune demande n'a nécessité la traduction de documents pertinents dans une des langues officielles.

Section 4. Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Le paragraphe 8(2) de la Loi décrit les circonstances dans lesquelles on peut communiquer des renseignements personnels qui relèvent d'une institution gouvernementale sans le consentement de la personne qu'ils concernent.

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP n'a traité aucune demande de communication de renseignements en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5).

Section 5. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de correction de renseignements personnels ou de mentions.

Section 6. Prorogations

6.1 Demandes de prorogation

L'alinéa 15a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet au responsable d'une institution fédérale de proroger le délai initial d'une demande d'une période maximale de trente jours dans les cas où :

1. un maximum de trente jours si :
   1. l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
   2. les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai.

Quatre demandes fermées pendant la période de référence visée par le présent rapport ont fait l'objet de prorogations en vertu de l'alinéa 15a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels en raison d'un grand nombre de documents pertinents trouvés.

6.2 Durée des prorogations

Le Bureau de l'AIPRP a pris quatre prorogations pendant la période de référence visée par le présent rapport. Ces dernières s'inscrivaient toutes dans la catégorie « 16 à 30 jours ».

Section 7. Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations du gouvernement du Canada

Le Bureau de l'AIPRP a reçu une demande de consultation d'une autre institution gouvernementale, qui a engendré le traitement d'un total de 22 pages.

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations.

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

Le traitement de l'unique demande de consultation fermée s'est fait dans le délai alloué par l'autre institution du gouvernement du Canada, et l'on a recommandé la communication en entier de la demande.

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande de consultation d'autres organisations, dont des gouvernements provinciaux, territoriaux, municipaux ou d'autres pays.

Section 8. Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet au ministère de la Justice.

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Le Bureau de l'AIPRP n'a envoyé aucune demande de consultation au Bureau du Conseil privé.

Section 9. Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Au début de la période de référence visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP gérait six plaintes en suspens provenant de périodes de référence précédentes, à savoir trois de la période de référence de 2019-2020 et trois de la période de référence de 2020-2021.  

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a reçu quatre nouvelles plaintes en vertu de l'article 31 de la Loi. De plus, il a reçu huit conclusions officielles, qui ont été fermées en collaboration avec le CPVP.

Le Bureau de l'AIPRP a entrepris un examen supplémentaire de ses plaintes en suspens et a traité un total de 9 936 pages pendant la période de référence.

Il y a actuellement deux plaintes en suspens, l'une déposée pendant la période de référence de 2019-2020 et l'autre, qui sera reportée à la période de référence de 2022-2023, déposée pendant la période de référence de 2020-2021.

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a travaillé sur deux cas présentés devant la Cour fédérale.

Le rapport statistique annuel exige que les institutions précisent à quel article de la Loi se rattachent les plaintes :

• Article 31 : comprend une nouvelle plainte officielle du CPVP;
• Article 33 : exige que l'institution présente des observations au CPVP concernant la plainte;
• Article 35 : a trait à la conclusion officielle du CPVP et à la clôture de la plainte.

Section 10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) consiste à évaluer la circulation de renseignements personnels détenus aux fins d'un programme ou d'un service. Ce processus permet au ministère de déterminer si des technologies, des systèmes d'information, des initiatives, des politiques ou des programmes, nouveaux ou considérablement modifiés, satisfont aux exigences du gouvernement fédéral en matière de protection des renseignements personnels.

Pendant la période de référence visée par le présent rapport, le Bureau d'AIPRP a créé, approuvé et mis en œuvre des mesures liées à sept EFVP, dont une a fait l'objet de modifications. Toutes ont été présentées au CPVP et au SCT aux fins d'examen et pour recevoir des suggestions. De plus, tous les sommaires ont été publiés dans le site Web de l'École.

Table 10.1 Aperçu pluriannuel des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Le Bureau de l'AIPRP détient actuellement cinq fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution.

Section 11. Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

Le Bureau de l'AIPRP soutient le ministère dans ses enquêtes concernant d'éventuelles atteintes à la vie privée. Il n'a signalé aucune atteinte substantielle à la vie privée pendant la période de référence visée par le présent rapport.

L'atteinte substantielle à la vie privée comporte le degré le plus élevé de risque et de répercussions. Elle touche des renseignements personnels de nature délicate et il serait raisonnable de penser qu'elle pourrait causer un dommage ou un préjudice grave à une personne ou toucher un grand nombre de personnes.

11.2 Atteintes à la vie privée non substantielles signalées

Le Bureau de l'AIPRP s'est occupé d'une atteinte à la vie privée non substantielle.

Section 12. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a dépensé un total estimé de 293 910 $ en salaires et en biens et services pour assurer l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces coûts excluent les ressources auxquelles ont recouru les secteurs des programmes de l'École pour répondre aux exigences de la Loi.

12.2 Ressources humaines

Un total de 2,989 années-personnes ont été consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels.

Points saillants

Faits intéressants en 2021-2022

Formation et sensibilisation

Grâce à divers types de communications, l'unité AIPRP, Affaires parlementaires et du Cabinet, et Projets spéciaux (Bureau de l'AIPRP) informe et guide les employés et les demandeurs en ce qui a trait à l'administration et aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi). Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a répondu à un nombre considérable de demandes de conseils et de directives sur une gamme de sujets concernant la Loi.

