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Avis de confidentialité

Le gouvernement du Canada et l'École de la fonction publique du Canada (l'École) s'engagent à offrir des sites Web qui respectent la confidentialité des visiteurs. Le présent avis de confidentialité résume les pratiques de protection des renseignements personnels pour les activités en ligne.

Tous les renseignements personnels recueillis par l'École le sont en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela signifie que vous serez avisé de la raison pour laquelle vos renseignements personnels sont recueillis et de la façon d'exercer vos droits d'accès à l'information.

Renseignements personnels recueillis par l'École

L'École recueille les renseignements suivants à votre sujet : votre nom, votre adresse de courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse de facturation, les renseignements au sujet du poste que vous occupez (votre groupe et votre niveau, le titre de votre poste), le numéro d'identification que votre organisation d'attache vous a attribué (p. ex., le code d'identification de dossier personnel ou votre numéro matricule des Forces canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada), votre langue de travail, le cours ou la formation que vous souhaitez suivre, les résultats de votre activité de formation et le ministère pour lequel vous travaillez. Si vous êtes fonctionnaire fédéral, vous-même ou encore votre ministère ou organisme pouvez fournir ces renseignements, en tout ou en partie. L'École peut également vous demander des renseignements sur tout besoin spécial que vous pourriez avoir ou, en fonction de vos besoins d'apprentissage et de formation, recueillir des renseignements sur vos aptitudes à l'apprentissage linguistique ou vos expériences d'apprentissage antérieures.

Il est de votre responsabilité de vous assurer que les renseignements personnels vous concernant sont exacts. Si, à tout moment, vous devez les mettre à jour, veuillez communiquer avec le  Centre de contact avec la clientèle.

L'École recueille également des renseignements sur votre expérience en tant qu'apprenant, comme vos progrès, vos travaux, vos réponses, vos commentaires, vos opinions et vos recommandations. Ces renseignements peuvent être analysés et utilisés pour déterminer la qualité et la complexité des cours; et ceux-ci seront uniquement accessible à un nombre restreint d'employés ayant besoin de les connaître. Ils peuvent également servir de raison pour vous joindre afin de vous offrir du soutien.

Il est possible que l'École conserve certains des renseignements personnels vous concernant sur support papier, comme des documents d'évaluation de vos aptitudes linguistiques ou des résultats de cours suivis chez un autre employeur.

L'énoncé de collecte de renseignements personnels de l'École contient de plus amples renseignements sur le traitement de vos renseignements personnels.

Période de conservation

Si vous travaillez à la fonction publique fédérale, l'École conserve, sur support électronique, dans votre profil d'apprenant, les renseignements sur chaque activité de formation à laquelle vous assistez. Ce profil est un dossier unique qui vous est attribué et qui vous suivra tout au long de votre carrière dans la fonction publique. Il sera toutefois détruit, comme tous les dossiers relatifs à l'emploi, 5 ans après votre départ de la fonction publique fédérale.

Si vous ne travaillez pas à la fonction publique fédérale, l'École conserve des renseignements sur vous et sur votre expérience en tant qu'apprenant pendant 5 ans.

Protection des renseignements personnels

L'École traite tous les renseignements personnels comme des renseignements « de nature particulièrement délicate », classification qui requiert, aux termes des politiques gouvernementales fédérales, des mesures de contrôle supplémentaires (c.-à-d. un accès restreint et une protection par mot de passe). La base de données qu'utilise l'École se nomme «Système harmonisé de gestion de l'apprentissage(SHGA)».

Communication de données pour les produits d'apprentissage hébergés

Ce cours est un produit d'apprentissage hébergé par l'École de la fonction publique du Canada sur sa plateforme d'apprentissage au nom d'une organisation de la fonction publique fédérale dans le but de donner accès aux employés admissibles de la fonction publique fédérale. Lorsqu'elle offre des produits et des services d'apprentissage, l'École recueille et utilise des informations sur les apprenants inscrits.

Ces informations peuvent inclure, sans s'y limiter, le nom des apprenants, les organisations affiliées, les codes d'identification de dossier personnel ou autres numéros d'identification d'emploi, les adresses au travail, les cours suivis, les dates d'inscription, l'état d'avancement, les dates d'achèvement, le nombre de tentatives pour réussir un cours, la note obtenue lorsqu'un cours est terminé, les groupes et niveaux d'un participant, les résultats des évaluations de niveau 1, les numéros de téléphone au travail et les adresses courriel.

Lorsqu'un produit d'apprentissage hébergé par l'École appartient à une autre organisation de la fonction publique et est mis à jour par cette dernière, les données sur l'apprenant qui sont recueillies par l'École peuvent être communiquées à cette organisation aux fins de recherche et d'analyse statistiques, d'amélioration de la qualité du produit et de l'expérience de l'apprenant, et de l'octroi d'une attestation professionnelle.

Votre confidentialité et Internet

La nature d'Internet est telle que les serveurs recueillent automatiquement certaines informations concernant la visite d'un site Web, y compris l'adresse du protocole Internet (IP). L'adresse IP consiste en une série de numéros uniques accordés par les fournisseurs de services Internet à tous les appareils utilisés pour accéder à Internet. Les serveurs Web enregistrent automatiquement les adresses IP des visiteurs. Cette adresse, en soi, ne permet pas d'identifier une personne. Par contre, dans certaines circonstances, comme avec la coopération d'un fournisseurs de services Internet par exemple, elle peut être utilisée pour identifier une personne qui visite ce site. Pour cette raison, le gouvernement du Canada juge que l'adresse IP consiste en des renseignements personnels, surtout lorsqu'ils sont accompagnés d'autres données qui sont recueillies automatiquement quand un visiteur demande une page Web, comme par exemple la ou les pages consultées, la date et l'heure de la visite.

