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Transcription Pratiques exemplaires pour travailler dans un milieu hybride
Un modèle de milieu de travail hybride est un mélange de travail au bureau et de travail à distance qui nécessite une mentalité et un ensemble de compétences précis pour optimiser le rendement, la réussite et le bien-être. Comme notre milieu de travail continue d'évoluer, il est possible d'expérimenter et d'innover. Prenez-en conscience et soyez indulgent avec vous-même : il faut du temps pour s'adapter et faire l'expérience de nouvelles méthodes de travail.
Cette vidéo présente cinq pratiques exemplaires à prendre en compte lorsque vous travaillez dans un milieu de travail hybride.
Pratique exemplaire no 1 : Communiquer efficacement avec ses collègues
La façon dont vous communiquez avec vos collègues dans un milieu de travail hybride diffère de celle d'une équipe qui travaille uniquement en mode virtuel ou au bureau. Discutez et déterminez avec vos collègues et votre gestionnaire les formats et les outils de communication qui sont à votre disposition.
- outils de collaboration;
- répertoires communs;
- réunions interactives en ligne ou en personne.
[Texte à l'écran] Partage d'écran, clavardage, tableau blanc, partage de calendrier, vote.
Tenez compte des horaires auxquels vous et vos collègues travaillez au bureau et à distance. Si vous et vos collègues êtes au bureau le même jour, prévoyez une réunion en personne pour travailler en collaboration. Songez à inclure les autres car les conversations importantes doivent faire intervenir tout le monde.
Pratique exemplaire no 2 : Planifier votre horaire de travail
Comme de nombreux fonctionnaires travaillent partiellement au bureau et partiellement à distance, il y a de nombreux moyens d'optimiser votre horaire en planifiant vos journées de travail. Voici quelques bonnes pratiques à envisager :
- Informez vos collègues des journées où vous êtes bureau et de celles où vous travaillez à distance.
- En collaboration avec vos collègues et votre gestionnaire, déterminez les aspects de votre travail qui sont mieux réalisés à distance qu'au bureau.
- Réservez un bureau, des salles de réunion et les outils adéquats afin de disposer de tout ce dont vous avez besoin pour assurer votre productivité.
- Prévoyez des rencontres régulières avec votre gestionnaire (profitez de vos réunions bilatérales ou de vos réunions d'équipe) pour discuter de ce qui fonctionne bien et de ce qui ne fonctionne pas. Votre gestionnaire pourra vous fournir un soutien et des suggestions qui vous permettront de tirer le meilleur parti de votre milieu de travail et de votre expérience.
On dit souvent que les milieux de travail hybride offrent le meilleur des modèles de travail au bureau et à distance. Dans la mesure du possible, profitez-en pour réduire l'isolement social en rencontrant vos collègues pendant vos journées au bureau et réservez vos journées de travail virtuel pour les tâches qui exigent plus de souplesse.
Pratique exemplaire no 3 : Faire preuve de diligence en ce qui concerne les réunions
Les réunions sont un moyen de discuter et de faire avancer le travail quotidien. Dans le monde des milieux de travail hybride, il est possible que certains de vos collègues se joignent à la réunion à partir d'une salle de réunion tandis que d'autres se connectent virtuellement.
Si vous êtes responsable d'organiser la réunion, envisagez de faire ce qui suit :
- Fournissez à l'avance des instructions pour les réunions en personne et virtuelles ainsi qu'un ordre du jour à tous les participants.
- Planifiez les heures et les durées des réunions en conséquence afin de prévoir suffisamment de temps de transition pour que les collègues au bureau et à distance puissent se rendre d'une réunion à l'autre. Modifiez la durée par défaut de votre calendrier Outlook pour les nouvelles réunions.
Si vous participez à une réunion hybride, que vous soyez dans une salle de réunion avec la plupart des membres de votre équipe ou que vous assistiez à une réunion virtuelle, envisagez de faire ce qui suit :
- Allumez votre caméra. Cela améliorera l'expérience de l'ensemble de vos collègues lors de la réunion, qui pourront voir vos réactions et vos expressions.
- Surveillez la section de clavardage pour vos collègues qui participent virtuellement à la réunion.
- Signalez à vos collègues si elles ou ils sont trop éloignés du microphone ou si vous éprouvez des difficultés avec la technologie afin qu'ils puissent vous fournir les renseignements manquants, le cas échéant.
Si vous organisez une réunion, envisagez d'ajouter des activités interactives accessibles et inclusives, comme des discussions en ligne, des sondages et des questions, afin d'accroître l'intérêt et la mobilisation de tous les collègues présents.
Pratique exemplaire no 4 : Réfléchir et se restaurer
Quel que soit votre lieu de travail, il se peut que vous vous précipitiez d'une réunion à l'autre et que vous essayiez de jongler avec de nombreuses priorités concurrentes. Il est important de réfléchir et de se restaurer de temps en temps pour assurer son bien-être.
Envisagez de faire ce qui suit :
- Révisez les routines et la structure de travail.
- Repérez les distractions potentielles; si vous avez la marge de manœuvre pour le faire, discutez avec votre gestionnaire pour déterminer les meilleures journées pour travailler au bureau ou en mode virtuel, en vue de favoriser la productivité et la réussite.
- Ayez conscience du fait que vous devrez peut-être modifier de temps à autre ce qui vous convient le mieux et tenir des discussions ouvertes et honnêtes avec votre gestionnaire.
Permettez à votre esprit et à votre corps de se rétablir en vous éloignant de l'écran. Profitez de vos pauses pour vous étirer, méditer, vous détendre, sortir ou faire de l'exercice.
Pratique exemplaire no 5 : Rester en contact avec vos collègues
Le fait de rester en contact avec vos collègues est essentiel au bon fonctionnement d'une équipe. Dans un milieu de travail hybride, la manière dont nous communiquons est réinventée. Avec vos collègues et votre gestionnaire, discutez et menez une réflexion au sujet des moyens de cultiver les liens dans un milieu de travail hybride.
Les liens favorisent des équipes saines, l'apprentissage et le mentorat par les pairs, le transfert de connaissances et une culture positive.
Envisagez de combler le fossé entre le travail au bureau et le travail virtuel en organisant des cafés-causeries ou des dîners-causeries avec vos collègues, et tirez parti des canaux sociaux pour discuter de manière informelle : ce sont des activités qui peuvent imiter les échanges informels au bureau.
Maintenant que nous avons examiné certaines des pratiques exemplaires pour vous épanouir dans un milieu de travail hybride, collaborez avec vos collègues pour essayer différentes approches et partager des conseils et des idées qui amélioreront la façon dont vous travaillez dans un contexte de travail hybride.
Naviguer dans le monde du travail hybride n'est pas toujours facile, mais grâce à la transparence et au bon état d'esprit, vous pourrez réussir.
[Le logo de l'EFPC apparaît à l'écran. Un texte apparaît à l'écran canada.ca/ecole. Le logo du gouvernement du Canada apparaît à l'écran.]