Le site intranet du Bureau de l'AIPRP fait l'objet de mises à jour continues pour offrir aux employés et aux agents de liaison de l'École de l'information essentielle sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, mais également pour garantir que les membres du personnel et de l'organisation respectent leurs obligations redditionnelles conformément à la Loi.

En plus des ressources créées par le Bureau de l'AIPRP, l'École a procédé à l'élaboration de formations sur les fondements de l'accès à l'information et de la protection des renseignements privés destinées à son personnel. Dix séances ont eu lieu dans les deux langues officielles :

• deux séances sur la Loi sur l'accès à l'information, auxquelles ont participé 34 personnes;
• huit séances sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, auxquelles ont participé 190 personnes.
  • Le Bureau de l'AIPRP a enregistré une séance sur les fondements de l'accès à l'information, que peuvent regarder les employés de dans le site intranet de l'École.
  • Le Bureau de l'AIPRP a enregistré une séance sur les fondements de la protection des renseignements personnels, que peuvent regarder les employés dans le site intranet de l'École.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi présenté huit séances d'information organisées par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) :

Intelligence artificielle : 70 participants
Biométrie : 70 participants
Ententes d'échange de renseignements : 65 participants
Transparence : 64 participants
Entrevues vidéo : 48 participants
Médias sociaux : 39 participants

Data Privacy Day Activities (January 28, 2021)

• Nécessité et proportionnalité : 38 participants
• Gouvernement numérique : 38 participants

Activités liées à la Semaine de sensibilisation à la protection de la vie privée de 2021 (du 3 au 7 mai 2021)

• Séance d'information du CPVP offerte aux employés de l'École : Démystifier la vie privée avec le Commissariat à la protection de la vie privée
• Séance d'information du CPVP offerte à tous les employés du gouvernement fédéral : Intégrer une mentalité axée sur la protection de la vie privée dans votre travail
• Jeu-questionnaire

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Le Bureau de l'AIPRP s'est concentré sur la sensibilisation, ainsi que sur l'élaboration et la révision de ses lignes directrices et procédures au
cours des deux dernières années. Cette année, il a créé et mis en œuvre ce qui suit :

• une recommandation dans les deux langues officielles intitulée « Quand une Évaluation des incidences sur la vie privée (EFVP) est-elle nécessaire? »;
• trois gabarits d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans les deux langues officielles;
• un aide-mémoire sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans les deux langues officielles;
• une version révisée du protocole en cas d'atteinte à la vie privée;
• une fiche d'information dans les deux langues officielles intitulée « Exemples de ce qui est considéré comme des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels »;
• des outils de travail destinés au personnel de l'École pour l'aider à satisfaire aux exigences en matière d'administration de la Loi.

Plaintes

Au début de la période de référence visée par le présent rapport, le Bureau de l'AIPRP gérait six plaintes en suspens provenant de périodes de référence précédentes, à savoir trois de la période de référence de 2019-2020 et trois de la période de référence de 2020-2021. 

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a reçu quatre nouvelles plaintes en vertu de l'article 31 de la Loi. De plus, il a reçu huit conclusions officielles, qui ont été fermées en collaboration avec le CPVP.

Le Bureau de l'AIPRP a entrepris un examen supplémentaire de ses plaintes en suspens et a traité un total de 9 936 pages pendant la période de référence.

Il y a actuellement deux plaintes en suspens, l'une déposée pendant la période de référence de 2019-2020 et l'autre, qui sera reportée à la période de référence de 2022-2023, déposée pendant la période de référence de 2020-2021.

Pendant la période de référence, le Bureau de l'AIPRP a travaillé sur deux cas présentés devant la Cour fédérale.

Surveillance de la conformité

Puisque l'École est une petite organisation qui reçoit un nombre relativement bas de demandes comparativement à d'autres organisations, la haute direction est tenue informée du temps consacré au traitement des demandes liées aux renseignements personnels au moyen d'un rapport hebdomadaire et de séances d'information régulières. Le personnel du Bureau de l'AIPRP discute du rapport hebdomadaire avec la directrice générale, Communications et mobilisation, toutes les semaines. Le président, les vice-présidents, les  directeurs généraux et les agents de liaison reçoivent également le rapport, qui fait l'objet d'une discussion avec eux de façon hebdomadaire.

Aperçu pluriannuel des demandes fermées dans les délais prévus par la Loi.

Incidences de la COVID

En raison des mesures de distanciation sociale que doit respecter le personnel de l'École, celle-ci disposait d'une capacité partielle pour traiter les documents en format papier liés à des demandes d'AIPRP.
Loi sur la protection des renseignements personnels n'a été touchée que de façon négligeable. Les mesures d'atténuation prises comprenaient notamment accorder des prorogations aux bureaux de première responsabilité afin de leur permettre de fournir les documents pertinents liés à plusieurs demandes

Annexe A : Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président de l'École de la fonction publique du Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de l'École de la fonction publique du Canada, investie par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Demandes informelles

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Autres complexités

3.7 Présomptions de refus

Section 4 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5: Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 : Prorogations

Section 7 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 : Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 : Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 : Atteintes à la vie privée

Section 12: Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021‑2022

Nom de l'institution : École de la fonction publique du Canada

Période d'établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Indiquez le nombre de semaines pendant lesquelles votre institution a pu recevoir des demandes d'AIPRP par les différents canaux.

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 5: Numéro d'assurance social (NAS)

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