L'École ne recueille pas automatiquement de renseignements précis à votre sujet, comme votre nom, votre numéro de téléphone ou votre courriel, à moins que vous ne les lui fournissiez.

Lorsque les services sont fournis par des organisations de l'extérieur du gouvernement du Canada, comme les plateformes de médias sociaux ou les applications mobiles, les adresses IP peuvent être enregistrées par un serveur Web du tiers fournisseur de services.

Communiquer avec le gouvernement du Canada

Les renseignements que vous fournissez à l'École seront communiqués à une autre organisation gouvernementale uniquement si votre message ou votre demande concerne une autre organisation. Si votre formation a été parrainée, l'École peut informer votre employeur, par voie électronique, des résultats de la formation et envoyer la facture au ministère en question. L'École ne divulgue vos renseignements à quiconque, à part aux personnes du gouvernement fédéral qui doivent vous fournir une réponse, payer votre formation ou conserver des renseignements sur la formation à votre dossier. Toute divulgation de vos renseignements personnels est effectuée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Si vous choisissez d'envoyer à l'École un courriel ou de remplir un formulaire de rétroaction en ligne, vos renseignements personnels seront utilisés par l'École pour répondre à votre demande (p. ex. créer un compte ou vous inscrire à un cours). L'École est assujettie aux exigences en matière de rapport qui sont énoncées dans la Directive sur la formation obligatoire. La collecte par l'École de renseignements sur la formation et le perfectionnement et leur diffusion à certaines organisations sont également décrites dans le fichier de renseignements personnels intitulé Formation et perfectionnement (POE 905).

L'École utilise des renseignements au sujet de vos besoins spéciaux et de vos aptitudes à l'apprentissage pour adapter ses cours, ses programmes et ses activités. Les renseignements au sujet de vos expériences d'apprentissage antérieures servent à déterminer le niveau de formation qui vous convient. Les évaluations sont utilisées pour adapter le contenu et la structure, fournir de la rétroaction aux enseignants et offrir le meilleur environnement de formation possible.

Les renseignements groupés au sujet des cours, des programmes et des activités de l'École sont utilisés pour produire des rapports statistiques (par exemple sur le nombre d'apprenants ou le type de cours offerts).

Les courriels et autres méthodes électroniques ne sont pas sécuritaires pour communiquer avec le gouvernement du Canada, à moins d'indication contraire sur la page Web. Il est donc recommandé de ne pas transmettre des renseignements personnels sensibles par voie électronique non sécurisée.

Médias sociaux de tiers

L'utilisation des médias sociaux par l'École est une prolongation de sa présence Web. Les comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas hébergés par les serveurs du gouvernement du Canada. Les utilisateurs qui décident d'interagir avec l'École par ces médias doivent lire les conditions de service et les politiques de confidentialité de ces tiers fournisseurs de services et des applications utilisées pour y avoir accès. L'École utilise LinkedIn et Twitter. Pour de plus amples renseignements sur la façon dont l'École utilise Twitter, veuillez lire les Modalités d'utilisation des médias sociaux et les Lignes directrices sur les commentaires dans les médias sociaux.

Les renseignements que vous fournissez au gouvernement du Canada par l'intermédiaire de comptes de médias sociaux sont recueillis en vertu de l'article 4f) de la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada. Cette information est recueillie afin de saisir des conversations (par exemple, des questions et des réponses, des commentaires, des mentions « j'aime », des gazouillis partagés) entre vous et l'École. Elle peut être utilisée pour répondre à des demandes, effectuer des évaluations statistiques ainsi qu'à des fins d'établissement de rapports. Tout commentaire qui ne respecte pas les lois canadiennes sera supprimé et divulgué aux autorités compétentes. Tout commentaire qui enfreint les Modalités d'utilisation de Twitter et les Lignes directrices sur les commentaires dans les médias sociaux de l'École sera supprimé.

Améliorer votre expérience dans les sites Web du gouvernement du Canada

Marqueurs numériques (y compris les témoins)

Un marqueur numérique est une ressource créée par le navigateur du visiteur afin de retenir certains renseignements auxquels peut faire référence le serveur Web dans le cadre de la même visite ou de visites subséquentes. Les témoins et les spécifications de stockage Web HTML5 sont des exemples de marqueurs numériques. Voici quelques exemples de ce que font les marqueurs numériques :

  • Ils permettent à un site Web de reconnaître la dernière visite de l'utilisateur chaque fois qu'il visite le site;
  • Ils tiennent compte de l'information consultée dans le site afin de permettre aux administrateurs d'assurer une recherche plus efficace pour les visiteurs.

Lorsque vous suivez un cours de formation en ligne, des témoins peuvent être utilisés. Lorsque vous visitez le site Web de l'École, votre navigateur échange des données avec le serveur Web de l'École. Les marqueurs numériques utilisés ne permettent pas à l'École d'identifier des personnes.

Vous pouvez toutefois changer les paramètres de votre navigateur de façon à éliminer les marqueurs numériques, y compris les témoins, si vous le souhaitez. Toutefois, cette mesure pourrait nuire à la navigation sur le site Web de l'École ou à l'inscription à des cours en ligne.

Le Web analytique

Le Web analytique consiste en la collecte, l'analyse, la mesure et la présentation de données sur l'achalandage d'un site Internet et sur les visites, dans le but de comprendre et d'optimiser l'utilisation du Web. Les renseignements recueillis par les marqueurs numériques peuvent être utilisés dans le cadre du Web analytique pour garder en mémoire vos interactions avec le site Web de l'École.

L'École utilise un logiciel d'analyse pour améliorer son site Web. Lorsque votre ordinateur tente d'accéder à une page sur le site Web de l'École, les renseignements suivants sont recueillis :

  • l'adresse IP d'origine;
  • la date et l'heure de la demande;
  • le type de navigateur utilisé;
  • la ou les pages visitées.

