Série Travailler à l'aide de l'intelligence artificielle : Exceller grâce à l'intelligence artificielle générative
En cette ère de progrès technologiques remarquables, l'émergence de l'intelligence artificielle générative (IA générative) a constitué une avancée importante. Ce sous-ensemble précis de l'IA génère du nouveau contenu pour répondre à presque toutes les demandes. Il lui faut seulement quelques mots de texte de la part de la personne qui l'utilise.
Chaque volet de la série Travailler à l'aide de l'intelligence artificielle porte sur un cas d'utilisation précis, illustrant comment l'IA générative peut être utilisée efficacement dans divers scénarios. Nous étudions les outils les plus appropriés pour chaque tâche, nous révélons les requêtes les plus efficaces et nous proposons des astuces pour accélérer le parcours de l'entrée à la sortie idéale.
Avis de non-responsabilité
Lorsque vous utilisez des outils d'IA, rappelez-vous qu'il s'agit de machines et non de personnes. L'IA peut faire des suggestions utiles, mais elle n'est pas infaillible. Vérifiez toujours les réponses, validez les sources et suivez les politiques ou les pratiques exemplaires de votre lieu de travail avant d'appliquer ce qui est proposé par l'IA. Nous vous conseillons de consulter le Guide sur l'utilisation de l'intelligence artificielle générative du gouvernement du Canada et de vous y conformer pour que ces technologies soient employées de manière responsable et éthique.
En outre, sachez qu'une même requête peut donner lieu à une réponse différente chaque fois qu'elle est adressée aux outils d'IA. Il se peut donc que vous obteniez des réponses légèrement différentes de celles présentées dans le présent article.
Introduction
Le logiciel Microsoft Excel, qui figure par défaut sur l'ordinateur de chaque membre du personnel du gouvernement du Canada, est l'un des outils les plus utilisés pour gérer et analyser des données et automatiser des tâches répétitives. De l'établissement des budgets de base à la modélisation de données complexes, les capacités d'Excel sont vastes. Parmi ses centaines de fonctions et de formules, il peut cependant être difficile de trouver celle dont on a besoin, surtout si l'on ne sait pas exactement comment elle s'appelle. Par exemple, à moins de connaître le terme « concaténer », il faut chercher ou expérimenter pour combiner le texte de deux cellules.
Pour bon nombre de personnes, le plus difficile avec Excel n'est pas de faire des calculs, mais bien de savoir ce qu'il faut demander au programme et comment le lui demander. C'est là que l'IA générative vient grandement changer la donne et transforme votre façon d'utiliser Excel, en vous permettant de poser des questions dans un langage conversationnel. Au lieu de chercher des réponses dans les menus d'aide ou sur Google, vous n'avez qu'à décrire votre objectif ou votre problème à un outil d'IA générative pour recevoir des instructions étape par étape adaptées à vos besoins.
Voyons comment l'IA générative simplifie Excel à l'aide de trois exemples pratiques que vous pouvez essayer dès aujourd'hui.
Qu'est-ce que l'IA générative et en quoi simplifie-t-elle l'utilisation d'Excel?
L'IA générative fait référence à des systèmes d'intelligence artificielle avancés qui génèrent des textes semblables à ceux que rédigeraient les humains lorsqu'une question leur est posée. Ces outils, comme ChatGPT, sont conçus pour interpréter le langage naturel, c'est-à-dire la façon dont nous parlons et écrivons couramment.
Combinée à Excel, l'IA générative peut supprimer des obstacles et vous permettre :
- de poser des questions en langage courant, comme décrire la tâche à accomplir sans connaître la terminologie d'Excel;
- d'obtenir des réponses instantanées, c'est-à-dire recevoir des instructions détaillées, des formules ou des guides visuels en quelques secondes;
- d'apprendre au fur et à mesure en suivant les instructions étape par étape pour comprendre le raisonnement derrière chaque solution.
Que vous soyez analyste d'expérience ou novice, l'IA générative vous permet d'utiliser Excel avec plus d'efficacité et d'ingéniosité et moins de frustration.
