GCdocs16 : Guide de référence rapide sur l'interface Smart View
Lancer GCdocs
GCdocs comporte deux interfaces utilisateurs : l'Affichage classique et la Smart View (interface intelligente). Par défaut, l'Affichage classique pourra vous être affiché.
- Pour accéder à la page d'ouverture de session de GCdocs, tapez, dans la barre d'adresse du navigateur Web, l'adresse URL fournie par votre organisation, puis appuyez sur Entrée.
- Lorsqu'on vous y invite, inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe et cliquez sur Ouvrir une session.
Pour passer de l'Affichage classique à l'interface Smart View, sélectionnez Mon compte, puis Smart View (affichage intelligent).
Une fois dans le Smart View, cliquez Accueil pour visionner la page d'Accueil.
L'interface Smart View
Naviguer dans l'interface Smart View de GCdocs
La page d'accueil donne un accès rapide à plusieurs sections permettant de naviguer dans GCdocs.
Page d'accueil
Les vignettes donnent accès aux différentes sections et fonctions, notamment à l'espace de travail Entreprise, à votre espace de travail Personnel, à vos Favoris, aux Accès récents de documents, à un outil de Recherche et ainsi à vos de tâches assignées.
Définition des icônes
Définition des icônes
| Nom |
Icône |
Définition |
| Aide |
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donne accès à l'aide en ligne d'OpenText. |
| Rechercher |
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affiche la barre de recherche permettant d'effectuer une recherche simple. |
| Favoris |
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vous permet de consulter votre liste de favoris à partir de n'importe où dans l'interface Smart View. |
| Le menu Profil |
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vous donne accès à votre page Mon profil personnelle et vous permet de passer à l'Affichage classique ou de fermer votre session. |
| Trucs et astuces |
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vous donne accès à des conseils utiles sur l'utilisation de GCdocs. |
| Recherche avancée |
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vous donne accès à la fonction de recherche avancée. |
| Accueil |
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vous ramène à la page d'accueil, où que vous soyez dans l'interface Smart View. |
| Filtre |
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vous permet de trouver du contenu à l'aide de filtres, comme le type d'application, la taille ou le propriétaire du document, dans l'espace de travail Entreprise ou Personnel. |
| Ajouter un élément |
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vous permet d'ajouter des éléments comme des dossiers, des documents, etc. |
| Afficher la description |
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vous permet de visualiser le champ description d'un élément. |
| Commentaire |
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vous permet de commenter un article ou de voir les commentaires. |
Ajouter/Enlever
un favori |
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vous permet d'ajouter ou enlever un élément de vos favoris. |
Barre d'action en ligne
Cette barre comporte les fonctions de base permettant de manipuler des éléments, tels que des documents. Des liens rapides vers les fonctions comme Propriétés, Renommer, Modifier, Partager et d'autres actions couramment utilisées sont facilement accessibles.
Barre d'action en ligne
| Nom |
Icône |
Définition |
| Propriétés |
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affiche les propriétés Description, Créé, Créé par, Modifié, Propriétaire et Type. |
| Renommer |
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vous permet de modifier le nom d'un élément. |
| Modifier |
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vous permet de modifier le document et de créer une nouvelle version. |
| Partager |
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vous permet d'envoyer un lien vers un élément par courriel. |
| Autres actions |
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vous donne accès à d'autres fonctions de base comme Télécharger, Réserver, Ajouter une version, etc. |
| Télécharger |
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vous permet de télécharger un document et de l'enregistrer en dehors de GCdocs. |
| Réserver |
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vous permet de réserver un élément et de supprimer les droits de modification. |
| Copier |
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vous permet de copier un élément vers un autre emplacement. |
| Déplacer |
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vous permet de déplacer un élément vers un autre emplacement. |
| Supprimer |
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vous permet de supprimer un élément de GCdocs. |
Les fonctions disponibles dépendent du contexte de l'élément. En fonction du type d'élément et votre niveau de permission sur l'élément, la Barre d'action en ligne ou le menu Autres actions peuvent afficher plusieurs ou un nombre limité de fonctions pouvant être effectués. La même chose est vrai en utilisant la boîte Multi-sélecte, sélectionnant un élément contre plusieurs éléments modifiera votre menu de barre d'action.
Vous pouvez également effectuer des fonctions de base à l'aide de la barre d'action en cochant la case de l'élément.
Éléments et documents
Afficher les propriétés de l'élément
Pour visualiser les métadonnées d'un élément, sélectionnez l'icône Propriétés dans la barre d'action en ligne.
La section Général de l'option Propriétés comprend des informations de base (métadonnées) telles que la date de création, l'auteur, la date de modification, le propriétaire, le type et la taille de l'élément.