L'École utilise et conserve les renseignements recueillis aux fins d'analyse du Web pour une période maximale de 18 mois. Après cette période, les renseignements doivent être éliminés conformément à la Norme sur la protection de la vie privée et le Web analytique et tel que cela est autorisé par le bibliothécaire et archiviste du Canada. L'information n'est pas transmise à un fournisseur de services externes.

Fournisseurs de services externes

Afin d'assurer l'utilisation optimale de son site Web, l'École fait parfois appel à des fournisseurs de services externes. Ces fournisseurs se sont engagés, au moyen d'un contrat avec l'École, à traiter tout renseignement personnel comme un renseignement confidentiel.

Veiller à la sécurité des sites Web du gouvernement du Canada

L'École utilise des logiciels pour suivre l'achalandage du réseau et pour repérer les essais non autorisés de téléchargement ou de modification de renseignements, ou encore les tentatives d'accès visant à causer des dommages. Le logiciel reçoit et enregistre l'adresse IP de l'ordinateur qui a communiqué avec le site Web de l'École, la date et l'heure de la visite et les pages consultées. L'École ne tente pas d'établir de lien entre ces adresses et l'identité des utilisateurs qui consultent son site Web à moins d'avoir détecté une tentative de dommage au site.

Ces données sont recueillies conformément à l'article 161 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces renseignements peuvent être communiqués aux organismes chargés de l'application de la loi que si l'on soupçonne des activités criminelles possibles. De tels renseignements peuvent être utilisés pour établir des statistiques sur la sécurité du réseau, ainsi qu'à des fins de vérification, d'évaluation, de recherche, de planification et d'établissement de rapports, et figurent dans le fichier de renseignements personnels Journaux de contrôle des réseaux électroniques (POU 905).

Pour en apprendre davantage sur ces pratiques

Si vous avez des questions, des commentaires, des préoccupations ou des plaintes concernant l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou sur les politiques sur la protection de la vie privée relatives à la présence Web de l'École, vous pouvez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'École.

Si vous n'êtes pas satisfaits de la réponse de l'École à votre préoccupation concernant la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada par téléphone, en composant le 1-800-282-1376.

Code de protection des renseignements personnels

Objectif

À l'École de la fonction publique du Canada (« l'École »), la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information constituent le cadre juridique de la gestion des renseignements personnels.

Le présent code a pour objectif d'établir, à une époque où la technologie facilite de plus en plus la circulation et l'échange d'information, des règles régissant la collecte, l'utilisation, la conservation et la divulgation des renseignements personnels par l'École d'une manière à tenir compte du droit des personnes à la vie privée à l'égard de leurs renseignements personnels et du besoin de l'École de recueillir, d'utiliser, de conserver ou de divulguer des renseignements personnels dans le cadre d'une activité ou d'un service.

Code

En tant qu'institution du gouvernement fédéral, l'École est responsable de la gestion des renseignements personnels qu'elle recueille. Les documents, quel que soit leur format, détenus par l'École, sont assujettis à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le présent code décrit les pratiques exemplaires permettant à l'École de respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L'École a l'obligation de protéger la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels dont elle a la possession et le contrôle, y compris ceux de ses employés, apprenants et partenaires contractuels, et du public.

L'École reconnaît que des systèmes et des mesures efficaces pour protéger ces renseignements personnels sont importants pour sauvegarder les intérêts de ses employés, apprenants et partenaires contractuels, du public et d'autres personnes identifiables qui transmettent leurs renseignements personnels avec l'École.

L'École gérera ses fonds de renseignements personnels de manière responsable. Elle contrôlera la collecte, l'utilisation, la conservation et la divulgation des renseignements personnels, et protégera ces renseignements contre tout accès non autorisé.

Définitions

Le présent code respecte la définition de « renseignements personnels » énoncée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, dans ce code, les « renseignements personnels » désignent les renseignements concernant une personne identifiable qui sont enregistrés sous quelque forme que ce soit. Il est important de savoir que certains types de renseignements sont exclus de la définition de renseignements personnels en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Application

Le présent code s'applique à l'École en ce qui concerne les renseignements personnels :

  1. que l'École recueille, utilise, conserve ou divulgue dans le cadre d'une activité ou d'un service directement lié à une activité ou à un service d'exploitation de l'institution;
  2. qui concernent un employé de l'École, un apprenant, un partenaire contractuel ou un membre du public, et que l'École recueille, utilise, conserve ou divulgue pour l'accomplissement de son mandat.

Principes directeurs

L'École adhère à un certain nombre de principes qui guident ses activités et services associés à la collecte, à l'utilisation, à la conservation et à la divulgation de renseignements personnels. Ces principes sont énoncés dans le présent code et sont très importants pour les employés de l'École qui traitent des renseignements personnels dans le cadre de leur emploi, ainsi que pour leurs responsabilités et leurs obligations envers l'École.