Trois exemples d'IA générative déployée dans Excel
Voici trois problèmes fréquents dans Excel et la façon dont l'IA générative peut aider à les résoudre :
- Combiner du texte sans connaître le mot « concaténer »
Imaginons que votre feuille de calcul contient des prénoms dans la colonne A et des noms de famille dans la colonne B, et que vous souhaitez créer une nouvelle colonne C avec les noms complets. Au lieu d'essayer de vous souvenir de la fonction CONCAT, de la trouver ou de développer une formule à partir de zéro, vous pouvez simplement demander à l'IA générative de vous aider.
Requête :
« Comment puis-je combiner le texte de deux cellules en une seule dans Excel? »
L'IA pourrait répondre ce qui suit :
- Étape 1 : Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez combiner le texte (p. ex. C2).
- Étape 2 : Saisissez la formule : =A2 & " " & B2.
- Étape 3 : Cliquez sur le coin inférieur droit de la cellule, puis faites glisser pour reproduire la formule sur toute la colonne.
L'IA générative pourrait également suggérer d'utiliser les fonctions CONCAT ou JOINDRE.TEXTE si vous avez plus de deux colonnes à combiner, en plus d'expliquer la différence entre ces approches. Mais comme vous pouvez le voir, en quelques secondes seulement, l'IA générative donne une explication simple et une formule qui fonctionne, même si vous ne connaissez pas le terme répondant à vos besoins au départ.
- Calculer la différence entre deux dates
Le calcul des dates est une fonction très utilisée d'Excel, qu'il s'agisse de suivre des délais, la durée d'un projet ou le temps écoulé entre deux activités. Supposons que vous ayez besoin de calculer le nombre de jours entre deux dates se trouvant dans les colonnes A et B de votre document. Si vous ne connaissez pas les fonctions de date d'Excel, vous pouvez demander à l'IA générative.
Requête :
« Comment calcule-t-on le nombre de jours entre deux dates dans Excel? »
Voici ce que pourrait vous suggérer l'IA :
- Étape 1 : Sélectionnez la première cellule vide de la colonne où vous voulez voir le résultat.
- Étape 2 : Utilisez la formule : =B2 - A2 (en supposant que la colonne A est la date de début et la colonne B, la date de fin).
- Étape 3 : Assurez-vous que la colonne est formatée en nombre pour afficher la différence en jours.
Elle peut aussi proposer des astuces comme l'utilisation de la fonction DATEDIF dans des scénarios plus avancés, comme pour le calcul de mois ou d'années.
- Repérer les valeurs en double
Les entrées en double sont encombrantes et peuvent entraîner des erreurs. Supposons que vous nettoyez un ensemble de données contenant des milliers d'entrées et devez repérer les doublons et les mettre en surbrillance. Avec une simple requête, l'IA générative vous expliquera comment faire, même si vous ne connaissez pas la mise en forme conditionnelle.
Requête :
« Comment puis-je repérer les valeurs en double dans ma feuille de calcul Excel? »
Voici une marche à suivre que l'IA pourrait vous proposer :
- Étape 1 : Mettez en surbrillance les colonnes à analyser (celles où vous voulez repérer les doublons).
- Étape 2 : Allez dans l'onglet Accueil, cliquez sur « Mise en forme conditionnelle » et sélectionnez « Règles de mise en surbrillance des cellules », puis « Valeurs en double ».
- Étape 3 : Choisissez une couleur de surbrillance (p. ex. le rouge) pour les doublons et cliquez sur OK.
Cette marche à suivre vous fait gagner du temps et résout non seulement votre problème, mais vous apprend aussi une fonction précieuse d'Excel que vous pourrez réutiliser dans d'autres projets.
Les avantages d'utiliser l'IA générative avec Excel
Si vous utilisez l'IA générative avec prudence et discernement, vous la trouverez très utile pour travailler avec Excel. Voici pourquoi :
- Gain de temps : plus besoin de chercher sans fin dans les menus ou les tutoriels; vous obtenez des réponses rapidement.