Le champ de Description est aussi affiché sur cette page. Vous pouvez naviguer dans le menu Propriétés pour afficher les options Versions (c'est-à-dire toutes les versions d'un document), Activité, Attentes, etc.
Accéder aux documents et les modifier
Pour accéder au contenu, vous pouvez parcourir les espaces de travail Entreprise et Personnel, employer les vignettes Favoris ou Accès récents ou faire une recherche. Vous pouvez également épurer la liste des éléments affichés dans un dossier en utilisant des filtres. Une fois que vous avez trouvé le document que vous cherchez, vous pouvez l'ouvrir en lecture seule, le télécharger ou le modifier.
Accès en lecture seule ou téléchargement d'un document
Pour ouvrir un document en lecture seule, cliquez sur son nom. Une fenêtre contextuelle vous permettant d'ouvrir le document ou de le télécharger et de l'enregistrer en dehors de GCdocs s'affichera.
Modifier un document
Pour modifier un document, passez le curseur sur l'élément et cliquez sur Modifier, dans la barre d'action en ligne. Cela ouvrira le document dans son logiciel d'origine et vous permettra de le modifier et d'en enregistrer une nouvelle version.
Remarque : Un utilisateur doit avoir les autorisations requises (Modifier et Réserver) pour modifier un document. Dans le cas contraire, l'option de modification ne figurera pas dans la barre d'action en ligne.
Ajouter des documents existants
Rendez-vous dans le dossier où les documents seront ajoutés et sélectionnez Ajouter un élément, puis Document.
Naviguer pour trouver les documents que vous voulez importer dans GCDocs, sélectionnez-les, puis cliquez sur Ouvrir.
Remarque : Une bannière contextuelle indiquant que les documents ont été téléchargés avec succès s'affichera.
Ajouter des dossiers
Rendez-vous à l'emplacement où le dossier sera créé et sélectionnez Ajouter un élément, puis Dossier.
Nommez votre dossier et cliquez sur Ajouter.
Remarque : La fonction Ajouter un élément vous permet de créer d'autres éléments, tels que des raccourcis, des liens d'adresse Web et des pages wiki.
Ajouter des documents existants avec la méthode glisser-déposer
À l'aide de votre navigateur Web, rendez-vous jusqu'au dossier où les documents seront ajoutés.
- Minimisez la fenêtre du navigateur Web de GCdocs ou réduisez-la, puis, à l'aide de l'Explorateur Windows, naviguez jusqu'à l'emplacement où se trouvent les documents.
- Sélectionnez les documents et faites-les glisser dans la zone vue de parcours d'un dossier dans GCdocs.
Renommer un élément
Pour renommer un élément, comme un document, passez le curseur sur l'élément et cliquez sur Renommer dans la barre d'action en ligne.
Renommez l'élément et appuyez sur Entrée. Appuyez sur Échapp ou cliquez sur l'icône Canceller la modification pour annuler la modification du nom.
Partager un élément
Pour partager par courriel un lien vers un élément, comme un document, passez votre curseur sur l'élément et cliquez sur Partager dans la barre d'action en ligne. Cela lancera votre application de messagerie par défaut (par exemple, Outlook) et ouvrira un nouveau courriel. Le lien vers l'élément sera inclus dans le corps du courriel.
Réserver un document
L'action Réserver vous permet de verrouiller un document. Cela empêche les autres utilisateurs de le modifier.
- Dans le menu Autres actions de la barre d'action en ligne du document, cliquez sur Réserver.
- Votre document est maintenant réservé, comme en affiche l'icône Réserver.
- Pour annuler la réservation, dans le menu Autres actions, sélectionnez Annuler la réservation.
Si vous passez votre curseur sur l'icône Réserver, une bulle indiquera qui a réservé le document. Si c'est vous qui avez réservé le document, vous pouvez annuler la réservation en cliquant sur cette même icône.
Le saviez-vous? Un document est automatiquement réservé quand vous l'ouvrez pour le modifier.
Travailler avec les favoris
Accéder à vos favoris
La mosaïque de la page d'accueil inclut une vignette « Favoris » qui vous permettent d'accéder rapidement aux documents, aux dossiers ou aux autres éléments que vous avez ajoutés comme favoris.
Cliquer sur « Favoris » vous donne accès à la page de favoris élargie. Vous pouvez alors consulter vos éléments favoris et utiliser la barre d'action en ligne.
Pour pouvez agrandir ou fermer la vignette avec les flèches.
Pour faire une recherche dans vos favoris, cliquez sur l'icône Rechercher. Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs éléments pour les partager.
Vous pouvez accéder à vos Favoris au coin supérieur droit de n'importe quelle page dans l'interface Smart View.
