Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) de l'EFPC : Microsoft Office 365
Description du projet
Le but de ce projet est de migrer et de moderniser les outils de travail et de collaboration de l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) d'Office 2016 à Office 365.
Pourquoi l'EFVP était nécessaire
L'École recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels pour maintenir une base de données d'utilisateurs et pour donner à ces utilisateurs l'accès aux outils dont ils ont besoin pour remplir leurs rôles. Office 2016 était géré localement sur les serveurs de l'EFPC et de Services partagés Canada (SSC), mais comme Office 365 sera hébergé sur des serveurs appartenant au fournisseur de services en nuage Microsoft Azure, les répercussions sur la vie privée doivent être réévaluées.
Objectifs de l'EFVP
L'EFVP vise à s'assurer que l'EFPC demeure conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels, et d'aider à identifier et à atténuer tout risque de réputation associé aux tâches administratives requises pour donner accès aux outils Microsoft Office 365 aux employés de l'EFPC. Il vise également à sensibiliser l'École aux risques potentiels découlant de l'utilisation des renseignements personnels nécessaires à la maintenance des services Microsoft Office 365.
Conclusions de L'EFVP et résumé des risques
Les risques pour la vie privée découlant de l'administration de Microsoft Office 365 par l'École sont considérés comme modérés à faibles, car ils impliquent des collectes limitées de données non sensibles. Ces données sont collectées et utilisées à des fins administratives et comprennent des noms, des adresses courriels et des adresses IP. Les données sont obtenues indirectement par le biais de programmes de dotation ou d'apprentissage et sont partagées avec le SSC puisqu'il est également responsable de la gestion des comptes d'utilisateurs. Il n'y a pas de nouveaux renseignements personnels collectés par rapport à Office 2016, mais en plus d'être stockés localement, les données sont désormais également stockées sur des serveurs Microsoft Azure. Cette nouvelle stratégie pourrait augmenter le profil de risque de l'EFPC en matière de protection de la vie privée.
Recommandations
Bien que les risques actuels sur la vie privée des personnes soient gérés adéquatement par l'École au moyen de mesures juridiques, politiques et techniques axées sur la protection des renseignements personnels, il est de la plus haute importance de s'assurer que nous continuons à le faire. Toute modification de Microsoft Office 365 susceptible d'avoir un impact sur la vie privée des personnes doit être examinée attentivement et évaluée en fonction de l'EFVP.
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