- Convivialité : inutile de connaître le jargon technique, il suffit de décrire ce que vous voulez faire.
- Possibilités d'apprentissage : comme les outils d'IA fournissent souvent des explications en même temps que les réponses, vous pouvez améliorer votre compréhension d'Excel au fil du temps et renforcer petit à petit vos compétences.
Où est le piège?
Même si l'IA générative paraît formidable (et elle l'est effectivement souvent), il faut garder certaines choses à l'esprit :
- Elle n'a pas toujours raison : il arrive que les outils d'IA comprennent mal votre question ou vous proposent une solution qui n'est pas tout à fait adaptée à votre situation. Par exemple, l'IA pourrait suggérer une formule qui fonctionne pour de petits ensembles de données, mais non pour de grands ensembles.
- Les données ne sont pas protégées : si votre lieu de travail applique des politiques strictes en matière de protection des données, vous devez faire preuve de vigilance et ne jamais ajouter de données sensibles dans les outils d'IA.
- Elle ignore les règles de votre lieu de travail : assurez-vous toujours d'utiliser l'IA conformément aux lignes directrices de votre organisation. Les membres du personnel du gouvernement du Canada peuvent consulter le Guide sur l'utilisation de l'intelligence artificielle générative.
- Vous devez quand même revérifier : l'IA ne peut pas savoir si vos données sont erronées ou mal formatées. C'est à vous de valider les résultats et de vous assurer qu'ils sont justes.
- Elle ne remplace pas l'apprentissage : malgré le gain de temps que l'IA générative peut vous apporter, y recourir à l'excès peut limiter votre compréhension d'Excel. Parfois, il vaut mieux apprendre les bases par soi-même.
Utilisation responsable
L'IA générative peut rendre l'utilisation d'Excel plus efficace et conviviale, mais elle ne remplace ni la pensée critique ni l'expertise technique. Voici comment l'utiliser de manière responsable :
- Posez des questions précises : Plus votre question est précise, meilleure sera la réponse. Par exemple, remplacez la question « Comment utiliser Excel? » par « Comment calculer des moyennes dans Excel? ».
- Vérifiez soigneusement les résultats : Testez les formules ou les solutions en lieu sûr avant de les appliquer à vos données principales.
- Faites des tests et apprenez : Utilisez les suggestions de l'IA et adaptez-les à vos besoins.
- Reportez-vous aux politiques de votre lieu de travail : Assurez-vous de respecter les directives sur les données et leur utilisation lorsque vous vous servez d'outils d'IA.
- Ne téléversez pas d'ensembles de données du gouvernement du Canada dans des applications publiques : À moins que votre ministère ne dispose d'un logiciel sécurisé dont l'usage interne est autorisé pour les données gouvernementales, ne téléversez jamais d'ensembles de données contenant des renseignements personnels ou protégés dans une application d'IA, particulièrement si elle est publique ou gratuite.
Devrais-je utiliser l'IA générative dans Excel?
Tout dépend de la façon dont vous utilisez Excel et de ce que vous tentez d'accomplir. Si vous n'arrivez pas à accomplir une tâche et avez besoin de conseils rapides, l'IA générative peut s'avérer très utile. En revanche, si vous travaillez avec des données sensibles ou effectuez une tâche complexe, il ne s'agit peut-être pas du meilleur choix faute de supervision supplémentaire.
Que vous utilisiez ou non l'IA générative, cet article montre comment opter pour la simplicité peut vous aider à travailler plus efficacement. Commencez par des tâches simples, comme combiner des noms, trouver des doublons ou calculer des dates, et explorez les outils offerts par Excel.
Si vous décidez de recourir à l'IA générative dans Excel, considérez-la comme une aide précieuse, mais non comme une panacée. Validez ses suggestions, continuez à apprendre et visez à toujours améliorer vos compétences.
Après tout, le véritable pouvoir demeure la capacité à résoudre les problèmes, et vous disposez désormais de quelques outils supplémentaires pour vous faciliter la tâche!
Ressources
