Transcription
Transcription : Pause-café avec Joseph Silva : Tenir régulièrement des réunions de tout le personnel
[0:00 Un homme debout devant la caméra]
Joseph Silva : Bonjour, je m'appelle Joseph Silva.
[0:02 Le titre « Pause-café avec Joseph Silva : Réunions régulières avec l'ensemble du personnel » s'affiche à côté d'une tasse à café animée.]
J'aimerais parler de l'importance de planifier des réunions régulières avec l'ensemble du personnel.
[0:12 Le texte « Joseph Silva, ancien directeur général des Ressources humaines, Bureau du Conseil privé » s'affiche à l'écran.]
[0:24-2:47 Une bande blanche apparaît au bas de l'écran, sur laquelle est écrit « École de la fonction publique du Canada ».]
En tant que cadres, nous souhaitons que nos équipes soient pleinement mobilisées.
Cependant, nous savons que la mobilisation demande du temps et des efforts, et je pense que tout le monde conviendra que le fait de prendre le temps de communiquer régulièrement avec le personnel est une utilisation judicieuse de notre temps précieux.
Pendant la pandémie, j'ai commencé à planifier des réunions avec l'ensemble du personnel plus régulièrement que par le passé. J'ai trouvé que c'était un excellent outil pour accroître ma visibilité à une époque où; tout le monde travaillait à domicile et pour demeurer en contact avec l'ensemble de l'organisation pendant des moments difficiles.
Lors de ces réunions, je discutais de ce qui se passait au sein de notre organisation, au sein du ministère et au sein du gouvernement du Canada afin que tout le monde ait une compréhension commune de ce qui se passait.
J'en profitais également pour parler du travail sur lequel nous nous concentrions et pour souligner les projets réalisés par les membres du personnel, afin de leur témoigner mon appréciation pour leur travail.
Au moment de préparer ces réunions, je m'assurais que l'ordre du jour s'adressait à tous les niveaux de l'organisation et que le message était authentique. Les membres du personnel savent quand les membres de la haute direction ne joignent pas le geste à la parole.
Il y avait une période de questions et réponses au cours de laquelle les membres du personnel étaient invités à faire part de leurs préoccupations, à formuler des commentaires ou à poser des questions sur tout ce qu'ils avaient à faire au cours de la journée, ou à soulever tout problème qu'ils estimaient nécessaire de résoudre. Ils étaient toujours encouragés à s'exprimer ou à faire un suivi auprès de leurs gestionnaires respectifs s'ils ne se sentaient pas à l'aise de soulever des problèmes au sein de ce forum.
En plus des points à traiter, j'ai ajouté quelques éléments ludiques en début et en fin de réunion afin de rendre ces séances plus intéressantes pour l'effectif. Par exemple, au début, je choisissais une chanson que je faisais jouer pendant environ trois minutes, le temps que tout le monde se joigne à la réunion, et j'utilisais le thème de cette chanson dans mon discours d'ouverture à l'intention de l'équipe.
C'est devenu un excellent moyen de briser la glace et d'insuffler une énergie positive au début de la réunion, plutôt que d'avoir un silence gênant pendant que les choses se mettent en place.
Je terminais la réunion par une initiative de reconnaissance par les pairs où; deux membres du personnel soulignaient quelque chose qu'ils appréciaient chez deux de leurs homologues. Nous les avons toujours encouragés à reconnaître leurs pairs d'autres équipes.
Cela a permis de clôturer la réunion de manière très positive, et je crois que cela a encouragé le travail d'équipe dans l'ensemble de notre organisation.
J'ai trouvé que cette combinaison de ludique et de sérieux était une bonne façon d'impliquer le personnel et de le tenir au courant de ce qui se passait, et qu'il s'agissait d'un bon moyen de témoigner de notre reconnaissance pour ce qu'il accomplissait.
D'après mon expérience, la participation du personnel augmente en réponse à la participation de la haute direction; je recommande donc fortement la tenue de réunions avec l'ensemble du personnel tous les trimestres.
[2:42 Le titre « Pause-café avec Joseph Silva : Réunions avec l'ensemble du personnel » s'affiche à côté d'une tasse à café animée.]
[2:49-2:59 Le logo de l'EFPC apparaît à l'écran. Un texte apparaît à l'écran : canada.ca/ecole. Le logo du gouvernement du Canada apparaît à l'écran.]
