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Vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers
Bureau du dirigeant principal de la vérification
Table des matières
1.0 Énoncé d'assurance
Le Bureau du dirigeant principal de la vérification (BDPV) de l'École de la fonction publique du Canada (l'École) a mené une vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers. L'objectif de la vérification visait à fournir une assurance quant à l'existence et à l'efficacité des activités de contrôle interne en matière de rapports financiers. L'approche et la méthodologie suivies lors de cette vérification sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne, telles que définies par l'Institut des vérificateurs internes et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme l'exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.
Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2009 (la période couverte par la vérification), le BDPV conclut que, à quelques exceptions près, avec un degré élevé d'assurance, les activités de contrôle interne en matière de rapports financiers, au niveau de l'entité, et pour les cinq processus opérationnels (revenus, dépenses salariales, autres dépenses opérationnelles, immobilisations et clôture et établissement de rapports financiers) existaient et fonctionnaient généralement efficacement. Autrement, les faiblesses touchaient principalement un manque de documentation, un manque d'examen et d'approbation et une répartition inadéquate des tâches.
L'École devrait être prête à subir une vérification efficace de ses états financiers par un vérificateur externe s'appuyant sur les contrôles, si l'organisme :
- met en œuvre un plan d'action pour corriger les exceptions susmentionnées;
- vérifie la conception et l'efficacité des activités de contrôle interne touchant le transfert à la nouvelle plateforme SAP du système de comptabilité financière (en service depuis le 1er avril 2009);
- vérifie les activités de contrôle interne des opérations des services de la rémunération et des avantages sociaux (transférées à l'École en juin 2009).
Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été effectuées et des preuves probantes ont été recueillies pour étayer l'exactitude de l'opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion est fondée sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification par rapport aux critères préétablis. Cette opinion ne s'applique qu'à l'entité vérifiée pour l'étendue et la période couverte par la vérification.
Elaine Maheu, CA
Dirigeante principale de la vérification
2.0 Sommaire
2.1 Contexte et objectif de la vérification
La vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers est une mission d'assurance qui faisait partie du Plan pluriannuel de vérification fondé sur le risque de l'École de la fonction publique du Canada 2008-2009 à 2010-2011, tel qu'approuvé. Le Bureau du dirigeant principal de la vérification (BDPV) de l'École de la fonction publique du Canada (l'École) a effectué la mission de vérification.
L'objectif de la vérification visait à fournir une assurance que les activités de contrôle interne en matière de rapports financiers existaient et fonctionnaient efficacement, comme il est prévu.
En 2007, la direction de l'École a décidé d'entreprendre une Évaluation de l'état de préparation à la vérification des états financiers. Cette décision dépassait les attentes gouvernementales concernant un organisme de la taille de l'École. Les deux objectifs principaux associés à cette évaluation visaient à renforcer le contrôle interne de l'École en matière de rapports financiers et à permettre finalement à l'organisation d'être en mesure de subir une vérification de ses états financiers par un vérificateur externe s'appuyant sur les contrôles. Un cabinet de consultants externe a exécuté les phases initiales de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification, qui incluaient les activités suivantes :
- examen des états financiers de l'École et des éléments à l'appui des états financiers afin d'assurer la conformité aux politiques et aux normes comptables (Phase 1);
- documentation et vérification de l'efficacité de la conception des contrôles internes touchant la clôture et l'établissement de rapports financiers et les contrôles des processus opérationnels relatifs aux revenus, aux dépenses salariales et aux autres dépenses opérationnelles, aux immobilisations et aux contrôles informatiques généraux (CIG), ainsi que les contrôles au niveau de l'entité (Phase 2);
- vérification de l'état de la situation financière de l'École au 31 mars 2008 (Phase 3).
Après chaque phase, le cabinet de consultants remettait à la direction de l'École des rapports, des documents de travail et des lettres de recommandations. Les lettres de recommandations à l'École traitaient particulièrement des lacunes de contrôle. Plus précisément, après la phase de documentation et de vérification de l'efficacité de la conception des contrôles internes, le cabinet de consultants indiquait que, sous réserve de la mise en œuvre appropriée d'un plan de redressement et d'action, de même que de l'assurance de l'efficacité opérationnelle de toutes les activités de contrôle importantes, l'organisation serait prête à subir une vérification externe efficace de ses états financiers. En outre, une opinion de vérification sans réserve sur l'état de la situation financière de l'École au 31 mars 2008 a été émise par le cabinet de vérificateurs chargé de la vérification. La direction de l'École a répondu en préparant des plans de redressement et d'action, indiquant comment et quand les recommandations seraient mises en application. La vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers est, en fait, une autre phase et une continuité de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification que la direction de l'École a décidé d'entreprendre en 2007.
2.2 Conclusion générale et constatations
La Phase 2 de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification avait révélé certaines faiblesses dans la conception des activités de contrôle interne qui avaient été examinées. Cette vérification a révélé que, durant l'exercice se terminant le 31 mars 2009, l'École avait réalisé des progrès notables dans la mise en œuvre du plan d'action qui avait été élaboré pour combler les lacunes des contrôles internes identifiées par l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification.
Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2009 (la période couverte par la vérification), le BDPV conclut que, à quelques exceptions près, avec un degré élevé d'assurance, les activités de contrôle interne en matière de rapports financiers, au niveau de l'entité, et pour les cinq processus opérationnels (revenus, dépenses salariales, autres dépenses opérationnelles, immobilisations et clôture et établissement de rapports financiers) existaient et fonctionnaient généralement efficacement. Autrement, les faiblesses touchaient principalement un manque de documentation, un manque d'examen et d'approbation et une répartition inadéquate des tâches.
L'École devrait être prête à subir une vérification efficace de ses états financiers par un vérificateur externe s'appuyant sur les contrôles, si l'organisme :
- met en œuvre un plan d'action pour corriger les exceptions susmentionnées;
- vérifie la conception et l'efficacité des activités de contrôle interne touchant le transfert à la nouvelle plateforme SAP du système de comptabilité financière (en service depuis le 1er avril 2009);
- vérifie les activités de contrôle interne des opérations des services de la rémunération et des avantages sociaux (transférées à l'École en juin 2009).
En outre, l'organisation devrait aussi être en mesure de respecter la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor (en vigueur à partir du 1er avril 2009), qui exigera que, pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012, le président et le dirigeant principal des finances (DPF) de l'École signent la version annuelle modifiée et révisée de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers.
3.0 Introduction
La vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers est une mission d'assurance qui faisait partie du Plan pluriannuel de vérification fondé sur le risque de l'École de la fonction publique du Canada 2008-2009 à 2010-2011, tel qu'approuvé. Le Bureau du dirigeant principal de la vérification (BDPV) de l'École de la fonction publique du Canada (l'École) a effectué la mission de vérification.
3.1 Contexte
En 2007, la direction de l'École a décidé d'entreprendre une Évaluation de l'état de préparation à la vérification des états financiers. Cette décision dépassait les attentes gouvernementales concernant un organisme de la taille de l'École. Les deux objectifs principaux associés à cette évaluation visaient à renforcer le contrôle interne de l'École en matière de rapports financiers et à permettre finalement à l'organisation d'être en mesure de subir une vérification de ses états financiers par un vérificateur externe s'appuyant sur les contrôles. Un cabinet de consultants externe a exécuté les phases initiales de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification qui incluaient les activités suivantes :
- examen des états financiers de l'École et des éléments à l'appui des états financiers afin d'assurer la conformité aux politiques et aux normes comptables (Phase 1);
- documentation et vérification de l'efficacité de la conception des activités de contrôle interne en matière de rapports financiers, au niveau de l'entité, et pour les cinq processus opérationnels (revenus, dépenses salariales, autres dépenses opérationnelles, immobilisations et clôture et établissement de rapports financiers) et les contrôles informatiques généraux (CIG) (Phase 2);
- vérification de l'état de la situation financière de l'École au 31 mars 2008 (Phase 3) et émission d'une opinion de vérification sans réserve.
Cette vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers constitue en fait une autre phase et une continuité de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification.
Enfin, un événement a eu lieu récemment, relativement au contrôle interne en matière de rapports financiers : la mise en place de la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor (en vigueur à partir du 1er avril 2009). Cette politique exigera que, pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012, le président et le dirigeant principal des finances (DPF) de l'École signent une version annuelle modifiée de la Déclaration de responsabilité de la direction, rebaptisée Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers. La nouvelle déclaration continuera de figurer en introduction des états financiers et comprendra les éléments suivants :
- elle reconnaîtra la responsabilité de la direction d'assurer le maintien d'un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers;
- elle reconnaîtra l'exécution d'une évaluation annuelle de l'efficacité du système de contrôle interne;
- elle reconnaîtra l'établissement d'un plan d'action;
- elle inclura un résumé des résultats de l'évaluation avec les mesures prises pour corriger tout problème important.
3.2 Objectif et portée de la vérification
L'objectif de la vérification visait à fournir une assurance que les activités de contrôle interne en matière de rapports financiers existaient et fonctionnaient efficacement, comme il est prévu.
La portée de la vérification consistait à vérifier l'existence et l'efficacité opérationnelle des activités de contrôle interne en matière de rapports financiers, recensées et documentées à la Phase 2 de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification. Ces activités consistaient en des contrôles au niveau de l'entité et des contrôles visant les cinq processus opérationnels suivants :
- revenus;
- dépenses salariales;
- autres dépenses opérationnelles;
- immobilisations;
- clôture et établissement de rapports financiers.
La vérification couvrait les activités de contrôle interne dont la conception a été jugée efficace à la suite des passages-témoins effectués durant la Phase 2 de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification. Elle couvrait également les activités de contrôle interne présentant des faiblesses que la direction avait corrigées depuis. La période de vérification couvrait l'exercice se terminant le 31 mars 2009. En outre, lorsque la direction avait corrigé les faiblesses liées au contrôle, la couverture de la vérification commençait au point où les mesures entreprises pour les corriger débutaient. La phase d'examen de la vérification a été réalisée entre février et août 2009.