Principe 1 – Responsabilité

1.1 L'École a l'obligation légale de s'assurer que la collecte, l'utilisation, la conservation et la divulgation des renseignements personnels sont conformes à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Les principales responsabilités des cadres supérieurs et des employés de l'École sont décrites dans le Cadre de gestion de la protection de la vie privée de l'École.
1.2 L'École veille à la collecte, à l'utilisation, à la conservation, à la mise à jour et à la divulgation des renseignements personnels en sa possession. L'École utilise des mesures conventionnelles (par exemple, des exigences en matière de traitement de l'information dans une entente sur l'échange de renseignements avec un tiers qui reçoit des renseignements personnels de l'École) ou d'autres mesures applicables (par exemple, des mesures technologiques) pour offrir un niveau de protection équivalent à un tiers qui reçoit des renseignements personnels de l'École.
1.3 Le Cadre de gestion de la protection de la vie privée de l'École et les instruments connexes garantissent le respect des principes de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris :

  1. des procédures pour protéger les renseignements personnels;
  2. des procédures pour recevoir des demandes de renseignements et des plaintes, et d'y répondre;
  3. la sensibilisation, la formation des employés et la communication d'informations aux employés et au public sur les pratiques et les procédures de l'École en matière de protection des renseignements personnels;
  4. les documents expliquant les pratiques et procédures de l'École en matière de protection de la vie privée.
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte

2.1 L'École détermine les fins pour lesquelles elle recueille des renseignements personnels avant la collecte, ou au moment de celle-ci, auprès d'une personne, et ne recueille que les renseignements nécessaires aux fins qui ont été déterminées et auxquelles la personne a consenti. L'École obtient un consentement valable et fournit un énoncé de confidentialité aux personnes pour la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Le consentement est considéré comme valable lorsque la personne reçoit des informations claires expliquant les raisons pour lesquelles l'École recueille ses renseignements personnels et ce qu'elle en fait. Cela se fait normalement en remplissant un formulaire papier ou électronique ou un autre document, mais peut aussi se faire oralement ou par l'intermédiaire d'un consentement implicite.

2.2 Par l'intermédiaire de son portail sur l'Info Source, l'École divulgue publiquement à tous les apprenants, employés et Canadiens l'inventaire de ses fonds de renseignements afin d'aider toutes les parties intéressées à définir les informations que l'École a sous son contrôle, et à faire une demande d'accès à l'information ou une demande de renseignements personnels.

2.3 Lorsque l'École souhaite utiliser des renseignements personnels à une fin qui n'a pas été précisée auparavant, elle précisera et communiquera la nouvelle fin aux personnes dont les renseignements personnels seront recueillis, avant une telle utilisation. La ou les personnes dont les renseignements personnels sont en cause doivent consentir à la nouvelle fin avant que l'École puisse utiliser les renseignements à cette nouvelle fin, à moins que l'utilisation ne soit conforme à l'article 7 ou au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Principe 3 – Consentement

3.1 Pour toutes les activités et tous les services qui nécessitent la collection, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels, un énoncé de confidentialité comprenant le consentement de la personne concernée sera fourni.

Principe 4 – Limitation de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation

4.1 L'École recueille, utilise, conserve et divulgue des renseignements personnels à des tiers dans le but pour lequel les renseignements ont été obtenus ou compilés à l'origine, pour une utilisation conforme à ce but ou pour un but autorisé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

4.2 La quantité et le type de renseignements recueillis par l'École seront limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs fixés. Le portail sur l'Info source de l'École fournit aux personnes des conseils pertinents pour accéder aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par l'École et leur permet d'exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

4.3 Le consentement de la personne concernée doit être obtenu avant que ses renseignements personnels ne soient recueillis, utilisés, conservés ou divulgués, à moins que l'utilisation ne soit conforme à l'article 7 ou au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

4.4 Toute divulgation de renseignements personnels à des tiers se fera en vertu d'ententes définissant les exigences relatives à l'utilisation, aux mesures de protection, à la conservation et à l'élimination de ces renseignements, ou conformément à la Loi.

Principe 5 – Mesures de sécurité

5.1 Les mesures de sécurité visent à protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés, quel que soit le format dans lequel ils sont conservés.

5.2 La teneur des mesures de protection varie en fonction de la sensibilité des renseignements recueillis, de la quantité, du mode d'échange et du format des renseignements, ainsi que la méthode de stockage. 

5.3 Les mesures de protection utilisées comprennent :

  1. des mesures physiques (par exemple, des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux);
  2. des mesures organisationnelles (par exemple, des autorisations de sécurité et la limitation de l'accès basées sur le « besoin de savoir »);
  3. des mesures technologiques (par exemple, l'utilisation de mots de passe et le chiffrement).

5.4 L'École aide ses employés à comprendre l'importance du maintien de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels qu'elle détient et à assumer leurs responsabilités en matière de sécurité de l'information et de protection de la vie privée.

Principe 6 – Conservation et élimination des renseignements personnels

.1 L'École conserve et élimine les renseignements personnels conformément à la Politique sur les services et le numérique et à la Directive sur les services et le numérique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), qui répondent aux exigences énoncées dans les lois applicables (c'est-à-dire la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels, et la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada).

6.2 Les calendriers de conservation des renseignements personnels détenus par l'École figurent dans son portail sur l'Info source de l'École.

6.3 L'École s'assure que les renseignements personnels en sa possession sont détruits d'une manière qui empêche les parties non autorisées d'avoir accès à ces renseignements (y compris des moyens technologiques).

Principe 7 – Accès individuel

7.1 Une personne peut demander par écrit, en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à consulter les renseignements personnels dont l'École a la possession. Lorsqu'elle reçoit une demande, l'École détermine si elle possède des renseignements personnels sur le demandeur et lui donne accès à ces renseignements en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui peuvent être assujetties à des restrictions en raison d'obligations juridiques.

7.2 Sur demande, l'École fournira à une personne un accès rapide aux renseignements personnels la concernant contenus dans les dossiers dont l'École a le contrôle. Les personnes peuvent également demander la correction de leurs renseignements personnels qui sont sous le contrôle de l'École. Les demandes peuvent être faites par écrit au coordonnateur de l'AIPRP de l'École.