Ajouter des éléments aux Favoris
Pour ajouter un élément à votre liste de favoris, cliquez sur l'étoile vide pour Ajouter un favori. Vous pouvez renommer le favori si vous le souhaitez. Cela ne renommera pas l'élément en tant que tel. Cliquez sur Ajouter. L'étoile est maintenant pleine. L'élément figurera maintenant dans votre liste de favoris, que vous pouvez consulter à partir de la Page d'accueil.
Effectuer une recherche
Deux options s'offrent à vous pour effectuer une recherche simple.
- Cliquez sur le bouton Rechercher au coin supérieur droit de votre écran. Tapez vos mots-clés dans la barre de recherche et appuyez sur Entrée (ou cliquez sur « Démarrer la recherche »).
- Utilisez la vignette Recherche sur la page d'accueil. Vous aurez accès à d'autres champs afin de préciser votre recherche.
Remarque : Pour une recherche de « documents », la barre Recherche (option 1 ci-dessus) vous permet de chercher dans le nom et le contenu des documents. La vignette Recherche (option 2 ci-dessus) permet uniquement de chercher dans le champ nom des documents.
Dans la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône de recherche avancée pour accéder à des options de recherche supplémentaires. Notez que cela vous fera basculer vers l'Affichage classique.
Interpréter les résultats de recherche
Une fois votre recherche effectuée, la page Résultats de la recherche s'affichera. Notez que seuls les éléments que vous êtes autorisé à voir paraîtront dans les résultats de votre recherche.
La page de résultats de recherche comprend les fonctions suivantes.
- Pertinence
- Le mot-clé cherché sera trouvé dans le nom et le contenu des documents; les résultats seront classés par défaut par pertinence.
- Menu Trier par
- Ce menu vous permet de trier les résultats de recherche par date de création, catégorie, date, taille, etc.
- Barre d'action en ligne
- Cette barre vous permet d'effectuer des actions telles que Modifier, Partager, Partager, Télécharger, Réserver, etc.
- Menu Filtrer
- Ce menu vous permet d'appliquer des filtres à vos résultats de recherche.
Accès récents
La vignette « Accès récents » vous permet de voir les documents que vous avez récemment consultés ou modifiés.
En cliquant sur « Accès récents », vous accédez à la page complète Accès récents. Dans cette page, vous avez accès à la barre d'action en ligne pour chaque document.
Vous pouvez également cliquer sur les flèches pour agrandir ou fermer la vignette.
Remarque : Pour faire une recherche dans les documents que vous avez consultés récemment, cliquez sur l'icône Rechercher. Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs documents pour les partager.
Les autorisations
Gérer les autorisations
L'outil « Permissions Manager » (gestionnaire des autorisations) vous permet de visualiser les autorisations d'utilisateur accordées pour un élément. Vous pouvez modifier les autorisations d'un élément si vous y êtes autorisé.
Visualiser les autorisations
Ouvrez le menu Autres actions à partir de la barre d'action en ligne de l'élément et sélectionnez « Permissions Manager ».
La page « Permissions Manager » s'ouvre. Vous pouvez alors voir les autorisations actuelles pour un élément.
Vous pouvez modifier les autorisations en sélectionnant Modifier les autorisations. Apportez les modifications voulues aux utilisateurs ou aux groupes, puis sélectionnez Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.
Si vous ne voyez pas l'option Modifier les autorisations, vous n'avez pas le droit de modifier les autorisations relatives à cet élément.
Autoriser l'accès à un utilisateur ou à un groupe
- Pour autoriser l'accès à un utilisateur ou à un groupe, dans le volet Accès assigné, cliquez sur l'icône Accorder l'accès.
- Trouvez l'utilisateur ou le groupe voulu.
- Attribuez-lui les autorisations appropriées et sélectionnez Mettre à jour. Les autorisations sont maintenant actualisées.
Basculer entre les interfaces Smart View et Affichage classique
De Smart View à Affichage classique
Pour basculer de l'interface Smart View à l'Affichage classique, sélectionnez votre menu Mon profil, puis l'option Affichage classique. Vous passerez directement à l'Affichage classique sur la page sur laquelle vous vous trouviez dans l'interface Smart View.
De Affichage classique à Smart View
Pour basculer de l'Affichage classique à l'interface Smart View, sélectionnez Mon compte, puis Smart View.
Remarque : Notez que ce ne sont pas toutes les fonctions qui sont actuellement offertes dans Smart View. Si vous remarquez que l'option pour basculer à l'interface Smart View n'est pas disponible sous Mon compte dans une page donnée de l'Affichage classique, c'est que la page en question ne peut s'afficher dans l'interface Smart View. Par exemple, la fonction de Recherche avancée n'est disponible que dans l'Affichage classique.
Remarque : Vous ne voyez pas l'option pour basculer à l'interface Smart View dans une page donnée? Tentez de passer à la visualisation du dossier et document, puis de basculer en Smart View.