La vérification n'a pas examiné ou vérifié les CIG ni les contrôles internes relatifs à la plateforme SAP du système de comptabilité financière, étant donné que l'École avait prévu transférer sa plateforme SAP et le fournisseur de services, passant du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au ministère de la Santé du Canada à partir du 1er avril 2009. Par conséquent, il a été décidé d'exclure de la portée de cette vérification les CIG et les contrôles internes relatifs à la plateforme SAP du système de comptabilité financière. La réalisation de la vérification des CIG est planifiée pour 2010-2011. Enfin, la vérification n'a pas examiné ni vérifié les contrôles relatifs aux services de la rémunération et des avantages sociaux qui ont été transférés, passant de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à l'École en juin 2009.
3.3 Audit Criteria
The audit sought to verify that internal control activities over financial reporting (as documented and assessed in Phase 2 of the Audit Readiness Assessment) exist and are operating as intended.
3.4 Critères de vérification
L'approche et la méthodologie ont respecté les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne, telles que définies par l'Institut des vérificateurs internes et les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme l'exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à obtenir l'assurance raisonnable que l'objectif de la vérification est atteint. La vérification a été effectuée conformément à des programmes de vérification détaillés examinant chacune des activités de contrôle interne pour chacun des cinq processus opérationnels et au niveau de l'entité en opération durant l'exercice se terminant le 31 mars 2009.
L'approche utilisée lors de l'exécution de la vérification comprenait les étapes suivantes, sans toutefois s'y limiter :
- examen de la documentation préparée par le cabinet de consultants externe qui a travaillé aux trois phases initiales de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification, et du plan d'action élaboré par la direction de l'École en réponse aux lacunes de contrôle interne qui ont été cernées;
- exécution de contrôles par sondage détaillés des activités de contrôle interne afin d'en évaluer l'efficacité opérationnelle au niveau de l'entité et pour chacun des cinq processus opérationnels :
- revenus;
- dépenses salariales;
- autres dépenses opérationnelles;
- immobilisations;
- clôture et établissement de rapports financiers;
- examen des documents suivants :
- 40 protocoles d'entente concernant des cours et leurs 121 factures afférentes (processus opérationnel des revenus);
- 25 factures individuelles de cours générées et administrées par le système d'inscription et de gestion des apprenants (SIGA) (processus opérationnel des revenus);
- 67 formulaires individuels d'entrée de paie du personnel (processus opérationnel des dépenses salariales);
- 25 factures individuelles (processus opérationnel des autres dépenses opérationnelles);
- factures ou pièces justificatives de journal individuelles (processus opérationnel des immobilisations);
- exécution de contrôles par sondage détaillés de trois activités mensuelles de contrôle interne, comme les rapprochements, et toutes les activités annuelles de contrôle interne applicables à chacun des processus opérationnels.
4.0 Constatations et recommandations
4.1 Suivi du plan d'action de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification
Le BDPV a constaté que l'École avait élaboré un plan d'action visant à corriger les faiblesses identifiées à la Phase 2 de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification, et que l'organisation avait généralement réalisé des progrès notables dans la correction des lacunes du contrôle interne. Toutefois, le BDPV a constaté que la documentation décrivant les nouvelles procédures, c'est-à-dire ce qui a été fait pour corriger les lacunes du contrôle interne, n'avait pas été mise à jour. À moins que toutes les nouvelles procédures ne soient clairement documentées, il y aura un risque que le personnel exécute des processus incorrects et désuets.
Recommandation no1 :
Le BDPV recommande que le dirigeant principal des finances (DPF) élabore un plan d'action pour mettre à jour la documentation des processus opérationnels, afin de refléter les changements apportés aux activités de contrôle interne résultant du plan d'action de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification. (Haute priorité)
4.2 Processus de production des rapports sur les écarts financiers
Le processus de production des rapports sur les écarts financiers (REF) est une activité de contrôle interne cruciale et déterminante. Il remplit une fonction clé de surveillance et touche les processus opérationnels des revenus, des dépenses salariales et d'autres dépenses opérationnelles de l'École. Cette vérification a soulevé plusieurs questions concernant le processus de production des REF. Collectivement, ces questions touchent entre autres l'exactitude et la présentation en temps opportun des rapports sur les écarts.
Au moment de la vérification, le BDPV a constaté que la Direction générale des services centraux travaillait à l'élaboration d'un nouvel outil qui automatisera la production des REF. Ce nouvel outil doit être mis en œuvre dans la prochaine ronde de rapports (automne 2009). Si l'École démontre de la rigueur dans le processus amélioré de production des REF, un grand pas sera franchi vers le renforcement du contrôle interne de l'organisation et vers la conformité à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.