7.3 De même, une personne peut faire une demande écrite en vertu des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information pour consulter les dossiers dont l'École a le contrôle. Lorsqu'elle reçoit une demande, l'École détermine si elle possède des documents répondant à la demande, traite les documents conformément à la Loi sur l'accès à l'information et prépare une trousse de communication. Toutefois, l'École ne divulguera pas de renseignements personnels dans le cadre d'une demande présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et elle supprimera les renseignements qu'elle est légalement tenue de ne pas divulguer en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Principe 8 – Exactitude

8.1 L'École prendra les mesures appropriées pour s'assurer que les renseignements personnels recueillis sont exacts, complets et à jour.

8.2. L'École s'attend à ce que les personnes qui ont des doutes sur l'exactitude ou l'exhaustivité de leurs renseignements personnels fournissent des renseignements à jour, le cas échéant. Pour fournir des renseignements à jour, pour vérifier l'exactitude ou l'exhaustivité des dossiers de l'École contenant vos renseignements personnels, ou pour demander une correction de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'École.

Principe 9 – Transparence

9.1 L'école sera ouverte et transparente quant à ses procédures et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Les personnes pourront obtenir des informations sur ses procédures et pratiques sur demande.

9.2 Les informations mises à disposition comprendront :

  1. le nom ou le titre, ainsi que l'adresse de la personne responsable des procédures et pratiques de l'École et qui reçoit les demandes de renseignements ou les plaintes;
  2. les moyens d'accéder aux renseignements personnels détenus par l'École;
  3. une description du type de renseignements personnels détenus par l'École, y compris un compte rendu général de leur utilisation;
  4. une copie ou toute autre information expliquant les procédures, les pratiques, les normes ou les règles de l'École;
  5. les renseignements personnels qui sont mis à la disposition des organisations concernées.

9.3 L'École fournira des informations sur ses procédures et pratiques par l'intermédiaire de son site web.

Principe 10 – Challenging Compliance

10.1 L'École informera les personnes qui posent des questions ou déposent des plaintes de l'existence de procédures de plainte appropriées.

10.2 L'École enquêtera sur toutes les plaintes relatives à sa conformité aux principes de protection de la vie privée. Si elle conclut qu'une plainte est justifiée, l'École prendra les mesures appropriées pour modifier ses procédures et pratiques, si nécessaire.

10.3 Si la situation n'est pas résolue, les clients et les employés ont le droit de déposer une plainte officielle auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou du Commissaire à l'information du Canada.

Communiquer avec l'École en ce qui concerne les renseignements personnels et les demandes de renseignements sur la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur de l'AIPRP et le Bureau de l'AIPRP sont responsables de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l'École. Ils veillent également au respect des politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le coordonnateur de l'AIPRP et le Bureau de l'AIPRP sont également chargés de veiller à ce que toute demande d'accès à l'information ou de renseignements personnels reçue à l'École soit traitée conformément aux lois et règlements applicables.

Les commentaires et les questions concernant le présent code ou son administration doivent être transmis au coordonnateur de l'AIPRP de l'École.

Énoncé de collecte de renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l'alinéa 4f) de la Loi sur l'École de la fonction publique du Canada.

Les renseignements personnels demandés sont facultatifs. L'École de la fonction publique du Canada utilisera vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • pour faciliter l'inscription aux activités d'apprentissage offertes par l'École, et traiter les inscriptions reçues;
  • pour confirmer qu'une personne donnée est bel et bien un employé du gouvernement;
  • pour trouver les coordonnées permettant de répondre à la demande d'un visiteur soumise par l'intermédiaire du site Web de l'École;
  • pour distribuer des produits ou envoyer des courriels, à la demande d'une personne donnée.

L'information recueillie est présentée dans les fichiers de renseignements personnels suivants : « Base de données sur les individus » (EFPC PPU 010), « Information et inscription aux cours » (EFPC PPU 050) et « Système de gestion et d'inscription des apprenants » (EFPC PCE 732). L'information dans la Base de données sur les individus est conservée tant qu'elle est valide. L'information dans les 2 autres fichiers est conservée pendant 5 ans, puis elle est détruite. Comme il est indiqué dans l'Avis de confidentialité de l'École, le site Web de l'École ne saisit pas automatiquement des renseignements personnels vous concernant expressément, comme votre nom, votre numéro de téléphone ou votre adresse de courriel. L'École aura accès à ce genre de renseignements uniquement si vous ou votre organisation les lui fournissez.

Vos renseignements personnels sont protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui stipule que vous avez le droit de vous faire communiquer les renseignements personnels vous concernant et de demander que soit corrigé tout renseignement erroné. Si vous désirez vous prévaloir de ce droit ou obtenir des éclaircissements sur le présent énoncé, veuillez communiquer avec le coordonnateur de la protection des renseignements personnels de l'École. Pour en savoir davantage sur les questions relatives à la protection des renseignements personnels et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels en général, consultez le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée ou composez le 1-800-282-1376.

Emploi de fichiers situés sur des serveurs autres que ceux du gouvernement du Canada

Avis relatif à un serveur tiers

Afin d'améliorer la fonctionnalité des sites Web du gouvernement du Canada, certains fichiers (tels que les bibliothèques à code source ouvert, les images et les scripts) peuvent être téléchargés automatiquement vers votre navigateur par l'intermédiaire d'un serveur tiers ou d'un réseau de diffusion de contenu de confiance. La diffusion de ces fichiers vise à offrir une expérience utilisateur transparente en diminuant le temps de réponse et en évitant le téléchargement de ces fichiers par chaque visiteur. Le cas échéant, des énoncés de protection des renseignements personnels traitant spécifiquement de ces fichiers se trouvent dans l'Avis de confidentialité de l'École.