Recommandation no2 :
Le BDPV recommande que le DPF continue d'élaborer et de mettre en œuvre le processus amélioré de production des REF avec ses outils et ses modèles de soutien et qu'il envisage l'intégration de procédures d'assurance de la qualité. (Haute priorité)
4.3 Manque de documentation
La documentation pertinente à certaines des activités de contrôle interne que nous avons vérifiées n'était pas disponible. Par exemple, nous avons constaté l'absence de documentation de deux processus cruciaux comme le rapprochement des données financières de deux systèmes clés - le SIGA et le système de masse salariale (SMS), avec le système de comptabilité financière SAP.
Par exemple, le SIGA est un registre d'étudiants inscrits à divers cours. Il génère les données sur les cours suivis par des étudiants, données nécessaires pour préparer les factures à présenter aux ministères pour la formation que ces mêmes étudiants reçoivent. Ces factures représentent les revenus de l'École. Le SAP, qui est le système de comptabilité financière de l'École, sert à préparer ses états financiers annuels. Par conséquent, les données financières des deux systèmes doivent concorder (correspondre) entre elles afin de garantir que tous les cours ont été facturés et que les revenus connexes ont été comptabilisés.
Le BDPV a constaté que le processus de rapprochement des données entre le SIGA et le système de comptabilité financière SAP n'était pas documenté, bien qu'il s'agisse d'une activité de contrôle interne reconnue que de documenter les résultats d'un exercice de rapprochement. Si la documentation est absente, il ne peut pas y avoir d'assurance raisonnable que le personnel ait rapproché les données entre les deux systèmes et que tous les ministères aient été facturés pour tous les cours suivis par leurs employés, et que par conséquent tous les revenus de l'École aient été comptabilisés dans ses états financiers.
Recommandation no3 :
Le BDPV recommande que le DPF, en collaboration avec le registraire, applique les correctifs suivants :
- documenter les procédures de travail détaillées touchant les activités de contrôle interne clés au moyen d'une documentation facilement accessible à tout le personnel et présentée sous forme de document ou de manuel organisé et complet;
- élaborer des outils et des aides normalisés dont le personnel et la direction se serviront pour confirmer adéquatement l'activité de contrôle interne réalisée;
- fournir la formation à tout le personnel concerné. (Haute priorité)
4.4 Lack of Review and Approval and Inadequate Segregation of Duties
Review and approval processes and segregation of duties are, in effect, internal control activities and are part of the larger internal control framework.
Review and approval. For internal control to work effectively, organizations must have a process for certain staff to review and approve the work of others. The purpose of this process is to prevent and detect errors and inconsistencies and to reduce the risk of fraud. If review and approval processes are deficient, the effectiveness of other internal control activities is compromised, and risk increases.
In examining the internal control activities across the five business processes, OCAE found instances of inadequate review and approval procedures. Some were more critical for internal control purposes than others; the lack of review and approval over changes to the master files of vendors and customers in SAP is an example of a more critical inadequacy.
Segregation of duties. This internal control is designed to reduce the risks that may arise if employees perform incompatible tasks. An example of incompatible tasks is an employee both entering journal entries into a financial system and approving the transaction. OCAE found several instances of employees performing incompatible tasks, which creates the risk that a wide range of errors - such as incomplete or improperly recorded or presented transactions - could occur. All of these errors could ultimately affect the financial statements.
Recommandation no4 :
OCAE recommends that the CFO establish procedures, including appropriate monitoring, to ensure that master files are subject to periodic review and approval and that accounting staff do not perform incompatible tasks. (High Priority)
4.5 Frais de cours
Avoir un cadre approuvé pour l'établissement des frais de cours est une pratique commerciale courante et acceptée lorsqu'un organisme exige des frais pour la prestation d'un service. Au moment de la vérification, aucun cadre ou barème officiel des frais approuvé par la haute direction n'existait à l'École. Par conséquent, il y avait un risque accru que l'École exige des frais plus élevés à certains clients qu'à d'autres pour des cours identiques ou équivalents. Le BDPV a également observé dans certains cas que la documentation justifiant des différences des frais exigés (p. ex., une réduction pour un grand nombre d'étudiants) ou pour justifier une décision n'était pas disponible.
Le BDPV a toutefois observé que l'École a depuis réglé la question durant l'exercice se terminant le 31 mars 2010. En fait, le conseil d'administration a appuyé un cadre de tarification et une méthode de réduction des frais. En outre, le comité de gestion et le sous-comité de gestion et des opérations ont ratifié une Politique sur les protocoles d'entente et des documents connexes.
5.0 Autres observations et recommandations connexes
5.1 Efficacité générale du contrôle interne en matière de rapports financiers
Plusieurs activités automatisées de contrôle interne dans le système de comptabilité financière SAP touchent les cinq processus opérationnels de l'École. Ces activités n'ont pas encore été documentées de manière à refléter le changement touchant le nouveau fournisseur de services de la plateforme SAP du système de comptabilité financière en date du 1er avril 2009.
De la même façon, le BDPV a également observé que les activités de contrôle interne pour le processus opérationnel des dépenses salariales n'avaient pas été mises à jour pour refléter le transfert, en juin 2009, des services de rémunération et d'avantages sociaux qui passaient de TPSGC à l'École.
Faute de documentation complète sur les activités de contrôle interne automatisées et manuelles et sur les mesures prises pour corriger les lacunes existantes en matière de contrôle interne, il est impossible d'évaluer entièrement l'efficacité des contrôles internes. De plus, sans documentation complète sur ces nouveaux systèmes et processus, il pourrait y avoir de nouvelles faiblesses dans la conception et l'efficacité des activités de contrôle interne. Par conséquent, il existe un risque accru que la direction de l'École prenne des décisions inappropriées basées sur une image inexacte de l'efficacité du cadre de contrôle interne.
Comme il a été mentionné précédemment, les CIG étaient hors de la portée de cette vérification. Les CIG ont un effet omniprésent et général sur le contrôle interne de tout organisme relativement à ses systèmes informatisés. Dans le cas de l'École, le système de comptabilité financière SAP, le SIGA (qui sera remplacé par le nouveau système harmonisé de gestion de l'apprentissage - SHGA) et le SMS sont tous des systèmes informatisés qui sont directement liés à l'ensemble du contrôle interne en matière de rapports financiers. La direction de l'École devrait être consciente que, jusqu'à ce que l'efficacité opérationnelle des CIG de l'organisme ait été vérifiée, l'École risque de ne pas être prête à subir une vérification s'appuyant sur les contrôles de ses états financiers.
Recommandation no5 :
Le BDPV recommande que le DPF élabore un plan d'action afin :
- de mettre à jour la documentation des processus opérationnels afin de refléter le changement touchant le nouveau fournisseur de services de la plateforme SAP et toute autre activité nouvelle ou révisée de contrôle interne mise en œuvre après le 1er avril 2009;
- de vérifier l'efficacité opérationnelle de toutes les activités de contrôle interne nouvelles et mises à jour après qu'elles aient été documentées et mises en œuvre. (Haute priorité)
Recommandation no6 :
Le BDPV recommande que le DPF, en collaboration avec le directeur général des Ressources humaines, élabore un plan d'action afin de :
- mettre à jour la documentation des processus opérationnels afin de refléter le transfert des services de la rémunération et des avantages sociaux, passant de TPSGC à l'École;
- de vérifier l'efficacité opérationnelle des activités de contrôle interne connexes après qu'elles aient été documentées et mises en œuvre. (Haute priorité)
5.2 Système d'inscription et de gestion des apprenants
Nous avons observé que l'École élabore actuellement le nouveau SHGA devant remplacer l'actuel système d'inscription et de gestion des apprenants (SIGA) qui est utilisé depuis un certain temps. Cependant, la présente vérification et la Phase 2 de l'Évaluation de la préparation à la vérification ont révélé des faiblesses en matière de contrôle interne dans les opérations touchant le SIGA, comme une répartition des tâches inadéquate et l'absence d'examen des personnes y ayant accès.
Les agents du centre d'appel sont chargés de saisir l'information sur les participants aux cours dans le SIGA. Cependant, ils peuvent également changer la tarification des cours et mettre à jour la situation des participants concernant la fréquentation. Ils ont aussi la possibilité, cependant, de mettre à jour « l'état » du SIGA utilisé pour approuver les annulations et les ajustements. Ce sont des tâches incompatibles.
Le BDPV a observé qu'il n'y a pas de processus d'examen périodique de la liste de noms de personnes ayant un statut d'accès d'utilisateur actif du SIGA. La liste de personnes ayant accès au SIGA que nous avons obtenue contenait plus de 700 noms. Le BDPV estime que le nombre de personnes ayant accès au SIGA est excessif par rapport au nombre planifié total de 940 employés équivalents temps pour l'ensemble de l'organisation, tel qu'il est indiqué dans le Rapport sur les plans et les priorités 2008-2009 de l'École.
Recommandation no7 :
Le BDPV recommande que le vice-président registraire :
- veille à ce que des fonctionnalités de contrôle interne soient intégrées au nouveau SHGA afin d'assurer une répartition appropriée des tâches pour les personnes ayant accès au système;
- veille à ce que des procédures soient créées et mises en œuvre afin d'examiner périodiquement les droits d'accès des utilisateurs au SHGA dans l'environnement de production. (Haute priorité)
6.0 Conclusion générale
La Phase 2 de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification avait révélé certaines faiblesses dans la conception des activités de contrôle interne qui avaient été examinées. Cette vérification a révélé que, durant l'exercice se terminant le 31 mars 2009, l'École de la fonction publique du Canada avait réalisé des progrès notables dans la mise en œuvre du plan d'action qui avait été élaboré pour combler les lacunes des contrôles internes cernées par l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification.
Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2009 (la période couverte par la vérification), le BDPV conclut que, à quelques exceptions près, avec un degré élevé d'assurance, les activités de contrôle interne en matière de rapports financiers, au niveau de l'entité, et pour les cinq processus opérationnels (revenus, dépenses salariales, autres dépenses opérationnelles, immobilisations et clôture et établissement de rapports financiers) existaient et fonctionnaient généralement efficacement. Autrement, les faiblesses touchaient principalement un manque de documentation, un manque d'examen et d'approbation et une répartition inadéquate des tâches.