Offrir un contenu dans les deux langues officielles

Avis concernant les langues officielles

La Loi sur les langues officielles, le Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services et les instruments de politiques du Conseil du Trésor prévoient les circonstances où l'École de la fonction publique du Canada emploie le français et l'anglais dans la prestation des services. S'il n'y a pas d'obligation d'offrir le contenu dans les deux langues officielles, celui-ci pourrait être offert uniquement dans une des langues officielles. L'information offerte par des entités non assujetties à la Loi sur les langues officielles est diffusée uniquement dans la langue dans laquelle elle est fournie. Toute information dans une langue autre que l'anglais ou le français n'est offerte qu'à titre gracieux aux visiteurs du site Web de l'École.

Établissement d'hyperliens vers des sites Web autres que ceux du gouvernement du Canada

Avis concernant l'établissement d'hyperliens

Les hyperliens menant à des sites Web qui ne sont pas gérés par le gouvernement du Canada, y compris ceux qui mènent à nos comptes de médias sociaux, ne sont offerts que par commodité aux visiteurs du site Web de l'École de la fonction publique du Canada. Le gouvernement n'assume aucune responsabilité quant à la précision, l'actualité ou la fiabilité du contenu de ces sites. Le gouvernement n'offre aucune garantie à cet égard, n'assume aucune responsabilité concernant l'information obtenue au moyen de ces liens et n'approuve ni ces sites, ni leur contenu.

Les visiteurs doivent également savoir que l'information offerte par les sites autres que ceux du gouvernement du Canada, accessibles à l'aide des liens de ce site Web, n'est pas assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels ni à la Loi sur les langues officielles, et pourrait ne pas être accessible aux personnes handicapées. Il se peut que l'information offerte ne soit disponible que dans les langues employées dans les sites en question. On invite les visiteurs à consulter les politiques en matière de protection des renseignements personnels de ces sites Web avant de communiquer leurs renseignements personnels.

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À moins d'avis contraire, il est interdit de reproduire le contenu de ce site Web, en totalité ou en partie, à des fins de diffusion commerciale sans avoir obtenu au préalable la permission écrite de l'École.

Une partie de ce contenu pourrait faire l'objet du droit d'auteur d'une tierce partie. Lorsque des informations sont produites et que le gouvernement du Canada n'est pas le détenteur des droits d'auteur, le contenu est protégé par la Loi sur le droit d'auteur et des ententes internationales.

Si vous souhaitez obtenir les droits de reproduction, à des fins commerciales, du contenu produit par l'École de la fonction publique du Canada, ou de plus amples renseignements sur la propriété et les restrictions en matière de droit d'auteur, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : copyrightdroitsdauteurs@csps-efpc.gc.ca.

Reproduction des symboles gouvernementaux

La reproduction des symboles officiels du gouvernement du Canada, y compris le mot‑symbole « Canada », les armoiries du Canada et le symbole du drapeau, à des fins commerciales ou non commerciales, est interdite sans autorisation écrite au préalable.

Les demandes d'autorisation peuvent être adressées au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l'adresse suivante :

Programme de coordination de l'image de marque
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Courriel : information@tbs-sct.gc.ca

Modalités d'utilisation des médias sociaux

L'École de la fonction publique du Canada utilise les médias sociaux pour informer les fonctionnaires fédéraux des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement et leur transmettre d'autres renseignements utiles concernant leur travail et la fonction publique en général. Les présentes modalités d'utilisation décrivent la façon dont l'École communiquera avec les fonctionnaires fédéraux au moyen des médias sociaux.

Contenu

Grâce à ses comptes de médias sociaux, l'École transmet aux fonctionnaires des renseignements utiles qui peuvent les aider dans leur travail quotidien. Elle les informe aussi au sujet des activités et des cours qui peuvent leur permettre de parfaire leurs connaissances et leurs compétences. Par sa présence sur les médias sociaux, l'École permet aux fonctionnaires de réseauter et d'apprendre les uns des autres.

Certains membres du personnel enseignant et certains spécialistes de programme de l'École peuvent utiliser leurs comptes personnels sur les médias sociaux durant les heures normales de travail ou en dehors de celles-ci. Même si ces personnes travaillent à l'École, les messages qu'elles diffusent n'expriment pas la position officielle de l'École.

Liens vers d'autres sites Web

De temps à autre, l'École peut publier sur les médias sociaux des liens vers des sites Web qui ne sont exploités ni par l'École, ni par le gouvernement du Canada. Ces liens sont fournis aux utilisateurs uniquement à des fins d'information. L'École n'est pas responsable de l'exactitude ni de la fiabilité du contenu de ces sites, et ne peut confirmer s'il est à jour. En outre, l'École ne sanctionne ni les sites ni leur contenu.

Disponibilité

L'École met à jour et surveille ses comptes de médias sociaux durant les heures normales de travail, du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (HNE/HAE), et assure une surveillance limitée la fin de semaine. Toute activité durant les jours fériés, après les heures normales de travail et la fin de semaine serait de nature urgente et présenterait une importance significative pour les personnes abonnées aux comptes de l'École.

Il peut arriver que les chaînes de l'École sur les médias sociaux, qui sont exploitées par des tiers, ne soient pas disponibles. L'École s'excuse à l'avance de tout inconvénient que cela pourrait causer.

Abonnement et arrêt de l'abonnement

L'École est abonnée aux comptes d'autres organisations qui, selon elle, ont un lien avec son mandat, par exemple d'autres établissements d'enseignement, des associations, des ministères et des organismes gouvernementaux. L'École peut également être abonnée aux comptes de certaines personnes. La décision de l'École de s'abonner aux comptes d'organisations ou de personnes sur les médias sociaux ne signifie pas qu'elle en approuve le contenu.

L'École prendra des mesures pour supprimer ou bloquer tout abonné seulement s'il ne respecte pas les présentes modalités d'utilisation ou les Lignes directrices sur les commentaires de l'École. Si un utilisateur ne respecte pas les conditions d'utilisation du fournisseur de services, un signalement à la chaîne de média social peut également être effectué.