L'École devrait être prête à subir une vérification efficace de ses états financiers par un vérificateur externe s'appuyant sur les contrôles, si l'organisme :
- met en œuvre un plan d'action pour corriger les exceptions susmentionnées;
- vérifie la conception et l'efficacité des activités de contrôle interne touchant le transfert à la nouvelle plateforme SAP du système de comptabilité financière (en service depuis le 1er avril 2009);
- vérifie les activités de contrôle interne des opérations des services de la rémunération et des avantages sociaux (transférées à l'École en juin 2009).
En outre, l'organisme devrait être en mesure de respecter la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor (en vigueur à partir du 1er avril 2009), qui exigera que, pour l'exercice se terminant le 31 mars 2012, le président et le DPF de l'École signent la version annuelle modifiée et révisée de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers.
James Meddings
Président intérimaire et chef de la direction
École de la fonction publique du Canada
Annexe A - Recommandations, réponse de la direction et plan d'action
Vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers
Annexe A - Vérification du contrôle interne en matière de rapports financiers
Annexe A - Recommandations, réponse de la direction et plan d'action
| Réf. au rapport de vérification |
Recommandations |
Réponse de la direction (Acceptéeée / Rejetée) |
Mesures prévues |
Gestionnaires responsables |
Résultats attendus |
Dates prévues de mise en œuvre |
|
4.1 Suivi du plan d'action de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification |
| 1) Haute priorité |
Le BDPV recommande que le dirigeant principal des finances (DPF) élabore un plan d'action pour mettre à jour la documentation des processus opérationnels, afin de refléter les changements apportés aux activités de contrôle interne résultant du plan d'action de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification. |
Accept |
1.1 La documentation de nombreux processus opérationnels a déjà été mise à jour suite au plan d'action de l'Évaluation de l'état de préparation à la vérification. Par exemple, les changements aux activités de contrôle interne des processus opérationnels de clôture et d'établissement de rapports financiers des rapports centraux ont été mis à jour au cours de l'été 2009.
Une approche priorisée fondée sur le risque sera établie afin d'examiner et de mettre à jour les activités de contrôle interne en suspens pour chacun des processus opérationnels, au besoin. |
Directrice Fonction de contrôle et assurance de la qualité
Michelle Gleeson |
1.1.1 Liste par ordre de priorité des processus opérationnels avec les dates prévues de mise en œuvre.
1.1.2 Processus opérationnels approuvés et mis à jour à être affichés sur le site Intranet de l'École. |
1.1.1 Fin décembre 2009.
1.1.2 Mars 2010. |
| 4.2 Processus d'établissement de rapports sur les écarts financiers |
| 2) Haute priorité |
Le BDPV recommande que le DPF continue d'élaborer et de mettre en œuvre le processus amélioré de production des rapports sur les écarts financiers (REF) et ses outils et ses modèles de soutien et que le DPF envisage l'intégration de procédures d'assurance de la qualité. |
Acceptée |
2.1 La nouvelle plateforme SAP du système de comptabilité financière utilisée depuis le 1er avril 2009 inclut l'accès à un outil automatisé de prévision des REF par l'entremise de l'application Solutions de rapports de gestion (SRG) sur le Web. En octobre 2009, l'outil automatisé de prévision des REF a été lancé comme projet pilote. Il est actuellement en production à l'École et la Gestion des ressources effectue les derniers tests d'assurance de la qualité. Les Services centraux ont offert de la formation à toutes les directions générales de l'École et ce, dans toutes les régions où elle est présente.
Ce nouvel outil automatisé de prévision des REF permet maintenant de préparer en ligne les prévisions. Les données sur les dépenses salariales, les autres dépenses opérationnelles, les revenus et les immobilisations, budgétés, réels ou dépensés et engagés, sont téléchargées directement du système de comptabilité financière SAP.
Un rapprochement des données financières comptabilisées dans le grand livre général tenu dans le SAP et l'information financière des REF est réalisé avant de donner accès au système. Ce procédé garantit une assurance de la qualité de l'information.
L'outil automatisé des REF donne également aux utilisateurs l'accès aux rapports détaillés des dépenses et des engagements qui correspondent aux montants figurant dans les rapports des REF préalablement alimentés, ce qui facilitera l'analyse et assurera l'intégrité des données. |
Directeur Gestion financière et analyse
Doug Hazel |
2.1.1 Mise en œuvre complète de l'outil automatisé des REF à terminer. |
2.1.1 Novembre 2009 |
| 4.3 Manque de documentation |
| 3) Haute priorité |
Le BDPV recommande que le DPF, en collaboration avec le registraire, applique les correctifs suivants :
- documenter les procédures de travail détaillées touchant les activités de contrôle interne clés au moyen d'une documentation facilement accessible à tout le personnel et présentée sous forme de document ou de manuel organisé et complet;
- élaborer des outils et des aides normalisés dont le personnel et la direction se serviront pour confirmer adéquatement l'activité de contrôle interne réalisée;
- fournir la formation à tout le personnel concerné.
|
Acceptée |
3.1 Les contrôles clés sont affectés par descriptions de postes, le cas échéant, et sont compris dans les procédures courantes et dans les buts et les objectifs du personnel des postes concernés. La série de procédures courantes est basée sur le risque, le type et la fréquence de l'activité (c.-à-d. approbation du cycle de paiement; carte d'achat). |
Directeur Politiques financières et opérations
Tommy Pham |
3.1.1 Contrôles clés à être enchâssés dans les buts et les objectifs.
3.1.2 Matrice documentée des contrôles clés/descriptions de postes à être créée.
3.1.3 Procédures courantes à être documentées avec références claires aux contrôles internes par postes.
3.1.4 Processus de rapprochement entre le SIGA et le SAP documenté à être mis en place. |
3.1.1 1er avril, 2010.
3.1.2 Décembre 2009.
3.1.3 En permanence.
3.1.4 Terminé. |
| 3.2 Divers timbres existent actuellement (c.-à-d. un timbre « vérifié »; un timbre pour les articles 32, 33 et 34). Un examen sera effectué pour déterminer si ces timbres existants peuvent servir à corriger certaines insuffisances ou si de nouveaux timbres sont nécessaires.
Un examen sera effectué pour déterminer quels outils et aides supplémentaires seraient nécessaires à des fins de surveillance, de contrôle et de rapprochement. |
Directeur Politiques financières et opérations
Tommy Pham |
3.2.1 Changements ou outils nécessaires tel que déterminés par l'examen à être revus et mis en place |
3.2.1 31 mars 2010. |
| 3.3 Séances en atelier à être organisées sur les contrôles internes pour la communauté des finances et les commis comptables. |
Directeur Politiques financières et opérations
Tommy Pham |
3.2.1 Prestation de séances en atelier sur les contrôles internes pour la communauté des finances et les commis comptables. |
3.3.1 Les deux séances en atelier ont été tenues en septembre 2009. |
| 4.4 Manque d'examen et d'approbation et répartition des tâches inadéquate |
| 4) Haute priorité |
Le BDPV recommande que le DPF établisse des procédures, y compris une surveillance appropriée, afin de garantir que périodiquement les fichiers maîtres fassent l'objet d'un examen et d'une approbation et que le personnel comptable n'accomplisse pas des tâches incompatibles. |
Acceptée |
4.1 Un processus sera documenté et mis en œuvre concernant la création et les changements des fichiers maîtres des fournisseurs et des clients. Ce processus comprendra l'examen, la vérification et l'approbation de changements aux fichiers maîtres. |
Directeur Politiques financières et opérations
Tommy Pham |
4.1.1 Les processus opérationnels des fichiers maîtres seront examinés et révisés pour indiquer quand un examen annuel devrait être effectué. Cet examen comprendra également la répartition des tâches relatives à l'examen, la vérification et l'approbation des changements aux fichiers maîtres. |
4.1.1 Décembre 2009 |
| 5.1 Efficacité générale du contrôle interne en matière de rapports financiers |
| 5) Haute priorité |
Le BDPV recommande que le DPF élabore un plan d'action afin de :
- mettre à jour la documentation des processus opérationnels afin de refléter le changement touchant le nouveau fournisseur de services de la plateforme SAP, de même que toutes les autres activités nouvelles ou révisées de contrôle interne mises en œuvre après le 1er avril 2009;
- vérifier l'efficacité opérationnelle de toutes les activités de contrôle interne nouvelles et mises à jour après qu'elles auront été documentées et mises en œuvre.
|
Acceptée |
5.1 Une approche priorisée fondée sur le risque sera établie afin d'examiner et de mettre à jour, au besoin, la documentation des processus opérationnels tel que requis, de manière à refléter le changement à la nouvelle plateforme SAP et de toute autre activité de contrôle interne nouvelle ou révisée mise en œuvre après le 1er avril 2009 et de vérifier l'efficacité opérationnelle. |
Directrice Fonction de contrôle et assurance de la qualité
Michelle Gleeson |
5.1.1 Liste par ordre de priorité des processus à mettre à jour.
5.1.2 Processus opérationnels approuvés et mis à jour à être affichés sur le site intranet de l'École.
5.1.3 Résultats et plans d'action à être vérifiés pour toute lacune qui a été cernée. |
5.1.1 Décembre 2009.
5.1.2 Mars 2010.
5.1.3 Fin du 1er trimestre 2010-2011. |
| 6) Haute priorité |
Le BDPV recommande que le DPF, en collaboration avec le directeur général des Ressources humaines, élabore un plan d'action afin de :
- mettre à jour la documentation des processus opérationnels afin de refléter le transfert des services de la rémunération et des avantages sociaux, passant de TPSGC à l'École de la fonction publique du Canada;
- vérifier l'efficacité opérationnelle des activités de contrôle interne connexes après qu'elles auront été documentées et mises en œuvre.
|
Acceptée |
6.1 Travail en collaboration avec la Direction générale des services centraux afin de déterminer les contrôles clés relatifs aux processus opérationnels de la paye et de la rémunération et documentation, examen et mise à jour des processus en donnant la priorité la plus haute aux processus les plus risqués. |
Directeur Relations de travail
Marc Leclaire
Gestionnaire Services de la rémunération et des avantages sociaux
Linda Bizai
Directrice Fonction de contrôle et assurance de la qualité
Michelle Gleeson |
6.1.1 Liste à produire des principaux objectifs de contrôle et activités de contrôle touchant la paye et la rémunération.