De même, l'École ne se porte pas garante des particuliers et organisations qui s'abonnent à l'un de ses comptes sur les médias sociaux.

Partage de contenu

L'École peut partager des messages pertinents publiés par des membres de son personnel enseignant ou des spécialistes de programme, d'autres comptes du gouvernement du Canada, ou affichés sur d'autres comptes, si elle estime que ces messages peuvent intéresser ses abonnés ou qu'ils présentent une importance significative. L'École peut notamment partager des liens croisés, des résultats de recherche, des statistiques et des renseignements sur des conférences et des événements dignes d'intérêt.

Messages privés et @réponses

L'École encourage fortement la rétroaction et l'interaction. L'ensemble des @réponses et des messages privés envoyés aux comptes sur les médias sociaux de l'École sont lus, et tous les nouveaux thèmes et toutes les suggestions utiles sont acheminés aux personnes concernées au sein de l'École. Bien que l'École ne soit pas en mesure de répondre à tous les messages, elle les traite au cas par cas et y répond lorsqu'elle le juge approprié.

Si elle estime qu'un commentaire ou une question présente une grande valeur opérationnelle ou nécessite des précisions supplémentaires, l'École peut rédiger une réponse officielle et communiquer l'information par d'autres moyens, par exemple dans son site Web ou d'autres médias sociaux.

Nous prions les journalistes de ne pas poser leurs questions sur les médias sociaux, mais de les envoyer directement à l'équipe des relations avec les médias de l'École : media@csps-efpc.gc.ca.

L'École ne se prononce pas sur des questions partisanes et ne répond pas aux questions qui contreviennent à ses Lignes directrices sur les commentaires.

Accessibilité

À titre de tiers fournisseurs de services, les sites de médias sociaux ne sont pas assujettis aux politiques d'accessibilité du Web du gouvernement du Canada.

Le gouvernement du Canada s'engage à assurer un niveau élevé d'accessibilité et travaille avec les tiers fournisseurs de services afin de résoudre tout problème à cet égard.

Droit d'auteur

Les documents créés par l'École de la fonction publique du Canada accessibles au public ont été produits afin de permettre à la population canadienne d'accéder à l'information relative aux programmes et aux services offerts par le gouvernement du Canada.

Vous avez l'autorisation d'utiliser et de reproduire les documents conformément aux modalités suivantes :

Reproduction non commerciale

  • faire preuve de diligence raisonnable quant à la précision du contenu reproduit;
  • indiquer le titre complet du contenu reproduit, ainsi que l'auteur (s'il y a lieu);
  • préciser qu'il s'agit d'une reproduction et indiquer l'adresse URL où le document original se trouve.

Reproduction commerciale

À moins d'avis contraire, il est interdit de reproduire le contenu de ce site Web, en totalité ou en partie, à des fins de diffusion commerciale sans avoir obtenu au préalable la permission écrite de l'École.

Une partie de ce contenu pourrait faire l'objet du droit d'auteur d'une tierce partie. Lorsque des informations sont produites et que le gouvernement du Canada n'est pas le détenteur des droits d'auteur, le contenu est protégé par la Loi sur le droit d'auteur et des ententes internationales.

Si vous souhaitez obtenir les droits de reproduction, à des fins commerciales, du contenu produit par l'École de la fonction publique du Canada, ou de plus amples renseignements sur la propriété et les restrictions en matière de droit d'auteur, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : copyrightdroitsdauteurs@csps-efpc.gc.ca.

Langues officielles

L'École respecte la Loi sur les langues officielles et s'engage à offrir des produits d'information de qualité équivalente, en français et en anglais. L'École publie ses messages sur les médias sociaux dans les deux langues officielles.

En raison de la nature même des médias sociaux, le contenu des comptes en français peut être différent de celui en anglais, surtout pour ce qui est des messages et des commentaires des utilisateurs. L'École répond aux messages privés et aux @réponses dans la langue dans laquelle ils sont rédigés.

Certains liens peuvent diriger les utilisateurs vers les sites d'autres organisations ou entités qui ne sont pas assujettis à la Loi sur les langues officielles et qui ne sont disponibles que dans une seule langue.

Protection des renseignements personnels

Les comptes de l'École sur les médias sociaux ne sont pas des sites Web du gouvernement du Canada; ils assurent la présence de l'École sur les médias sociaux, qui sont des tiers fournisseurs de services. Les utilisateurs sont invités à prendre connaissance de la politique concernant la protection des renseignements personnels de chaque plateforme.

Les renseignements communiqués à l'École au moyen des médias sociaux sont visés par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui signifie qu'ils peuvent être enregistrés, stockés, consultés et divulgués à la suite d'une demande présentée en vertu de l'une de ces lois.

Les renseignements personnels que vous transmettez à l'École sur ses comptes de médias sociaux sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, conformément à la Politique sur les communications et l'image de marque. Ces renseignements sont enregistrés dans les conversations entre vous et l'École sur les médias sociaux. Les « conversations » comprennent les questions et les réponses, les commentaires, les clics sur « J'aime », les messages partagés et les autres interactions dans le cadre desquels vous formulez des commentaires sur les messages affichés par l'École, ou dans le cadre desquels l'École vous fournit de l'information en fonction des messages que vous avez affichés. Les renseignements personnels qui sont recueillis sont décrits dans la Banque de renseignements personnels appelée Communications publiques. En vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, toute personne a le droit d'accéder à ces renseignements personnels et de les corriger, et peut s'attendre à ce qu'ils soient protégés. Consultez le web Info Source de l'École pour savoir comment obtenir vos renseignements personnels.

Afin de protéger votre vie privée et celle des autres, l'École vous recommande de n'inclure aucun renseignement personnel dans vos commentaires ni dans les messages que vous publiez. Les renseignements personnels comprennent les adresses personnelles et les numéros de téléphone, les photographies sur lesquelles apparaissent les personnes identifiables ainsi que toute autre information visée par l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions au sujet de vos droits en matière de protection des renseignements personnels tels qu'ils sont expliqués dans les présentes modalités, veuillez communiquer avec le Bureau d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels de l'École.

Coordonnées

L'équipe des communications et du marketing assure la gestion des comptes de médias sociaux de l'École. Voici ses coordonnées :

373, promenade Sussex
Ottawa (Ontario)
K1N 6Z2
Courriel : marketing@csps-efpc.gc.ca

Questions des médias

Les représentants des médias peuvent communiquer avec l'équipe des relations avec les médias de l'École pendant les heures normales de travail : media@csps-efpc.gc.ca

Lignes directrices sur les commentaires dans les médias sociaux

C'est avec plaisir que l'École de la fonction publique du Canada offre des outils de médias sociaux afin d'encourager la mise en commun de l'information, la collaboration et l'interactivité. Ces outils permettent de transmettre de l'information importante sur les cours, les activités, les programmes et les services de l'École. Vous pouvez formuler des commentaires à partir de la plupart des outils de médias sociaux, mais vous devrez peut-être auparavant ouvrir une session ou créer un compte dans l'outil choisi.

L'École utilise des outils de médias sociaux pour faciliter les interactions avec les utilisateurs de ces outils. Elle ne vérifie ni ne confirme d'aucune façon l'exactitude des commentaires formulés par des personnes de l'extérieur ni leur conformité au regard des présentes lignes directrices. Elle ne cautionne aucune des opinions que les utilisateurs expriment dans leurs commentaires et se réserve le droit de signaler ou de bloquer tout utilisateur qui contrevient aux présentes lignes directrices.

Ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas

Vous êtes entièrement responsable du contenu de vos commentaires. Tous les commentaires affichés font partie du domaine public. Vos commentaires doivent donc être pertinents et respectueux.

L'École ne tolère aucun commentaire offensant à l'endroit d'une personne ou d'une organisation, ni aucun commentaire dont la formulation est insultante ou impolie. L'École ne fait aucune discrimination contre quelque opinion que ce soit, mais elle se réserve le droit de signaler ou de bloquer tout utilisateur qui publie des commentaires :

  • contenant des propos racistes, sexistes, haineux, diffamatoires, insultants ou constituant une menace de mort;
  • contenant des accusations graves, non prouvées, non étayées ou inexactes contre des personnes ou des organisations;
  • contenant des propos insultants, agressifs, grossiers, explicites, vulgaires, violents, obscènes ou pornographiques;
  • comportant des attaques personnelles ou des énoncés diffamatoires;
  • violant les règles applicables au droit d'auteur (p. ex. des extraits d'autres sites sans autorisation ni indication quant à leur source);
  • violant le droit à la vie privée d'autrui (p. ex. des renseignements personnels comme les numéros de téléphone et les adresses électroniques);
  • contenant des annonces, des publicités ou des messages de sollicitation ou de promotion pour toute organisation et agence de nature financière, politique, syndicale, commerciale ou non gouvernementale;
  • renfermant des messages non pertinents;
  • rédigés tout en majuscules (les majuscules gênent la lecture et sont interprétées comme des cris);
  • rédigés dans une langue autre que le français ou l'anglais;
  • constituant des pourriels;
  • constituant des communiqués de presse ou des promotions commerciales;
  • portant sur des activités illégales ou suggérant de telles activités.

Bref, faites preuve de respect et assurez-vous que vos commentaires traitent du sujet abordé dans la section où vous les publiez. Si vous avez des questions concernant les présentes lignes directrices ou la façon dont l'École les applique, veuillez communiquer avec l'équipe des communications et du marketing : marketing@csps-efpc.gc.ca.

Autres remarques importantes :

  • L'École ne peut pas s'engager à répondre à tous les commentaires affichés, mais elle tâche d'engager la discussion dans la mesure du possible.
  • Les opinions des personnes qui formulent des commentaires ne sont pas nécessairement celles de l'École.
  • Vous assumez vous-même les risques associés à votre participation, et êtes personnellement responsable de vos commentaires, de votre nom d'utilisateur et de toute information que vous fournissez. Pour protéger votre vie privée et celle des autres, veuillez ne pas inclure de numéros de téléphone ni d'adresses électroniques dans vos commentaires.
  • Les représentants des médias sont priés de ne pas poser leurs questions sur les médias sociaux, mais de les soumettre directement à l'équipe des relations avec les médias de l'École : media@csps-efpc.gc.ca. L'École n'affiche pas les questions des médias et n'y répond pas.

Comment les commentaires sont gérés

Tous les commentaires sont gérés. Il se peut que l'École gère et filtre certains d'entre eux avant qu'ils ne soient publiés puisqu'elle les lit au préalable afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux présentes lignes directrices. L'École met tout en œuvre pour afficher les commentaires rapidement.

L'École ne modifie pas les commentaires, mais demande aux utilisateurs de respecter les présentes lignes directrices afin de s'assurer que leurs commentaires seront publiés.

Les commentaires sont gérés durant les heures normales de travail, soit du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (HNE/HAE), et, à l'occasion, pendant les jours fériés, après les heures normales de travail et la fin de semaine.

Que faire si je vois un commentaire que je n'aime pas?

Si vous êtes en désaccord avec un commentaire, vous pouvez y répondre. Si vous croyez qu'une personne a enfreint les présentes lignes directrices, cliquez sur le lien « Signaler » qui se trouve à côté de chaque commentaire et décrivez le problème.

Puis-je afficher des photos et des vidéos de l'École sur mon propre site Web ou ailleurs?

Veuillez vous reporter à la page Avis du site Web de l'École.

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