6.1.2 Processus opérationnels documentés à rendre conformes aux exigences de TPSGC en matière de rémunération. |
6.1.1 Fin janvier 2010.
6.1.2 Fin mars 2010. |
| 6.2 Processus de rémunération devant être intégrés dans les processus de dotation, s'il y a lieu. |
Directeur Relations de travail
Marc Leclaire
Gestionnaire Services de la rémunération et des avantages sociaux
Linda Bizai |
6.2.1 Processus de rémunération intégrés dans les processus de dotation. |
6.2.1 Fin avril 2010. |
| 6.3 Établissement de normes de service de rémunération. |
Gestionnaire Services de la rémunération et des avantages sociaux
Linda Bizai
Directrice Division des services consultatifs et opérationnels en ressources humainesLouise Samuel |
6.3.1 Normes de service de rémunération à élaborer. |
6.3.1 Fin avril 2010. |
| 6.4 Établissement d'une stratégie ou d'un plan et vérification de l'efficacité opérationnelle des contrôles des processus. |
Directeur Relations de travail
Marc Leclaire
Gestionnaire Services de la rémunération et des avantages sociaux
Linda Bizai
Directrice Fonction de contrôle et assurance de la qualité
Michelle Gleeson |
6.4.1 Résultats et plans d'action à être vérifiés pour toute lacune qui a été cernée. |
6.4.1 Fin du 1er trimestre 2010-2011. |
| 5.2 Système de gestion des inscriptions et de gestion des apprenants |
| 7) Haute priorité |
Le BDPV recommande que le viceprésident registraire s'assure que:
- des fonctionnalités de contrôle interne soient intégrées dans le nouveau SHGA afin d'assurer une répartition appropriée des tâches pour les personnes ayant accès au système;
- des procédures soient créées et mises en œuvre afin d'examiner périodiquement les droits d'accès des utilisateurs au SHGA dans l'environnement de production.
|
Acceptée |
7.1 Le SHGA acquis par l'École est une application « basée sur les rôles ». L'accès au système et aux données et les droits des utilisateurs sont associés aux rôles déterminés des utilisateurs.
Le travail est actuellement en bonne voie compte tenu de la gouvernance du SHGA visant à déterminer les rôles et l'accès proposé au système ainsi que les données et les droits des utilisateurs associés à ces rôles. L'approbation du comité sur l'intégration du SHGA sera requise avant que le SHGA entre en vigueur. |
Directeur général Services d'inscriptions et de rapports
Steven McLaughlin
Directeur Système harmonisé de gestion de l'apprentissage
James Oickle |
7.1.1 Rôles et accès proposés aux données du système à être établis, ainsi que les droits des utilisateurs pour chaque rôle.
7.1.2 Approbation finale à obtenir du comité sur l'intégration. |
7.1.1 Avril 2010, coïncidant avec l'entrée en vigueur du SHGA.
7.1.2 D'ici le 15 mars 2010. |
| 7.2 Le registraire mettra en place un processus d'examen annuel des droits d'accès des utilisateurs dans l'environnement du SHGA. Un processus administratif sera également mis en place pour saisir en permanence les changements dans les rôles des personnes découlant de changements de poste ou de départs de l'École ou d'autres organismes. |
Directeur général Services d'inscriptions et de rapports
Steven McLaughlin
Directeur Système harmonisé de gestion de l'apprentissage
James Oickle |
7.2.1 Établir un processus annuel d'examen des rôles et des droits d'accès concernant le SHGA.
7.2.2 Établir des procédures administratives afin de saisir les changements dans les rôles des personnes. |
7.2.1 Processus annuel approuvé par le comité sur l'intégration du SHGA d'ici avril 2010. Premier examen annuel d'ici avril 2011.
7.2.2 Procédures administratives établies et mises en œuvre d'ici avril 2010, coïncidant avec l'entrée en vigueur du SHGA. |
Annexe B - Acronymes
L'École :
L'ÉcoleÉcole de la fonction publique du Canada
CIG :
Contrôles informatiques généraux
SHGA :
Système harmonisé de gestion de l'apprentissage
SIGA :
Système d'inscription et de gestion des apprenants
REF :
Rapport sur les écarts financie
BDPV :
Bureau du dirigeant principal de la vérification
TPSGC :
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
SMS :
Système de masse salariale
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